White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen

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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Die Prozesse verlaufen intransparent und bergen ein hohes Fehlerrisiko. Das White Paper beschreibt eine optimierte Herangehensweise, die in eine effizientere, ressourcenschonende und nachvollziehbare Abwicklung mündet und damit Sachbearbeiter deutlich entlastet. Hierzu wird die Individualkorrespondenz in die zentrale Produktion integriert.

ICOM DirectPrint™

Dies bedeutet, vereinfacht ausgedrückt, dass der Sachbearbeiter weiterhin die Individualkorrespondenz erstellt. Die Aufbereitung für den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) und das Hinzufügen von Beilagen erfolgt zentral. Darin liegt die Chance, einen Single-Point-of-Document zu schaffen. Das ist eine Stelle, die den Weg eines Dokumentes von seiner Entstehung, über einzelne Stationen bis hin zu Versand und Zustellung überwacht und somit eine zentrale Auskunftsstelle für alle anderen Systeme darstellt. Es geht also um weit mehr, als das Porto zu optimieren oder Druckkosten zu reduzieren, sondern um eine sinnvolle Anpassung der Unternehmensprozesse, von der alle Beteiligten profitieren.

Vorteile für alle Beteiligten

  • Der Sachbearbeiter wird von Routinetätigkeiten befreit, denn er muss sich nicht mehr mit dem Ausdrucken und Kuvertieren von Briefen beschäftigen.
  • Der Vorgesetzte kann seine Anmerkungen oder Korrekturen direkt in die Individualkorrespondenz integrieren, was den Freigabeprozess beschleunigt.
  • Die IT-Abteilung kann die erforderliche Software leicht in die vorhandene Infrastruktur integrieren.
    Der Controller freut sich über die Produktivitätssteigerung, einen höheren Durchsatz bei gleichzeitig sinkender Fehleranfälligkeit sowie höhere Mitarbeitermotivation und über eine verbesserte Auskunftsfähigkeit.
  • Die Position des Produktioners wird gestärkt.

Das White Paper „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Dokustream-Modul Kampagnenmanagement

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One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Parametrierung

Es gibt dazu je Beilage ein neues Schlüsselwort mit 5 Parametern hier beispielhaft für Beilage 1:

KAMPAGNE01 „Kampagnendatei“ „ID-Feld“ „Kontroll-Feld“ „Protokoll“ „Delimiter“


ParameterBeschreibung
KampagnendateiAnfangs enthält die Textdatei eine Liste (ein Eintrag / Zeile) von ID’s, die im Rahmen einer Kampagne eine Beilage erhalten sollen.
Sobald für eine ID eine Beilage ausgegeben wurde, wird die Zeile mit der entsprechenden ID um das aktuelle Datum (Format JJMMTT) und um den Inhalt des (optionalen) Feldes „Kontroll-Feld“ erweitert, jeweils getrennt durch den „Delimiter“ (Optional, „;“ ist default).
ID-FeldFeldname. Muss vorhanden sein. Inhalt wird in der Eingabedatei gesucht, um den Empfänger einer Beilage zu identifizieren.
Kontroll-FeldOptional. Wenn vorhanden, wird der Feldinhalt in die Eingabedatei in der Zeile eingefügt, an die eine Beilage ausgegeben wurde.
ProtokollOptional. Dateiname einer Protokolldatei. Enthält eine Liste der ID’s, an die im aktuellen Lauf eine Beilage ausgegeben wurde.

Arbeitsweise

Beilagen, die über die Kampagne laufen sollen, müssen zuvor ganz normal als Muss- oder Kann-Beilage in der .mac von ICOM Dokustream definiert werden. Es können alle Beilagen über eine Kampagne laufen. Da die Eingabedateien während der Laufzeit zur Performanceoptimierung im Hauptspeicher bleiben, steht für die Dokumente entsprechend weniger Hauptspeicher zur Verfügung. Auswirkungen dürfte das aber nur bei sehr großen Kampagnen und / oder sehr großen Dokumenten haben.

Bei jedem Dokument wird der Inhalt des Feldes ID-Feld in der Eingabdedatei über ein .ifm-Feld gesucht. Wird er nicht gefunden, wird für dieses Dokument die Kuvertierbeilage nicht gezogen. Wird er gefunden, wird nur dann eine Beilage ausgegeben, wenn in der Dokustream Variablen ausschließlich der Wert des ID-Feldes zu finden ist. Gleichzeitig wird in der Kampagnendatei eine Markierung gesetzt, damit für weitere Dokumente mit derselben ID nicht auch noch eine Beilage ausgegeben wird.

Bei der Ausgabe einer Beilage mit Kampagne wird dann in der Kampagnendatei die entsprechende Zeile um Datum und optionalem Inhalt des Kontroll-Feldes erweitert.

Normalerweise wird so eine Beilage als Kann-Beilage definiert werden. Gibt es mehrere Dokumente mit derselben ID, so erhält ja nur das erste eine Kann-Beilage. Sollte diese Kann-Beilage nicht zum Zuge kommen, weil der entsprechende Umschlag bereits voll ist, wird sie auch nicht mit einem der weiteren Umschläge (für diese Dokumenten-ID) ausgegeben, auch wenn dort mehr Platz sein sollte.

Im normalen Dokustream-Protokoll wird jeweils mit ausgegeben, wie viele Beilagen noch für die Kampagne ausgegeben werden müssen.

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.316 (dies ist ein Working-Release), das Modul erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM Dokustream und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.


Download White Paper: