White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen

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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Die Prozesse verlaufen intransparent und bergen ein hohes Fehlerrisiko. Das White Paper beschreibt eine optimierte Herangehensweise, die in eine effizientere, ressourcenschonende und nachvollziehbare Abwicklung mündet und damit Sachbearbeiter deutlich entlastet. Hierzu wird die Individualkorrespondenz in die zentrale Produktion integriert.

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Dies bedeutet, vereinfacht ausgedrückt, dass der Sachbearbeiter weiterhin die Individualkorrespondenz erstellt. Die Aufbereitung für den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) und das Hinzufügen von Beilagen erfolgt zentral. Darin liegt die Chance, einen Single-Point-of-Document zu schaffen. Das ist eine Stelle, die den Weg eines Dokumentes von seiner Entstehung, über einzelne Stationen bis hin zu Versand und Zustellung überwacht und somit eine zentrale Auskunftsstelle für alle anderen Systeme darstellt. Es geht also um weit mehr, als das Porto zu optimieren oder Druckkosten zu reduzieren, sondern um eine sinnvolle Anpassung der Unternehmensprozesse, von der alle Beteiligten profitieren.

Vorteile für alle Beteiligten

  • Der Sachbearbeiter wird von Routinetätigkeiten befreit, denn er muss sich nicht mehr mit dem Ausdrucken und Kuvertieren von Briefen beschäftigen.
  • Der Vorgesetzte kann seine Anmerkungen oder Korrekturen direkt in die Individualkorrespondenz integrieren, was den Freigabeprozess beschleunigt.
  • Die IT-Abteilung kann die erforderliche Software leicht in die vorhandene Infrastruktur integrieren.
    Der Controller freut sich über die Produktivitätssteigerung, einen höheren Durchsatz bei gleichzeitig sinkender Fehleranfälligkeit sowie höhere Mitarbeitermotivation und über eine verbesserte Auskunftsfähigkeit.
  • Die Position des Produktioners wird gestärkt.

Das White Paper „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

ICOM integriert Versand über „P2 Die Zweite Post“ in Dokustream

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P2-Connector ermöglicht zusätzliche Einsparungen beim Outputmanagement

Anwender von ICOM Dokustream, einer Lösung, die den Output für papierbasierte und elektronische Verteilung optimiert, haben ab sofort noch mehr Einsparmöglichkeiten im Postversand. Denn sie können Sendungen nun auch durch „P2 Die Zweite Post“, einen Zusammenschluss aus etablierten nationalen sowie internationalen Postdienstleistern, verschicken und damit ihre Portokosten reduzieren. Dafür bietet der Output-Spezialist ICOM den P2-Connector an, der als Modul für ICOM Dokustream lizenziert ist.

Durch die Integration werden die Vorteile der Zweiten Post und ICOM Dokustream gebündelt. ICOM Dokustream liest unabhängig von Vorsystemen und Anwendungen aus den verschiedensten Datenströmen die individuell definierten versandrelevanten Informationen heraus. Dazu können zum Beispiel Adresse, Postleitzahl, Kunden- und Rechnungsnummer gehören, ebenso wie die Seitenanzahl des Dokuments. Daraus lässt sich unter anderem ermitteln, wie schwer dieses ist und welchen Umschlag es benötigt. Anschließend sortiert ICOM Dokustream die Druckdateien automatisch postalisch, versieht sie mit Steuerzeichen für den Druck und stellt sie für die Kuvertierung oder den elektronischen Versand zur Verfügung.

Im Rahmen dieses Prozesses kann das Programm nun auch prüfen, welche Sendungen für den Versand via P2 geeignet sind. Dieser Split wird spezifisch für den alternativen Versandweg aufbereitet, Einlieferlisten und Steuerdateien werden bereitgestellt. Alle Produktionsstufen lassen sich überwachen. Die Verantwortlichen im Unternehmen können nachvollziehen, wo sich das Dokument befindet und wann es produziert worden ist. So profitieren sie deutlich von der intelligenten Steuerung des Outputs durch effiziente Nutzung sowie nachhaltige Optimierung der vorhandenen Datenströme.

Die Portooptimierung für P2 lässt sich einfach in ICOM Dokustream integrieren, ebenso wie die Verteillogik mit wenigen Mausklicks hinterlegt werden kann. Alles andere erledigt ICOM Dokustream automatisch in einer Geschwindigkeit, die Maßstäbe setzt. Dabei ist die Lösung für die Integration in beliebige Outputmanagementsysteme ausgelegt und fügt sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft ein.

Interview mit Klaudia Fleer-Zerwes im Postmaster Magazin.

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„Output wird immer komplexer, und alle reden von Multichannel. Was gibt es Neues von ICOM und wo geht die Reise hin?“


So lautet der Titel des Interviews mit Klaudia Fleer-Zerwes im Postmaster Magazin der Dezember-Ausgabe. In dem Gespräch berichtet die Inhaberin und Geschäftsführerin des Dortmunder Output-Spezialisten ICOM über Trends und Themen der Branche.

Interview als PDF herunterladen:

ICOM Anwenderbericht über die Barmer GEK im Postmaster Magazin erschienen

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Unter dem Titel „Die Output-Drehscheibe auf dem Berg“ berichtete der Postmaster über unseren Kunden, die Barmer GEK. Wie man täglich bis zu 250000 Sendungen optimiert und sich für Whitepaper-Produktion und Multichannel aufstellt, macht uns die Barmer GEK vor. Wie dabei Outputmanagemet von ICOM zum Erfolgsfaktor wird, berichtet das Magazin.

Sie können sich hier den gesamten Artikel herunterladen:

Das richtige Outputmangementsystem entscheidet mit über eine Geldstrafe im Datenschutz

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Zu diesem Fazit kann man nach einer Entscheidung des Bayrischen Landesamtes für Datenaufsicht kommen, wenn man sich die Entscheidung mit allen Folgen und Konsequenzen einmal ansieht.

Verantwortung im Datenschutz ist nicht delegierbar. Für Mandantenvermengungen und auch für Verfälschungen der Daten bei der Aufbereitung, z. B. durch Konvertierung, haftet stets der Auftraggeber – egal wo er produzieren lässt. Darüber hinaus riskiert er auch nur bei unzureichendem Vertrag schon eine fünfstellige Geldbuße!

Datenschutz im Outputmanagement sollte man nun genau beachten – in allen Facetten. Zu dem Ergebnis kommt auch der Postmaster in seinem Artikel „Save Harbour beim Outsourcing“.

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Outputmanagement: ICOM gewinnt mit WYSIWYG-Oberfläche die Titelseite des BIT-Magazins

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BIT: ICOM ist Gewinner im „Wettrennen um die höchste Produktivität“.

ICOM macht Output-Management so einfach wie nie. – BIT.

Auf fünf Seiten stellt das Magazin die Vorteile für den Kunden aus der ICOM Oberflächen-Initiative vor.

Unter dem Titel „Schneller und effizienter arbeiten“ wird gezeigt, wie Oberflächen die Produktivität erhöhen können. Mit einmaligen Produktvorteilen für mehr Produktivität und bessere Prozesse kann ICOM überzeugen.

Automation mit wenig Aufwand wird durch die neuen Produkte und Funktionaliäten perfekt erreicht.

Neue Oberflächen für VisualDesigner und Workflow-Produkte, für den Spool und für den elektronischen Leuchttisch, bisher unerreichter Komfort, ein perfekt vorbereiteter Druckprozess – das bedeutet für den Kunden Wirtschaftlichkeit on top.

Sie können sich hier den gesamten Artikel herunterladen:

BIT: 10 Tipps für effizientes Outputmanagement

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„Anforderungen und Lösungen. “ – der Artikel der Bit 2/2014 stellt die 10 Punkte kurz und übersichtlich zusammen.

Auf die Frage der Bit worauf Anwenderunternehmen sich einstellen sollten, wenn es um Effizienz und Produktivität im Umfeld von Output-Management und Kundenkommunikation geht, liefert dieser Artikel unsere Antworten. Kurz zusammengestellt in zehn Punkten.

Denn unsere Branche ist im Wandel und Optimierung der Prozesse ist ein wesentlicher Faktor im heutigen Wettbewerb. ICOM liefert hierzu die Technologien.

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Allianz für die Optimierung von Auslandspost

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„Allianz für die Optimierung von Auslandspost – Mehr Qualität und Wirtschaftlichkeit durch Kooperationsprogramm von Spring Global Mail und ICOM“

so berichtet deas Postmaster-Magazin über die neue Partnerschaft zwischen Spring Global mail und ICOM.

Die Partnerschaft hat das Ziel Kunden stärker bei der Internationalisierung zu unterstützen. Dabei sollen in Zukunft Versand-Produkte schon bei der Erstellung optimiert werden. ICOM hatte seit jeher den internationalen Versand im Visier. Die lokalen Portooptimierungen für Frankreich und Schweiz z. B. zeugen davon. Weiterhin wird natürlich auch der Auslandsversand mit der Deutschen Post unterstützt.

Durch die Zusammenarbeit mit Spring Global Mail, den Profis für die grenzüberschreitende Post, wird aber eine neue Dimension der Optimierung eröffnet.

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De-Mail leicht gemacht mit ICOM

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Im Februar befasste sich der Postmaster in einem Schwerpunkt mit der elektronischen Kommunikation.  ICOM ist ja seit längerem Partner der Telekom für De-Mail und Partner der Deutschen Post. „De-Mail leicht gemacht mit ICOM“ war dann auch der Titel eines kurzen Berichts zum Thema. Dort wird gezeigt wie die DeMail mit ICOM zur Hybrid-Post wird und bei Unzustellbarkeit automatisch als Brief reprinted werden kann.

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Organisation von durchgängigen Prozessen im Dokumentenoutput

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Das kleine Messegespräch mit Icom-Chef Thomas Zerwes über die Organisierung durchgängiger Prozesse im Dokumentenoutput im Postmaster-Magazin

„Die Medien werden bunter,die Welt wird bunter“ so lautete der Titel des „kleinen Messegesprächs“ des Postmaster-Magazins mit unserem geschäftsführenden Gesellschafter Thomas Zerwes. 

Dabei ging es vor allem um die Durchgängigkeit von Dokumenten-Prozessen. Wesentliche Impulse gehen hier von ICOM aus.

Der Multi-Channel-Versand, das Zusammenwachsen von Transaktionsdruck uns Hausdruckerei oder auch die Bedeutung von Compliance sind Megatrends die von ICOM sehr früh erkannt wurden. Entsprechend hat die Produktentwicklungs stets zeitnah entsprechende Lösungen bereitgestellt. In der Regel früher als derRest des Marktes. So auch jetzt mit den Neuerungen des Herbstes.

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