Die Output-Drehscheibe auf dem Berg

Mit ICOM-Software hat sich die BARMER GEK ein System zur Optimierung des Outputmanagements geschaffen.

Sie heißt nicht nur so, sondern sie ist auch dort: Wer aus dem Wuppertal hinauf zum höchsten Berg des Stadtteils Barmen fährt, der passiert auch die Zentrale der BARMER GEK, nach der jüngsten Fusion mit der Deutschen BKK demnächst wieder die größte deutsche Krankenkasse mit fast zehn Millionen Versicherten. Von hier aus hat man einen erstklassigen Ausblick auf die grünen Höhen des Bergischen Landes, aber auch die Outputprofis haben sich hier einen erstklassigen Überblick verschafft – über den Output von mehr als 30 Millionen Sendungen, die jährlich vom Dokumentenmanagement der Organisation in Wuppertal initiiert werden.

250.000+ Sendungen

täglich

Externer Druck schafft Flexibilität

Gerade sehr große Organisationen wie die BARMER GEK müssen besonders darauf bedacht sein, ihre Flexibilität zu erhalten. Deshalb haben sich die Verantwortlichen schon vor Jahren von einer eigenen Outputproduktion verabschiedet. Die vielen zigtausend Sendungen, die täglich an Mitglieder, Partner und Lieferanten hinausgehen, werden von Druckdienstleistern realisiert, derzeit von einem großen Outputspezialisten in Norddeutschland.
Eine Krankenkasse hat viel zu informieren und zu kommunizieren. Es gibt die großen Briefaktionen an die Mitglieder, zum Beispiel zu Tarifänderungen. Es gibt die Masse der Einzelkommunikation aus den mehreren hundert Geschäftsstellen, und es gibt außerdem eine Menge Mailingaktionen. Um sicherzustellen, dass produktions- und portotechnisch alles optimal läuft, sind viele Vorgaben und Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Oft delegieren Unternehmen diese Optimierungsarbeiten an ihren Druckdienstleister. In Wuppertal hat man jedoch beschlossen, die entscheidenden Funktionalitäten für Produktions- und Portooptimierung in den eigenen Händen zu halten. Das Analysieren und Indizieren der Dokumente im elektronischen Datenstrom, aber auch die portooptimierte Aufbereitung und die wirtschaftliche Organisierung der Jobs werden deshalb im eigenen Haus durchgeführt.

Proaktives Outputmanagement mit ICOM Dokustream

Deshalb beschlossen die Verantwortlichen, das bestehende Outputsystem ICOM Dokustream mit neuen Lösungen aus der ICOM-Softwaresuite aufzurüsten. Output-Spezialist Andreas Schmid: „Wir kümmern uns um die Sortierung nach Postleitzahlen und die Nummerierung, damit wir bei einem täglichen Output von bis zu 250.000 Sendungen von der Post stets den Teilleistungs-Höchstrabatt bekommen. Wir kümmern uns aber auch um die Zusammenstellung der Jobs, damit beim Dienstleister möglichst wenig Rollenwechsel erforderlich sind. Auch mit den Vorbereitungen zur Beilagensteuerung kann man eine Menge Geld sparen.“ Für solch ein Präzisions-Outputmanagement gibt es bei ICOM eine Menge nützlicher Lösungen, zum Beispiel DirectPrint für das Einsammeln zentral zu verarbeitender dezentraler Korrespondenz oder die Steuerzentrale ProductionControl für die Abbildung der gesamten Outputprozesse.
Die detaillierte Organisierung des Dokumentenoutputs schafft nicht nur die erforderliche Sicherheit, jederzeit zu wissen, was und wann vom Outputpartner produziert und bei der Post eingeliefert wird. Exakte Planung bis ins Detail schafft auch Vorteile für die Abrechnung mit dem Druckdienstleister und der Deutschen Post. So ist sie die Grundlage für die Rechnungsautomatisierung: Wo alle Zahlen und Positionen für den jeweiligen Job identisch sind, ist eine Regulierung ohne jeglichen externen Zugriff möglich, und die perfekte Übereinstimmung aller Werte für die beauftragten Jobs, der archivierten Dokumente und der aufgelieferten Sendungen führt zu Sicherheit und Vertrauen, wie sie für die komplexe Kooperation im Outputprozess erforderlich sind.

Moderne Software macht zukunftssicher

Auch für die Zukunft ist die BARMER-Hochleistungsdrehscheibe bestens gerüstet: Wenn die Output- und Portokosten künftig noch detaillierter nach Kostenstellen zugerechnet werden sollen – was derzeit nur für Marketing-Aktionen geschieht – dann stehen die erforderlichen Daten dafür bei den Outputmanagern bereits zur Verfügung.
Derzeit wird der Output der BARMER GEK noch im klassischen Einfarb-Laserdruck erstellt. Beim Druckdienstleister wird aber bereits der Einstieg in den Vollfarb-Digitaldruck vorbereitet. Der Schritt in die Whitepaper-Produktion auf Basis von Highspeed-Inkjetdruck ist – wie bei vielen Druckdienstleistern – schon fest in den Blick genommen worden. Da ist die Komponente Beilagenmanagement besonders hilfreich, weil dann ad hoc entschieden werden kann, ob diese Zusatzinformation als Sonderdruck separat zugefügt oder in den Datenstrom integriert und mitgedruckt werden soll. Noch in diesem Jahr wird die Versorgung des Druckdienstleisters mit Beilagen auf Grundlage der ICOM-Software gemanagt.

Bereit für Multichannel-Kommunikation

Natürlich gibt es auch in der Zentrale der BARMER GEK hauseigene Druck- und Outputpotenziale. Im Dienstleistungszentrum, in das die ehemalige Poststelle und der Hausdruck zusammengefasst sind, gibt es zum Beispiel zahlreiche Möglichkeiten, besonders hochwertigen Output zu erstellen und postfertig zu machen. Spezifische Sonderjobs werden dorthin gesteuert, ebenso wie kleinere Outputmengen über das hauseigene Managed-Print-System an Officedruckern realisiert werden können. Auch die elektronischen, papierlosen Outputkanäle werden in Zukunft sehr an Bedeutung gewinnen.

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