White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen

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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Die Prozesse verlaufen intransparent und bergen ein hohes Fehlerrisiko. Das White Paper beschreibt eine optimierte Herangehensweise, die in eine effizientere, ressourcenschonende und nachvollziehbare Abwicklung mündet und damit Sachbearbeiter deutlich entlastet. Hierzu wird die Individualkorrespondenz in die zentrale Produktion integriert.

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Dies bedeutet, vereinfacht ausgedrückt, dass der Sachbearbeiter weiterhin die Individualkorrespondenz erstellt. Die Aufbereitung für den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) und das Hinzufügen von Beilagen erfolgt zentral. Darin liegt die Chance, einen Single-Point-of-Document zu schaffen. Das ist eine Stelle, die den Weg eines Dokumentes von seiner Entstehung, über einzelne Stationen bis hin zu Versand und Zustellung überwacht und somit eine zentrale Auskunftsstelle für alle anderen Systeme darstellt. Es geht also um weit mehr, als das Porto zu optimieren oder Druckkosten zu reduzieren, sondern um eine sinnvolle Anpassung der Unternehmensprozesse, von der alle Beteiligten profitieren.

Vorteile für alle Beteiligten

  • Der Sachbearbeiter wird von Routinetätigkeiten befreit, denn er muss sich nicht mehr mit dem Ausdrucken und Kuvertieren von Briefen beschäftigen.
  • Der Vorgesetzte kann seine Anmerkungen oder Korrekturen direkt in die Individualkorrespondenz integrieren, was den Freigabeprozess beschleunigt.
  • Die IT-Abteilung kann die erforderliche Software leicht in die vorhandene Infrastruktur integrieren.
    Der Controller freut sich über die Produktivitätssteigerung, einen höheren Durchsatz bei gleichzeitig sinkender Fehleranfälligkeit sowie höhere Mitarbeitermotivation und über eine verbesserte Auskunftsfähigkeit.
  • Die Position des Produktioners wird gestärkt.

Das White Paper „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.