Zentraler Druck für eine ganze Region

Die ITK Harburg ist eine Anstalt öffentlichen Rechts (AöR), getragen vom Landkreis Harburg und mehreren kreisangehörigen Kommunen. Sie versteht sich als Full-Service-Dienstleister der niedersächsischen Kreis- und Gemeindeverwaltungen. In dieser Funktion betreibt und betreut sie eine moderne IT-Landschaft für derzeit ca. 1400 Anwenderinnen und Anwender. Zudem steht die ITK mit der „Kreisschulcloud“ und dem Projekt „IT@Schule“ allen Schulen und Verwaltungen als starker Partner zur Seite. Im Fokus steht dabei die Vernetzung von BürgerInnen und Behörden durch eine konsequente Prozessdigitalisierung. Damit erschafft die ITK Harburg professionelle Lösungen wie z. B. das innovative Service-Portal. Die Menschen in der Region nutzen auch bei behördenübergreifenden Prozessen die vielfältigen Dienste des BürgerInnen-Portals. Sie profitieren so in mehrerer Hinsicht von sicheren sowie schnelleren und bequemeren Abläufen. Inzwischen reichen diese medienbruchfrei über viele Instanzen.

Am Ende führt die finale Bearbeitung der meisten dieser Vorgänge schließlich zu Briefen, die heute noch gedruckt und verschickt werden müssen. „Aus Gründen der Prozessoptimierung und des Datenschutzes muss das zentral stattfinden. Daher war ein rein softwaregestütztes, zentrales Outputmanagement die Wunschlösung für unsere Verwaltung und der angeschlossenen Kommunen.“, erklärt Lutz Erlach, Leiter des Projekts bei der ITK Harburg. Gleichzeitig sollte als strategisches Ziel der Optimierung sein, die Prozesshoheit sowie das Know-how zu erhalten. In der Sache zeigen sich weitere Argumente für eine zentrale Verarbeitung. Erlach führt dazu weiter an:

„Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind hoch, da personenbezogene Daten in den Bescheiden und Anschreiben verarbeitet werden. Eine Cloud-Lösung kam daher nicht in Betracht.“

In der Frage des Outsourcings hat die ITK Harburg ihren bewährten Dienstleister einbezogen, erläutert Erlach weiter, denn: „zudem sollte das Druckoutputmanagement kompatibel mit den Druckservices von ITEBO sein, da hier eine Anbindung der Services über das Landesdatennetz möglich sein sollte.“ Das wäre schließlich eine nahtlose Lösung, die reibungslos genutzt werden könnte.

Dringend wieder hauseigene Kontrolle über Druckoutput erlangen.

Bislang stellte sich die Situation für die AnwenderInnen in Verwaltungen und Schulen nicht sehr verlässlich oder alltagstauglich dar. „Der Einsatz von hardwarebasierenden E-Postboxen mit zentraler Verwaltung durch einen zuständigen Anwendungsbetreuer in Zusammenarbeit mit dem User-Helpdesk war zeitraubend und durch unregelmäßige Ausfälle stark belastet.“, beschreibt Erlach zusammenfassend. „Der Austausch der Hardware, geräteabhängige Updates und unübersichtliche Treiberinstallationen sorgten für Frustration bei Usern und Anwendungsbetreuung. Teilweise wurde auf die digitale Verarbeitung bewusst verzichtet, da man nicht das Risiko eingehen wollte, dass wichtige Briefsendungen zu spät oder gar nicht verarbeitet würden.“ Aber auch mit einsatzbereiten Postboxen fehlte eine Rückmeldung, ob der Druck geklappt hat.
Gleichzeitig will man den Zugewinn an Flexibilität durch moderne und mobile Formen der Arbeit für die Beschäftigten erhalten. Insoweit käme für Verwaltungen und Schulen der Region eine Lösung in Betracht, die auf regionaler, lokaler Ebene keine eigene Installation benötigt. Damit war das Ziel festgelegt: Der Aufbau einer zentral managebaren Infrastruktur, die allen AnwenderInnen verlässlich zur Verfügung steht.

Da der Prototyp schon beinahe alle Wünsche erfüllt…

Schnell hatten die drei Projektpartner ITK, ITEBO und ICOM einen Bedarfskatalog erstellt, u. a. mit den folgenden Punkten:

• DV-Freimachung
• Kontrolle von Whitespace, Ruhezonen und Abständen zwischen Elementen
• keine Überlagerung von Kuvertiercodes durch Text
• Einbettung von Overlays, z. B. für Logos
• Harmonisierung von Vorlagen sowie die Zusteuerung von Beilagen
• Freigaben und 4-Augen-Prinzip
• einfaches Ausrollen

Dem positiven Machbarkeitsnachweis folgte wenig später eine Festlegung der Pläne für den Proof of Concept (PoC). Direkt daraus wurde der Prototyp umgesetzt. Dieser umfasst die Bereitstellung einer auf den Servern der ITK gehosteten Anwendung inklusive eines automatisiert ausrollbaren Druckertreibers. Allen AnwenderInnen im Netzwerk zugänglich gemacht, funktioniert der Druckertreiber wie ein Gateway. Durch dieses Eingangstor hindurch gelangen alle Druckaufträge in eine zentrale Verarbeitung. Dazu kommt die Herstellung eines Datenaustauschs mit gesicherten Verbindungskonzepten (einerseits zwischen Client, Server und Datenablage, andererseits beim Austausch per SFTP über Landesdatennetz zu ITEBO) sowie die Anbindung an Active Directory.

Damit begannen die spannenden Testphasen. Zu welchen Ergebnissen und Erkenntnissen würde man gelangen? Innerhalb der ersten vier Wochen erhielten zunächst einige ITK-User sowie kurz darauf die AnwenderInnen einer Abteilung des Landkreises Harburg Zugang zu dem neuen Tool und teilten ihre Erfahrungen. Bei der Auswertung erfolgte ein Abgleich mit dem PoC und eine Fehlerbehebung. Der Verlauf der Testphase zeigte sich sehr vielversprechend. Schon das Standardprodukt von ICOM erfüllte fast alle Anforderungen. Aber zwei besondere Herausforderungen fanden dann doch ihren Weg als erforderliche Anpassung in den Bedarfskatalog.
Bei der Nutzung des Programms kristallisierten sich, je nach Ablauf und vorgesehener Routine, spezielle Verwaltungsbedürfnisse im Bereich der grafischen Benutzeroberfläche heraus. ICOM passte die Usability wunschgemäß an.
Eine weitere Herausforderung betraf die Beschaffenheit von bislang genutzten digitalen Vorlagen für Verwaltungsdokumente. Nicht immer wurden die postkonformen Vorgaben für Adressfelder und das Layout zur Platzierung der DV-Freimachung eingehalten. Man hätte nun aufwändig nach davon betroffenen Vorlagen suchen müssen. Ebenso langwierig wäre danach deren Anpassung sowie der systemweite Ersatz gewesen. Stattdessen wurde gemeinsam ein Mechanismus entwickelt und implementiert. Dabei extrahiert ICOM zunächst die Adressdaten direkt aus den Schreiben. Nach der Übergabe werden sie von ITEBO postkonform neu aufgebracht. Mit dieser Alternative verfügt ITEBO über eine flexible Lösung. Denn trotz Abweichungen in den Vorlagen kann die Verarbeitung unterbrechungsfrei fortgesetzt werden.

…lassen Ergebnisse nicht lange auf sich warten.

Nach der guten Zusammenarbeit konnten die drei Projektteams von ITK, ITEBO und ICOM zügig das Produktivsystem aufsetzen. In der darauffolgenden Phase wurde die Anwendung bereits auf zwei weitere Abteilungen des Landkreises Harburg ausgerollt. Schon jetzt zeigen sich erste Effekte, betont Lutz Erlach:

„Die aktiven User sind sehr zufrieden, insbesondere durch die erhöhte Flexibilität beim mobilen Arbeiten.“

Egal wo gearbeitet wird, es gibt jetzt überhaupt keine Verzögerungen oder Unsicherheiten mehr. Niemand muss am Abteilungsdrucker nachsehen, oder warten bis die Beilagen wieder verfügbar sind. Die schriftliche Korrespondenz eines jeden Mitarbeiters wird von nun an zentral und optimal produziert. Ineffizienz ist komplett gewichen. Was gedruckt werden muss, wird gedruckt – ganz sicher.

ICOM DirectPrint erleichtert AnwenderInnen die Bewältigung vieler Geschäftsvorfälle. Das reicht von der schnellen Abwicklung bei Standardvorgängen über die Zuführung der aktuellsten Beilagen bis hin zu Individualkorrespondenz und beispielsweise zu der Möglichkeit einer Freigabe durch Vorgesetzte oder nach dem 4-Augen-Prinzip.