Outputmanagement für

in Unternehmen und

öffentlichen Verwaltungen

Potenzial für

Kostensenkungen und

Steigerung der

Mitarbeitermotivation

Weniger Kosten

Routine automatisieren, Arbeitszeiten effizient nutzen und Materialkosten senken.

Effizienter zusammenarbeiten

Elektronische Freigaben, Vier-Augen-Prinzip und transparenter Dokumentenstatus schaffen Sicherheit und beschleunigen die Bearbeitungszeit.

Motivierte Mitarbeiter

Die Entlastung durch Vermeidung zeitraubender Arbeitsschritte wirkt positiv. Der „tägliche Kampf“ mit dem Drucker entfällt.

ICOM DirectPrint™

Individuelle Korrespondenz und dezentral erstellte Dokumente in Unternehmen und Verwaltungen zentral produzieren. Mit digitaler Freigabe, Postmappe, Vier-Augen-Prinzip uvm.

Die Herausforderung

Prozessoptimierung in Unternehmen und Kommunen ist aufgrund geforderter Kosteneffizienz bei geändertem Kommunikationsverhalten von Kunden und Bürgern unumgänglich.

Bei der Zusammenführung der gesamten Korrespondenz, also Massen-Output und individuelle Schreiben, in eine zentrale Produktion geht es um weit mehr, als das Porto zu optimieren oder Druckkosten zu reduzieren, sondern um eine sinnvolle Anpassung dieser Prozesse, von der alle Beteiligten profitieren.

Mit ICOM DirectPrint sind diese Optimierungsschritte viel leichter zu realisieren, als weithin gedacht.

Die Lösung

Überblick

Integration von Individualkorrespondenz in zentrale Produktion

ICOM DirectPrint™ erfüllt alle Anforderungen. Als Windows-zertifizierter Druckertreiber kann die Software einfach in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung ausgerollt werden. Das heißt, alle Windows-Applikationen können weiterhin wie gewohnt benutzt werden. Kein Neulernen oder Umlernen für den Benutzer!

Der Sachbearbeiter erstellt weiterhin seine Individualkorrespondenz wie gewohnt. Beim Drucken bietet ein Dialogfenster die einfache optische Kontrolle, ob bestimmte für die Produktion benötigte Flächen (Kuvertiercode, Position der Adresse im Adressfenster oder postalische Kennzeichnungsbereiche) eingehalten werden. Testausdrucke auf einem Desktop- oder Abteilungsdrucker werden überflüssig. Beilagen und vieles Andere können elektronisch beigesteuert werden.

Über eine intuitive Oberfläche stößt er den Freigabeprozess an. Der Vorgesetzte hat Einblick in alle digitalen Postmappen seiner Mitarbeiter und kann seine Anmerkungen direkt in die Dokumente integrieren.

Nach der Freigabe gelangt die Individualkorrespondenz „ready for print“ in die Produktion und von dort über den Versand zum Empfänger.

Vorteile

Vorteile durch Automatisation…

ICOM DirectPrint™ bietet Ihnen erhebliche Rationalisierungspotenziale im Bereich der Individualkorrespondenz. Unternehmen und Behörden können ihre Kosten senken und ihre Mitarbeiter entlasten und dabei gleichzeitig mehr Effizienz und Transparenz erreichen.

Ihre Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko gleichzeitig minimiert.

Darüber hinaus öffnet sich der Weg für Tracking, Accouting und Reporting in allumfänglichen Ausmaß.

…und digitale Transformation

Sie benötigen weniger Abteilungs- oder Arbeitsplatzdrucker. Manuelle, zeit- und konzentration-raubende Routinetätigkeiten entfallen, wie der Gang zum Drucker, falzen, kuvertieren, frankieren oder die Ablage in der Postmappe oder die Auswahl der richtigen Beilagen. Und mit einem Mausklick entscheiden Sie unter anderem, ob der Versand beispielsweise per Einschreiben oder elektronisch per E-Mail erfolgt.

SPoD

Das Potenzial von zentraler Produktion nutzen

Im Laufe der Zeit hat sich das Kommunikationsverhalten verändert. Kommunikation findet nicht mehr nur über einen Kanal, sondern über mehrere statt (Multichannel). Kunden und Bürger nutzen Portale, von denen sie aktuelle Dokumente herunterladen oder per E-Mail anfordern.
Ein technisches System muss all diese Bewegungen abbilden können, um seine Aussagefähigkeit zu erhalten. Neben der inhaltlichen Erfassung, ist das Stadium von Vorgängen relevant sowie der Status eines Dokumentes im Produktionsprozess. Deshalb muss sich Outputmanagement weiterentwickeln.

Hier liegt die Chance, einen Single-Point-of-Document (SPoD) im Unternehmen zu etablieren. Das ist eine zentrale Stelle, die den Weg eines Dokumentes von seiner Entstehung hinweg über einzelne Stationen in IT, Druck, Kuvertierung oder elektronischen Versand überwacht und somit eine zentrale Auskunftsstelle für alle anderen Systeme darstellt. Gerade dort gehören auch die dezentral, individuell erstellten Sachbearbeiterbriefe hinein.

Online-Rechner

Wirtschaftlichkeitsberechnung mit dem Online-Rechner

Ermittel Sie die Kosten für alle erforderlichen Arbeitschritte Ihrer Sachbearbeiter und Verwaltungsfachangestellten für den Druck von individueller Korrespondenz und Tagespost auf Abteilungsdruckern sowie die möglichen Einsparpotentiale.

Der Online-Rechner zeigt Ihnen das Einsparpotenzial bei der Produktion von Individualkorrespondenz in Ihrem Hause.

Ermitteln Sie die Kosten für die Produktion der Individualkorrespondenz in Ihrem Hause.

White Paper

Weitere Information finden Sie auch in dem White Paper von ICOM Software Research mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“.

Ich möchte das White Paper zu DirectPrint per E-Mail erhalten.

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Individuelle Unternehmens- und Behördenkorrespondenz

Zur Individualkorrespondenz gehören Schreiben, die nicht nach Schema 08/15 mit vorgefertigten Textkonserven erstellt werden. Hier bearbeiten hochqualifizierte Sachbearbeiter Geschäftsvorfälle individuell, fragen nach und treffen entsprechende Entscheidungen. Diese Aufgabenstellungen existieren in jedem Unternehmen und in jeder Behörde. Individualkorrespondenz besitzt eine immanente Bearbeitungskomplexität und Fehlerintoleranz. Irrtümer können fatale Folgen haben.

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Viele manuelle Tätigkeiten, bis ein Brief kuvertiert ist und das Haus verlassen kann.

Sand im Getriebe – Problemfelder von Individualkorrespondenz

Je mehr Zeit die Sachbearbeiter mit profanen Routinetätigkeiten verbringen, desto schlechter entwickelt sich die Kostensituation der Organisation und nicht zuletzt die Mitarbeitermotivation. Denn genau diese hochqualifizierte Personengruppe ist dann auch für den Ausdruck und Versand dieser Dokumente zuständig: Sie drucken sie händisch über den Abteilungs- oder Desktopdrucker aus, fügen selbst Beilagen hinzu und lassen sie über ihren Vorgesetzten freigeben. Sogar das „Eintüten“ und Frankieren übernehmen sie manchmal. Häufig werden individuell erstellte Briefe nur auf dem Arbeitsplatzrechner gespeichert. Der Stand der Sachbearbeitung ist dann auch nicht für andere einsehbar.
Büroalltag nach diesem Muster ist frustrierend und vor allem äußerst ineffizient.

Digitale Kontrolle und fehlerfreies Document Composing

Mit ICOM DirectPrint™ hat der Sachbearbeiter weiterhin die komplette Entscheidungsfreiheit. Er bestimmt, auf welchem Papier das Dokument farbig oder schwarz-weiß gedruckt wird und welche Beilagen mitgeschickt werden sollen. Mit der Gewissheit, dass das die jeweils aktuellen sind, erfolgt das Document Composing mühelos. Kopiensätze für jeden Geschäftsvorfall sind leicht erstellt. Nach der Freigabe gelangt die Individualkorrespondenz „ready for print“ in die Produktion und von dort über den Versand zum Empfänger.

Tracking und Accounting

Über alle Prozessabläufe hinweg werden Daten erfasst. Das Tracking ermöglicht ein umfassendes Reporting zu allen erdenklichen Details. So lassen sich beispielsweise Materialverbräuche und Stückzahlen für ein Accounting ermitteln, aber auch revisionssichere Belege dafür, wann ein Dokument, mit welchen Beilagen, kuvertiert, frankiert, postalisch versandt und zugestellt wurde. Der gesamte Dokumentlebenszyklus ist in einem Single-Point-of-Document festgehalten und archiviert.

Enormes Einsparpotenzial für Unternehmen sowie für Kommunen, Städte und Gemeinden!

Enormes Einsparpotenzial für Unternehmen sowie für Kommunen, Städte und Gemeinden!

Optimierte Geschäftsprozesse bei der Bewältigung der täglichen Korrespondenz in Verwaltungen und Unternehmen setzen Kostenvorteile in erheblichem Umfang frei. Trotz fortschreitender Digitalisierung bleiben zeitraubende Routinen vielfach erhalten. Dabei wäre die Lösung nicht nur leicht in bestehende Systeme zu integrieren, sondern kompatibel und zukunftssicher mit minimalem Wartungsaufwand.

Sofortiger Nutzen für alle Beteiligten

  • Aus Sicht des Sachbearbeiters

    Der Sachbearbeiter erstellt weiterhin seine Individualkorrespondenz und druckt wie gewohnt direkt vom Arbeitsplatz aus. Hinzu kommt der Zeitgewinn, da

    • der „tägliche Kampf“ mit dem Drucker entfällt,
    • Freigaben elektronisch erfolgen,
    • Kommentare von Vorgesetzten direkt in elektronischen Dokumenten stehen.
  • Aus Sicht des Vorgesetzten

    Er kann seine Anmerkungen oder Korrekturen direkt integrieren. Dies kann auch remote oder vom Homeoffice aus erfolgen. Die schnellere Bearbeitung beschleunigt den Freigabeprozess, was sich positiv auf Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Durch den Zugriff auf die Postmappen seiner Mitarbeiter ist er jederzeit über den aktuellen Stand informiert. Freigabeprozesse können nach Typ des Schreibens, oder auch für bestimmte Sachbearbeiter konfiguriert werden und so z. B. die Anlernphase sinnvoll unterstützen.

  • Aus Sicht der IT

    Die erforderliche Software ist in Softwareverteilungen leicht integrierbar. Individuelle Konfigurationen für diverse Benutzergruppen lassen sich schnell aufsetzen. Komfortable Access Control Lists (kurz ACL) ergänzen die Rechteverwaltung. Zudem können User die Anwendung sofort intuitiv nutzen.

  • Aus Sicht des Controllers

    Er sieht eine Produktivitätssteigerung, einen höheren Durchsatz bei gleichzeitig sinkender Fehleranfälligkeit sowie höhere Mitarbeitermotivation. Außerdem kann er aufgrund automatisierter Prozesse gesetzliche Dokumentationspflichten sicherstellen.
    Zentrale Produktion ist mit ihren geringeren Stückkosten für Druck und Kuvertierung günstiger. Individualkorrespondenz kann mit in die Rahmenverträge der Post einbezogen werden. Jeder von Sachbearbeitern erstellte Brief kann jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden – das Ende der Allgemeinkosten. Umfassende, konfigurierbare Reporting-Funktionen liefern zusätzliche Kontroll- und Erfolgsberichte.

  • Aus Sicht des Produktioners

    Die zentrale Erstellung von Individualkorrespondenz stärkt die Position des Produktioners. Er bedient nun neue Kunden aus dem eigenen Haus, lastet seinen Maschinenpark besser aus und entwickelt sich zum Competence Center für Dokumentenverteilungsprozesse.

  • Aus Sicht des Unternehmens bzw. der Verwaltung

    Zentrale Produktion im eigenen Haus bedeutet, die Hoheit über Dokumentenverteilungsprozesse, Prozess- und Produktionssicherheit zu behalten. Eine Einbettung in die eigene IT-Landschaft bietet eine erhöhte IT-Sicherheit durch Abschottung der Mitarbeiter-PCs vor Angriffen aus dem Internet. Regelungen zum Datenschutz lassen sich leichter verfolgen. Revisionssichere Freigabeprozesse sind ein weiterer Vorteil in Form einer Erhöhung der Rechtssicherheit. Die Aktualisierung von Formularen sowie anderen Beilagen ist wesentlich einfacher vorzunehmen und weniger fehleranfällig. Viel schneller sind die aktuellen Unterlagen einmal zentral veröffentlicht. Eine verbesserte Zusammenarbeit mit komfortabler Verwaltung und flexibler Regelsetzung in Postmappen unterstützt Sachbearbeiter und beschleunigt Freigabeprozesse.

Innovation und Kreativität

Seit über 20 Jahren bilden Innovation und Kreativität
die Richtlinien unserer Software-Entwicklung.