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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Digitale Kopie – Briefsendung in digitaler Form“ veröffentlicht. Darin zeigt der Output-Spezialist, wie Unternehmen das neue Produkt der Deutschen Post AG nutzen können.

Seit dem 01.01.2019 können Geschäftskunden einem privaten Empfänger einer physischen Briefsendung parallel eine Kopie des Briefes an seine digitale E-Postbriefadresse senden. Dazu muss zu jedem Brief ein dem PDF/A-Standard konformes Datenpaket eingeliefert werden. Erforderlich ist zudem eine Ankündigung der physischen Briefsendung über das Auftragsmanagement-System (AM) der Deutschen Post. Bindeglied zwischen beiden Zustellwegen ist die Frankier-ID.

Produktionsprozesse von Transaktionsdokumenten sind hochkomplex, ausgerichtet auf spezielle technische Druckverfahren, maschinelle Verarbeitungsmöglichkeiten sowie auf postalische und logistische Abläufe. Materialbeschaffenheiten und Verwendungszwecke sind eingeplante, einander bedingende Kriterien der Druckerzeugnisse. Dies muss bei der Umsetzung in einen digitalen Outputkanal berücksichtigt werden.

Management Summary

  • Paralleler Prozess zur Produktion und Einlieferung physischer Briefsendungen.
  • Digitale Kopien ausschließlich von Inlandssendungen an private Empfänger.
  • Empfänger nutzen digitale Kanäle für die tägliche Kommunikation.
  • Kostenfrei für Versender und Empfänger.
  • Frankierverfahren FRANKIT oder DV-Freimachung.
  • Frankier-ID im eingelieferten PDF/A-Dokument.
  • Anforderungen an Adressqualität.
  • Hohes Maß an Sicherheit durch SSH- und PGP-Schlüssel.
  • Konform zur EU-DSGVO.
  • Schnelle Realisierung – sowohl technisch, als auch für Anwender.

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Das White Paper „Digitale Kopie – Briefsendung in digitaler Form“ steht kostenfrei zur Verfügung.

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ICOM Software hat eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen die Voraussetzungen schaffen, um bestmöglich von den seit Jahresbeginn geltenden Rabattregelungen der Deutschen Post beim Briefversand zu profitieren. Diese betreffen sowohl den Infrastruktur- als auch die Teilleistungsrabatte. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der durchgängig automatischen Abwicklung sämtlicher Prozesse sowie nun auch bei der vollständig automatisierten Erzeugung von Zusatzaufträgen.

Die am 1. Januar 2018 in Kraft getretenen neuen Rabattregelungen der Deutschen Post AG (DPAG) für Geschäftskunden sorgen nach wie vor für Diskussion. Weiterlesen “Zusatzaufträge automatisch erstellen – bestmögliche Rabatte beim Briefversand mit ICOM” »


ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Weiterlesen “White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen” »

BIT: ICOM ist Gewinner im „Wettrennen um die höchste Produktivität“.

ICOM macht Output-Management so einfach wie nie. – BIT.

Auf fünf Seiten stellt das Magazin die Vorteile für den Kunden aus der ICOM Oberflächen-Initiative vor.

Unter dem Titel „Schneller und effizienter arbeiten“ wird gezeigt, wie Oberflächen die Produktivität erhöhen können. Mit einmaligen Produktvorteilen für mehr Produktivität und bessere Prozesse kann ICOM überzeugen.

Automation mit wenig Aufwand wird durch die neuen Produkte und Funktionaliäten perfekt erreicht.

Neue Oberflächen für VisualDesigner und Workflow-Produkte, für den Spool und für den elektronischen Leuchttisch, bisher unerreichter Komfort, ein perfekt vorbereiteter Druckprozess – das bedeutet für den Kunden Wirtschaftlichkeit on top.

Sie können sich hier den gesamten Artikel herunterladen:

ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Digitale Kopie – Briefsendung in digitaler Form“ veröffentlicht. Darin zeigt der Output-Spezialist, wie Unternehmen das neue Produkt der Deutschen Post AG nutzen können.

Seit dem 01.01.2019 können Geschäftskunden einem privaten Empfänger einer physischen Briefsendung parallel eine Kopie des Briefes an seine digitale E-Postbriefadresse senden. Dazu muss zu jedem Brief ein dem PDF/A-Standard konformes Datenpaket eingeliefert werden. Erforderlich ist zudem eine Ankündigung der physischen Briefsendung über das Auftragsmanagement-System (AM) der Deutschen Post. Bindeglied zwischen beiden Zustellwegen ist die Frankier-ID.

Produktionsprozesse von Transaktionsdokumenten sind hochkomplex, ausgerichtet auf spezielle technische Druckverfahren, maschinelle Verarbeitungsmöglichkeiten sowie auf postalische und logistische Abläufe. Materialbeschaffenheiten und Verwendungszwecke sind eingeplante, einander bedingende Kriterien der Druckerzeugnisse. Dies muss bei der Umsetzung in einen digitalen Outputkanal berücksichtigt werden.

Management Summary

  • Paralleler Prozess zur Produktion und Einlieferung physischer Briefsendungen.
  • Digitale Kopien ausschließlich von Inlandssendungen an private Empfänger.
  • Empfänger nutzen digitale Kanäle für die tägliche Kommunikation.
  • Kostenfrei für Versender und Empfänger.
  • Frankierverfahren FRANKIT oder DV-Freimachung.
  • Frankier-ID im eingelieferten PDF/A-Dokument.
  • Anforderungen an Adressqualität.
  • Hohes Maß an Sicherheit durch SSH- und PGP-Schlüssel.
  • Konform zur EU-DSGVO.
  • Schnelle Realisierung – sowohl technisch, als auch für Anwender.

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Das White Paper „Digitale Kopie – Briefsendung in digitaler Form“ steht kostenfrei zur Verfügung.

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ICOM Software hat eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen die Voraussetzungen schaffen, um bestmöglich von den seit Jahresbeginn geltenden Rabattregelungen der Deutschen Post beim Briefversand zu profitieren. Diese betreffen sowohl den Infrastruktur- als auch die Teilleistungsrabatte. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der durchgängig automatischen Abwicklung sämtlicher Prozesse sowie nun auch bei der vollständig automatisierten Erzeugung von Zusatzaufträgen.

Die am 1. Januar 2018 in Kraft getretenen neuen Rabattregelungen der Deutschen Post AG (DPAG) für Geschäftskunden sorgen nach wie vor für Diskussion. Weiterlesen “Zusatzaufträge automatisch erstellen – bestmögliche Rabatte beim Briefversand mit ICOM” »

Weniger Kosten

Routine automatisieren, Arbeitszeiten effizient nutzen und Materialkosten senken.

Effizienter zusammenarbeiten

Elektronische Freigaben, Vier-Augen-Prinzip und transparenter Dokumentenstatus schaffen Sicherheit und beschleunigen die Bearbeitungszeit.

Motivierte Mitarbeiter

Die Entlastung durch Vermeidung zeitraubender Arbeitsschritte wirkt positiv. Der „tägliche Kampf“ mit dem Drucker entfällt.

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Viele manuelle Tätigkeiten, bis ein Brief kuvertiert ist und das Haus verlassen kann.

Sand im Getriebe – Problemfelder von Individualkorrespondenz

Je mehr Zeit die Sachbearbeiter mit profanen Routinetätigkeiten verbringen, desto schlechter entwickelt sich die Kostensituation der Organisation und nicht zuletzt die Mitarbeitermotivation. Denn genau diese hochqualifizierte Personengruppe ist dann auch für den Ausdruck und Versand dieser Dokumente zuständig: Sie drucken sie händisch über den Abteilungs- oder Desktopdrucker aus, fügen selbst Beilagen hinzu und lassen sie über ihren Vorgesetzten freigeben. Sogar das „Eintüten“ und Frankieren übernehmen sie manchmal. Häufig werden individuell erstellte Briefe nur auf dem Arbeitsplatzrechner gespeichert. Der Stand der Sachbearbeitung ist dann auch nicht für andere einsehbar.
Büroalltag nach diesem Muster ist frustrierend und vor allem äußerst ineffizient.

Digitale Kontrolle und fehlerfreies Document Composing

Mit ICOM DirectPrint™ hat der Sachbearbeiter weiterhin die komplette Entscheidungsfreiheit. Er bestimmt, auf welchem Papier das Dokument farbig oder schwarz-weiß gedruckt wird und welche Beilagen mitgeschickt werden sollen. Mit der Gewissheit, dass das die jeweils aktuellen sind, erfolgt das Document Composing mühelos. Kopiensätze für jeden Geschäftsvorfall sind leicht erstellt. Nach der Freigabe gelangt die Individualkorrespondenz „ready for print“ in die Produktion und von dort über den Versand zum Empfänger.

Tracking und Accounting

Über alle Prozessabläufe hinweg werden Daten erfasst. Das Tracking ermöglicht ein umfassendes Reporting zu allen erdenklichen Details. So lassen sich beispielsweise Materialverbräuche und Stückzahlen für ein Accounting ermitteln, aber auch revisionssichere Belege dafür, wann ein Dokument, mit welchen Beilagen, kuvertiert, frankiert, postalisch versandt und zugestellt wurde. Der gesamte Dokumentlebenszyklus ist in einem Single-Point-of-Document festgehalten und archiviert.


ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Weiterlesen “White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen” »

Die Output-Drehscheibe auf dem Berg

Mit ICOM-Software hat sich die BARMER GEK ein System zur Optimierung des Outputmanagements geschaffen.


Sie heißt nicht nur so, sondern sie ist auch dort: Wer aus dem Wuppertal hinauf zum höchsten Berg des Stadtteils Barmen fährt, der passiert auch die Zentrale der BARMER GEK, nach der jüngsten Fusion mit der Deutschen BKK demnächst wieder die größte deutsche Krankenkasse mit fast zehn Millionen Versicherten. Von hier aus hat man einen erstklassigen Ausblick auf die grünen Höhen des Bergischen Landes, aber auch die Outputprofis haben sich hier einen erstklassigen Überblick verschafft – über den Output von mehr als 30 Millionen Sendungen, die jährlich vom Dokumentenmanagement der Organisation in Wuppertal initiiert werden.



250.000+ Sendungen

täglich

Externer Druck schafft Flexibilität

Gerade sehr große Organisationen wie die BARMER GEK müssen besonders darauf bedacht sein, ihre Flexibilität zu erhalten. Deshalb haben sich die Verantwortlichen schon vor Jahren von einer eigenen Outputproduktion verabschiedet. Die vielen zigtausend Sendungen, die täglich an Mitglieder, Partner und Lieferanten hinausgehen, werden von Druckdienstleistern realisiert, derzeit von einem großen Outputspezialisten in Norddeutschland.
Eine Krankenkasse hat viel zu informieren und zu kommunizieren. Es gibt die großen Briefaktionen an die Mitglieder, zum Beispiel zu Tarifänderungen. Es gibt die Masse der Einzelkommunikation aus den mehreren hundert Geschäftsstellen, und es gibt außerdem eine Menge Mailingaktionen. Um sicherzustellen, dass produktions- und portotechnisch alles optimal läuft, sind viele Vorgaben und Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Oft delegieren Unternehmen diese Optimierungsarbeiten an ihren Druckdienstleister. In Wuppertal hat man jedoch beschlossen, die entscheidenden Funktionalitäten für Produktions- und Portooptimierung in den eigenen Händen zu halten. Das Analysieren und Indizieren der Dokumente im elektronischen Datenstrom, aber auch die portooptimierte Aufbereitung und die wirtschaftliche Organisierung der Jobs werden deshalb im eigenen Haus durchgeführt.


Proaktives Outputmanagement mit ICOM Dokustream

Deshalb beschlossen die Verantwortlichen, das bestehende Outputsystem ICOM Dokustream mit neuen Lösungen aus der ICOM-Softwaresuite aufzurüsten. Output-Spezialist Andreas Schmid: „Wir kümmern uns um die Sortierung nach Postleitzahlen und die Nummerierung, damit wir bei einem täglichen Output von bis zu 250.000 Sendungen von der Post stets den Teilleistungs-Höchstrabatt bekommen. Wir kümmern uns aber auch um die Zusammenstellung der Jobs, damit beim Dienstleister möglichst wenig Rollenwechsel erforderlich sind. Auch mit den Vorbereitungen zur Beilagensteuerung kann man eine Menge Geld sparen.“ Für solch ein Präzisions-Outputmanagement gibt es bei ICOM eine Menge nützlicher Lösungen, zum Beispiel DirectPrint für das Einsammeln zentral zu verarbeitender dezentraler Korrespondenz oder die Steuerzentrale ProductionControl für die Abbildung der gesamten Outputprozesse.
Die detaillierte Organisierung des Dokumentenoutputs schafft nicht nur die erforderliche Sicherheit, jederzeit zu wissen, was und wann vom Outputpartner produziert und bei der Post eingeliefert wird. Exakte Planung bis ins Detail schafft auch Vorteile für die Abrechnung mit dem Druckdienstleister und der Deutschen Post. So ist sie die Grundlage für die Rechnungsautomatisierung: Wo alle Zahlen und Positionen für den jeweiligen Job identisch sind, ist eine Regulierung ohne jeglichen externen Zugriff möglich, und die perfekte Übereinstimmung aller Werte für die beauftragten Jobs, der archivierten Dokumente und der aufgelieferten Sendungen führt zu Sicherheit und Vertrauen, wie sie für die komplexe Kooperation im Outputprozess erforderlich sind.


Moderne Software macht zukunftssicher

Auch für die Zukunft ist die BARMER-Hochleistungsdrehscheibe bestens gerüstet: Wenn die Output- und Portokosten künftig noch detaillierter nach Kostenstellen zugerechnet werden sollen – was derzeit nur für Marketing-Aktionen geschieht – dann stehen die erforderlichen Daten dafür bei den Outputmanagern bereits zur Verfügung.
Derzeit wird der Output der BARMER GEK noch im klassischen Einfarb-Laserdruck erstellt. Beim Druckdienstleister wird aber bereits der Einstieg in den Vollfarb-Digitaldruck vorbereitet. Der Schritt in die Whitepaper-Produktion auf Basis von Highspeed-Inkjetdruck ist – wie bei vielen Druckdienstleistern – schon fest in den Blick genommen worden. Da ist die Komponente Beilagenmanagement besonders hilfreich, weil dann ad hoc entschieden werden kann, ob diese Zusatzinformation als Sonderdruck separat zugefügt oder in den Datenstrom integriert und mitgedruckt werden soll. Noch in diesem Jahr wird die Versorgung des Druckdienstleisters mit Beilagen auf Grundlage der ICOM-Software gemanagt.

Bereit für Multichannel-Kommunikation

Natürlich gibt es auch in der Zentrale der BARMER GEK hauseigene Druck- und Outputpotenziale. Im Dienstleistungszentrum, in das die ehemalige Poststelle und der Hausdruck zusammengefasst sind, gibt es zum Beispiel zahlreiche Möglichkeiten, besonders hochwertigen Output zu erstellen und postfertig zu machen. Spezifische Sonderjobs werden dorthin gesteuert, ebenso wie kleinere Outputmengen über das hauseigene Managed-Print-System an Officedruckern realisiert werden können. Auch die elektronischen, papierlosen Outputkanäle werden in Zukunft sehr an Bedeutung gewinnen.


Case Study



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