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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Weiterlesen “White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen” »

ICOM hat gerade für Versicherungen ein großes Portfolio an Lösungen, die die Digitale Transformation vorantreiben und das mit vergleichsweise geringem Aufwand.

Doch sehr kurzfristig haben wir uns entschlossen auf dem Kongress am 24. – 25.11.2015 in Leipzig auszustellen.

Der Messekongress „IT für Versicherungen“ richtet sich an die IT-Verantwortlichen in den Versicherungsunternehmen, welche sich über die neuesten technologischen Entwicklungen auf den Gebieten der Anwendungsentwicklung und der Infrastrukturlösungen informieren können. Er dient als Plattform, um aktuelle Entwicklungen, Trends und Projekte in der Branche aufzuzeigen und zu diskutieren, weitere Marktteilnehmer und ihre Angebote kennenzulernen und neue Geschäftskontakte zu knüpfen. Eine Abendveranstaltung im Automobilmuseum DaCapo rundet den Event ab.

ICOM zeigt eine unsere Entwicklungen für Versicherungen am Beispiel im Vortrag „Dezentrale, mehrteilige, komplexe Word-Korrespondenz zentralisieren und automatisieren.“ – Mi., 25.11.2015, 12h30, Saal 5.

Kurz zusammengefasst bietet Ihnen der Vortrag folgende Lösungsansätze.

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Die BIT, das Magazin für Geschäftsprozesse und Output-Managment brachte ICOM in der Mai Ausgabe auf die Titelseite.

Neben der Titelstory (Download im Web Infocenter) wurde ein mehrseitiges Interview mit Gründer und Gesellschafter Thomas Zerwes, sowie Artikel zur Ausschieß-Lösung für den Transaktionsdruck, und zu den Output-Diensten via Cloud gebracht.

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ICOM Software hat ein neues White Paper mit dem Titel „Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen“ veröffentlicht. In diesem zeigt der Output-Spezialist Schwachstellen bei der traditionellen Bearbeitung individueller Dokumente auf. Er gibt konkrete Handlungsempfehlungen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Prozesse rund um die Individualkorrespondenz automatisieren können. Fachkräfte profitieren von einem optimierten Arbeitsumfeld, die Effizienz wird gesteigert und das Fehlerrisiko minimiert.

Produzieren Versicherungen und Behörden, Energieversorger oder Geldinstitute ihre Rechnungen, Verträge, Antwortschreiben oder Bescheide dezentral, so ist dies mit erheblichen Kosten verbunden. Weiterlesen “White Paper: Prozessoptimierung von individueller Korrespondenz in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen” »

Die Output-Drehscheibe auf dem Berg

Mit ICOM-Software hat sich die BARMER GEK ein System zur Optimierung des Outputmanagements geschaffen.


Sie heißt nicht nur so, sondern sie ist auch dort: Wer aus dem Wuppertal hinauf zum höchsten Berg des Stadtteils Barmen fährt, der passiert auch die Zentrale der BARMER GEK, nach der jüngsten Fusion mit der Deutschen BKK demnächst wieder die größte deutsche Krankenkasse mit fast zehn Millionen Versicherten. Von hier aus hat man einen erstklassigen Ausblick auf die grünen Höhen des Bergischen Landes, aber auch die Outputprofis haben sich hier einen erstklassigen Überblick verschafft – über den Output von mehr als 30 Millionen Sendungen, die jährlich vom Dokumentenmanagement der Organisation in Wuppertal initiiert werden.



250.000+ Sendungen

täglich

Externer Druck schafft Flexibilität

Gerade sehr große Organisationen wie die BARMER GEK müssen besonders darauf bedacht sein, ihre Flexibilität zu erhalten. Deshalb haben sich die Verantwortlichen schon vor Jahren von einer eigenen Outputproduktion verabschiedet. Die vielen zigtausend Sendungen, die täglich an Mitglieder, Partner und Lieferanten hinausgehen, werden von Druckdienstleistern realisiert, derzeit von einem großen Outputspezialisten in Norddeutschland.
Eine Krankenkasse hat viel zu informieren und zu kommunizieren. Es gibt die großen Briefaktionen an die Mitglieder, zum Beispiel zu Tarifänderungen. Es gibt die Masse der Einzelkommunikation aus den mehreren hundert Geschäftsstellen, und es gibt außerdem eine Menge Mailingaktionen. Um sicherzustellen, dass produktions- und portotechnisch alles optimal läuft, sind viele Vorgaben und Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Oft delegieren Unternehmen diese Optimierungsarbeiten an ihren Druckdienstleister. In Wuppertal hat man jedoch beschlossen, die entscheidenden Funktionalitäten für Produktions- und Portooptimierung in den eigenen Händen zu halten. Das Analysieren und Indizieren der Dokumente im elektronischen Datenstrom, aber auch die portooptimierte Aufbereitung und die wirtschaftliche Organisierung der Jobs werden deshalb im eigenen Haus durchgeführt.


Proaktives Outputmanagement mit ICOM Dokustream

Deshalb beschlossen die Verantwortlichen, das bestehende Outputsystem ICOM Dokustream mit neuen Lösungen aus der ICOM-Softwaresuite aufzurüsten. Output-Spezialist Andreas Schmid: „Wir kümmern uns um die Sortierung nach Postleitzahlen und die Nummerierung, damit wir bei einem täglichen Output von bis zu 250.000 Sendungen von der Post stets den Teilleistungs-Höchstrabatt bekommen. Wir kümmern uns aber auch um die Zusammenstellung der Jobs, damit beim Dienstleister möglichst wenig Rollenwechsel erforderlich sind. Auch mit den Vorbereitungen zur Beilagensteuerung kann man eine Menge Geld sparen.“ Für solch ein Präzisions-Outputmanagement gibt es bei ICOM eine Menge nützlicher Lösungen, zum Beispiel DirectPrint für das Einsammeln zentral zu verarbeitender dezentraler Korrespondenz oder die Steuerzentrale ProductionControl für die Abbildung der gesamten Outputprozesse.
Die detaillierte Organisierung des Dokumentenoutputs schafft nicht nur die erforderliche Sicherheit, jederzeit zu wissen, was und wann vom Outputpartner produziert und bei der Post eingeliefert wird. Exakte Planung bis ins Detail schafft auch Vorteile für die Abrechnung mit dem Druckdienstleister und der Deutschen Post. So ist sie die Grundlage für die Rechnungsautomatisierung: Wo alle Zahlen und Positionen für den jeweiligen Job identisch sind, ist eine Regulierung ohne jeglichen externen Zugriff möglich, und die perfekte Übereinstimmung aller Werte für die beauftragten Jobs, der archivierten Dokumente und der aufgelieferten Sendungen führt zu Sicherheit und Vertrauen, wie sie für die komplexe Kooperation im Outputprozess erforderlich sind.


Moderne Software macht zukunftssicher

Auch für die Zukunft ist die BARMER-Hochleistungsdrehscheibe bestens gerüstet: Wenn die Output- und Portokosten künftig noch detaillierter nach Kostenstellen zugerechnet werden sollen – was derzeit nur für Marketing-Aktionen geschieht – dann stehen die erforderlichen Daten dafür bei den Outputmanagern bereits zur Verfügung.
Derzeit wird der Output der BARMER GEK noch im klassischen Einfarb-Laserdruck erstellt. Beim Druckdienstleister wird aber bereits der Einstieg in den Vollfarb-Digitaldruck vorbereitet. Der Schritt in die Whitepaper-Produktion auf Basis von Highspeed-Inkjetdruck ist – wie bei vielen Druckdienstleistern – schon fest in den Blick genommen worden. Da ist die Komponente Beilagenmanagement besonders hilfreich, weil dann ad hoc entschieden werden kann, ob diese Zusatzinformation als Sonderdruck separat zugefügt oder in den Datenstrom integriert und mitgedruckt werden soll. Noch in diesem Jahr wird die Versorgung des Druckdienstleisters mit Beilagen auf Grundlage der ICOM-Software gemanagt.

Bereit für Multichannel-Kommunikation

Natürlich gibt es auch in der Zentrale der BARMER GEK hauseigene Druck- und Outputpotenziale. Im Dienstleistungszentrum, in das die ehemalige Poststelle und der Hausdruck zusammengefasst sind, gibt es zum Beispiel zahlreiche Möglichkeiten, besonders hochwertigen Output zu erstellen und postfertig zu machen. Spezifische Sonderjobs werden dorthin gesteuert, ebenso wie kleinere Outputmengen über das hauseigene Managed-Print-System an Officedruckern realisiert werden können. Auch die elektronischen, papierlosen Outputkanäle werden in Zukunft sehr an Bedeutung gewinnen.


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ICOM hat gerade für Versicherungen ein großes Portfolio an Lösungen, die die Digitale Transformation vorantreiben und das mit vergleichsweise geringem Aufwand.

Doch sehr kurzfristig haben wir uns entschlossen auf dem Kongress am 24. – 25.11.2015 in Leipzig auszustellen.

Der Messekongress „IT für Versicherungen“ richtet sich an die IT-Verantwortlichen in den Versicherungsunternehmen, welche sich über die neuesten technologischen Entwicklungen auf den Gebieten der Anwendungsentwicklung und der Infrastrukturlösungen informieren können. Er dient als Plattform, um aktuelle Entwicklungen, Trends und Projekte in der Branche aufzuzeigen und zu diskutieren, weitere Marktteilnehmer und ihre Angebote kennenzulernen und neue Geschäftskontakte zu knüpfen. Eine Abendveranstaltung im Automobilmuseum DaCapo rundet den Event ab.

ICOM zeigt eine unsere Entwicklungen für Versicherungen am Beispiel im Vortrag „Dezentrale, mehrteilige, komplexe Word-Korrespondenz zentralisieren und automatisieren.“ – Mi., 25.11.2015, 12h30, Saal 5.

Kurz zusammengefasst bietet Ihnen der Vortrag folgende Lösungsansätze.

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Vom Lettershop zum Dokumenten-Logistiker

Individuelle Mailings und Ausgangspost-Service bei DOCUsystem in Rödermark: Hochleistungs-Mailservices mit Outputmanagement-Lösungen von ICOM.


Direktmarketing- und Versandservices werden im südhessischen Rödermark an der Rudolf-Diesel-Straße schon seit über 15 Jahren gemacht – für Versandhändler, Reiseveranstalter, Mobilfunk-Anbieter und viele andere mehr. Auch die Kommunikations- und Versandzentrale des legendären Radrenn-Stalls Team Telekom war hier, nicht zu vergessen der Lettershop-Stützpunkt des Callcenter-Riesen SNT. Man hat also Erfahrung bei den Outputprofis von Jürgen Scheer. Seit über drei Jahren wird dort jetzt gemeinsam mit dem dem Dortmunder Softwarehaus ICOM an der Zukunft der Briefkommunikation gearbeitet.


Anfang 2007 wurde der JS-Versandservice zur DOCUsystem GmbH, Scheers Einstieg in die Generation Kundenkommunikation und Direktmarketing 2.0. Über Druck, Postverarbeitung, Adressoptimierung und Versand hinaus bietet das neue Unternehmen seitdem das volle Spektrum der Premium-Leistungen an, das heute von Dokumenten- und Dialogmarketing-Dienstleistern erwartet wird: Individualisierung der Botschaften in Wort und Bild, Schwarzweiß und in Farbe und modernes Output-Management für individuelle Transaktions- und Geschäftspostdokumente mit revisionssicheren Dokumentations- und Archiv-Funktionen.

Rückgrat des neuen Leistungsspektrums sind die Funktionalitäten der Dokumentenlogistik-Softwaresuite des Post-IT-Spezialisten ICOM.

Die Geschäfts-Ausgangspost automatisiert.

In den meisten Unternehmen – auch in großen Konzernen – steckt in der geschäftlichen Einzel-Korrespondenz ein großes Rationalisierungspotenzial. Was nicht einfach über Datenbank und Batchfunktion automatisierbar ist, das wird oft immer noch am einzelnen Arbeitsplatz ausgedruckt, zu Fuß in die Poststelle getragen und dort mit einigem Aufwand zum frankierten und adressierten Poststück verarbeitet.

DOCUway ist das erfolgreiche Premium-Produkt von DOCUsystem für das Dokumentenmanagement der Tagespost. Mit der ICOM-Lösung DirectPrint werden die Briefe wie bisher an den Kunden-Arbeitsplätzen erstellt; danach kann man – ebenfalls wie gewohnt – den „Drucken-Knopf“ betätigen. Der neue Brief landet dann aber nicht einzeln gedruckt im Ausgangspost-Briefkorb, sondern in der elektronischen Post-Sammelmappe bei DOCUsystem.

Jürgen Scheer: „Für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort ändert sich eigentlich gar nichts. Es wird nur der kleine, unwirtschaftliche Drucker am Arbeitsplatz abgeklemmt und der Datenstrom zu uns umgelenkt – ganz ohne Risiko. DirectPrint von unserem Partner ICOM bietet unseren Kunden dabei sehr viel Sicherheit und Komfort. Man kann zum Beispiel den ganzen Tag lang auf die gesammelten Dokumente zugreifen, sie korrigieren und sogar zurückholen.“

Wenn dann am Nachmittag der Geschäftspost-Output startet, bietet das DOCUway-System aber ein Leistungsspektrum, das die Möglichkeiten beim Kunden weit in den Schatten stellt: Die erforderlichen Zusatzinformationen und Prospektbeilagen werden automatisch zugesteuert, Dokumente können auf vorgedruckten Formularen und Bögen erstellt, aber auch komplett vollfarbig auf weißem Papier gedruckt werden, tintenblaue Unterschrift inklusive.

Bei der Druckdatenstrom-Aufbereitung kommen dann die ICOM-Lösungen zur Sortierung und Ausgangspostoptimierung zum Einsatz, so dass alle Porto- und Rabatt-Optionen der Deutschen Post und der neuen Briefdienstleister optimal genutzt werden können.

Treffpunkt großer Namen.

Ein prominenter Kundenkreis nutzt heute bereits den DOCUway-Service aus Rödermark. Die Kreuzfahrten-Reederei AIDA und ein großer nationaler Inkasso-Spezialist, der Stromanbieter ePRIMO und die Kundendienstabteilung von E-Plus sind nur einige Beispiele. Bei letzterem bietet die Mandantenfähigkeit des Systems die Möglichkeit, auch die diversen Mobilfunktöchter des Unternehmens (Base, Medion etc.) individuell und gleichzeitig im identischen Workflow zu bedienen.

Sicherer Output durch leistungsfähige Hard- und Software.

Bei DOCUsystem steht ein leistungsfähiger Digitaldrucker-Park zur Verfügung – schwarzweiß und in Vollfarbe. Außerdem gibt es moderne Postverarbeitungstechnik mit allen Kontrollsystemen von Buhrs und Pitney Bowes. Auch über die Investition in modernen Inkjet-Rollendruck wird in Rödermark nachgedacht. Scheer: „Bei solch einer Entscheidung gibt es bei uns aber keinen Druck. Es geht bei diesem Service ja nicht um die ganz großen Millionenauflagen, sondern um die Realisierung von Qualitätspost im Detail. Unsere Leistungsfähigkeit liegt ja gerade in der Kombination vieler mittlerer Jobs – Tag für Tag.“

Das Frontend für die Kombination vieler Briefaufträge zum einheitlichen Output-Datenstrom ist die Software-Suite DirectPrint / Dokustream / ProductionControl / DV-Freimachung / Portooptimierung von ICOM. Mit den Freimachungs- und Porto-Funktionen ist man übrigens akkreditierter Kooperationspartner der Deutschen Post AG.

Vom schmalen zum breiten Trichter.

Nur auf den ersten Blick ist das DOCUway-Leistungspaket so ausgelegt, dass sich für die Absender beim Kunden nichts ändert. In Wirklichkeit wird sogar vieles besser als bei der konventionellen Inhouse-Verarbeitung.

Einerseits wird der Output durch das „Driverfree Printing“ erheblich problemloser, weil die Druckertreiber-Funktion erst auf der Server-Ebene aktiviert wird. Gleichzeitig können aber mehrere Zusatzfunktionen genutzt werden, die bisher gar nicht zur Verfügung standen: Zweitunterzeichner werden automatisch informiert, dass ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift auf dem Server bereit liegt; dieses wird selbstverständlich erst nach der Erstellung aller Signaturen abgeschickt. Verschiedene Standards wie Farb- und Schwarzweißdruck, Simplex- oder Duplexdruck sowie die Auswahl aus einer großen Anzahl von Beilagen können mitgeschickt werden.

Voller Service durch Eingangspostverarbeitung.

Die perfekte Ergänzung zum DOCUway-Service heißt DOCUscan. Wo große Brief- und Mailing-Mengen herausgeschickt werden, da gibt es auch viel Eingangspost – bei großen Aktionen oft mehr, als man „inhouse“ bewältigen kann. Ablesekarten, Vertragsunterlagen, Bestellcoupons – diese hoch willkommene Markt-Response wird von DOCUsystem mit moderner Scan- und OCR-Erkennungstechnik digitalisiert und verarbeitet.

Für Scheer ist dieser innovative Folge-Service keineswegs das Ende der Qualitätsdienstleistung rund um Brief und Mailing:

„Die Komplettrealisierung von individuellen Marketingbotschaften und Transaktionsdokumenten steht heute noch am Anfang. Wir bereiten uns heute schon auf Produkte und Kundenwünsche vor, die wir jetzt erst in Umrissen erkennen können.

Entscheidend ist dabei unsere Kundenorientierung und die Zusammenarbeit mit Partnern wie ICOM, die uns jederzeit die IT-Lösungen bieten können, bei denen Outsourcing nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch immer besser wird.



Andere Case Studies


Die BIT, das Magazin für Geschäftsprozesse und Output-Managment brachte ICOM in der Mai Ausgabe auf die Titelseite.

Neben der Titelstory (Download im Web Infocenter) wurde ein mehrseitiges Interview mit Gründer und Gesellschafter Thomas Zerwes, sowie Artikel zur Ausschieß-Lösung für den Transaktionsdruck, und zu den Output-Diensten via Cloud gebracht.

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Außer Haus und doch ganz nah.

Die WWK Versicherungen in München haben allzeit die volle Kontrolle über ihre ausgelagerten Druckprozesse. ICOM Software übernimmt dabei eine Schlüsselrolle.


Seit Jahrzehnten gehört die WWK zu den Marktführern im Bereich der fondsgebundenen Lebensversicherung. Auch bei privaten Personen- und Sachversicherungen zählt sie zu den leistungsstarken Versicherern. Bei der Kommunikation mit Kunden und Vermittlern werden jährlich rund 32 Millionen Druckseiten zu knapp 3 Millionen Sendungen verarbeitet.


Rudolf Wolf ist als Referent für den Druckoutput bei der WWK verantwortlicher „Process-Owner“. Er trägt die Verantwortung dafür, dass das gesamte Transaktionsvolumen, alltägliche Briefmengen und große Jahresaussendungen pünktlich, vollständig und revisionssicher auf den Weg zu ihren Empfängern gebracht werden. Da das Druckzentrum selbst an einen Dienstleister outgesourct ist, bildet sein Referat die Schnittstelle zwischen den Anwendern einerseits und dem operativen Bereich andererseits. Er koordiniert Prozesse, Qualität und Termine aller Beteiligten.

Erst die Organisation….

Die WWK hat ihre Organisation im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement bereits vor über zehn Jahren an einen externen Dienstleister verlagert. Die Prozesse wurden mit Hilfe eines Beraters in den letzten Jahren überprüft. Es galt, mit den besten Lösungen effiziente Daten- und Fertigungsprozesse zu ermöglichen.

Nach einer Analyse der Outputprozesse und der Ermittlung des Verbesserungspotenzials folgten „umfassende Aktionen“. Diese wurde auch dadurch ausgelöst, dass zwischenzeitlich der Druckdienstleister seinen Münchener Standort aufgeben und alle Aufträge nach Düsseldorf mitnehmen wollte. Das passte nicht zur Ausrichtung der WWK: „Unser Motto ist ‚Außer Haus und doch ganz nah‘. Man kann viele Dinge gut auslagern, aber bitte nicht zu weit weg“, erklärt Wolf. Als Gründe dafür nennt er den so genannten Schreibtischversand, also Druckgut, das zur Kontrolle oder Unterschrift ins Haus zurück muss, weshalb taggleiche Hauspostbelieferungen erwartet werden. Zudem legt die WWK Wert darauf, sich auf dem kurzen Weg mit dem Dienstleister abstimmen zu können. Es kam also gar nicht in Frage, die Produktion ins ferne Düsseldorf zu verlagern.

Die Analyse des Beraters ergab, dass die über Jahre entwickelte manuelle Verarbeitung dringend automatisiert werden muss.

…. dann die Technik.

Wichtig war für Wolf, dass weder Fachanwendungen noch Abläufe im Fachbereich geändert werden mussten. So kam ICOM ins Spiel. Mit der Software Dokustream kann die WWK automatisierungsfähige Druckdaten generieren, weil nun Metadaten in maschinenlesbare Verarbeitungsanweisungen übersetzt werden. Mit Computershare ist ein Dienstleister in unmittelbarer Nähe gefunden worden, mit dem die WWK von nun an zusammenarbeiten möchte. „Es war zwar nicht die Bedingung, aber doch ein großer Vorteil, dass Computershare auch ICOM-Software nutzt“, so Wolf. Ebenso überzeugte ihn die Flexibilität des Dienstleisters: „Während der frühere Druckdienstleister ein standardisiertes Druckkonzept vorsah, das sicher für ein Industrieunternehmen sehr gut geeignet ist, unsere Vielfalt aber eingeschränkt hätte, kommt uns nun Computershare bei allen Anforderungen entgegen.“

Zuverlässig und stabil.

Die Outputmanagement-Lösung ist eine Teamleistung von ICOM und Océ, bei dem Dokustream und Cosmos zum Einsatz kommen. Dabei übernimmt Dokustream die Datenaufbereitung inklusive Portosimulation bis zur Stapelverarbeitung. Cosmos steuert mit zentraler Überwachungsmöglichkeit den Datenfluss von den Fachanwendungen bis hin zum Transport der Rückmeldungen des Druckdienstleisters.

Dokustream verarbeitet bei der WWK den PCL-Output aus dem Großrechner und der Clientserver-Welt zu einem normierten Datenstrom und führt ihn den richtigen Kanälen zu. Die Anweisungen für Papier, Beilagen, Falzung und Kuverts, ebenso der Direkt- oder Schreibtischversand sind in den Outputdaten eingebettet.


Wolf lobt: „Das System passt zum IT-Konzept der WWK: Die Programme laufen stabil und zuverlässig. Gleichzeitig stellt das Customizing entlang der vielen fachlichen Vorgaben der WWK die Flexibilität des Konzepts unter Beweis, und die Schnittstelle zum Druckdienstleister ist neutral und offen.“

Selbstversicherung des Versicherers.

„Mit dem Einsatz von ICOM haben wir den WWK-Druckoutput neu erfunden und das erforderliche Know-how aktualisiert.“

„Wir könnten den Druck- und Dokumentenservice bei Bedarf wieder im Haus durchführen“, ist für Wolf ein wesentliches Ergebnis der Zusammenarbeit mit ICOM. Der Datenstrom wird im Haus erstellt; bis hin zur Sendungsbündelung und Beilagensteuerung kann jeder Schritt der Verarbeitung nachvollzogen und überwacht werden. Ganz wichtig für Wolf ist zudem das Accounting. So ist bereits in jedem Druckjob der spätere Abrechnungszeitpunkt vermerkt. Das Prüfen und Freigeben von Leistungen, die der Druckdienstleister über eine Datumsgrenze hinweg erbringt, ist nun ein Leichtes.

„Das Wissen, wir könnten notfalls wieder selbst produzieren, bereitet uns ein starkes Gefühl von Sicherheit.“ Die WWK ist allzeit Herr der eigenen Daten und Prozesse. „Früher haben wir spezielle Verarbeitungsschritte bei unserem Dienstleister hinterfragen müssen, wenn wir etwas erweitern wollten“, erzählt Wolf. „Dabei müssen wir als Finanzdienstleister zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, wie die Daten und Dokumente verarbeitet werden. Unsere Anforderung an das Outputmanagement war deshalb: Verarbeitungsnachweise bis auf Blattebene, und das geht mit ICOM.

Es ist schon etwas Besonderes, über die ausgelagerte Verarbeitung so genau Bescheid zu wissen.“

Outputmanagement erweiterbar und sicher.

Gedruckt wird bisher ausschließlich schwarz-weiß auf Einzelblatt. über den Einsatz von digitalem Farbdruck wird nachgedacht, doch dieses Thema hat keine Priorität, denn „das Geschäft der WWK ist auch in schwarz-weiß sehr erfolgreich“, so Wolf. Ebenso kann man in Whitepaper-Konzepten noch keinen Nutzen für sich entdecken. 33 Vordrucke sind übersichtlich, und Beilagen werden genauso wie variable Tabellengrafiken schwarz-weiß mitgedruckt, oder aber sie sind so hochwertig, dass auf besonderes Papier und perfekten Offsetdruck nicht verzichtet werden kann. Die zahlreich verschickten Überweisungsträger mit Perforation sind auch kein Fall für den Einheitsstrom von der Rolle. Voraussichtlich wird unmittelbar nach Abschluss der Druckdienstleister-Migration der Produktionsprozess für die Individualpost überprüft.

Mit DirectPrint, einem Dokustream-Modul, ist es möglich, auch diese in den zentralen Druckdatenstrom einzubinden. So könnte es nur noch eine Ausgangspost geben, die vollständig vom Dienstleister verarbeitet wird und die komplett von den Portoeinsparungen profitiert.

Die Umsetzung der Beraterempfehlungen und die Implementierung des ICOM-Systems haben den WWK-Druck- und Dokumentenservice effizienter gemacht.

Rudolf Wolf: „Wir haben alles wieder vom Kopf auf die Füße gestellt. Das gesamte Outputmanagement können wir jetzt wie angedacht mit den vorgesehenen Ressourcen auf sehr hohem Niveau betreiben.“



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Portfolio Einträge