Die Poststelle als Dokumentenlogistik-Zentrale.
Die Wiedervereinigung von Transaktions-, Individual- und Mailingpost bei der EnBW in den neuen Bereich Printcenter.
In vielen Unternehmen geht die Marschrichtung in der Poststelle immer noch in Richtung Outsourcing: Die große industrielle Ausgangspost wurde ins Rechenzentrum verlegt oder gar externen Druckdienstleistern übergeben. Hausservice-Funktionen wurden ausgegliedert oder eingeschränkt.
Ganz anders die Entwicklung im Bereich ISIS OFO (Sendungs- und Informations-Services Operatives Facility Management Office) beim Energieversorger EnBW in Karlsruhe: Hier wuchs eine Poststelle nicht nur mit der Konzernentwicklung. Es wurden auch die Mail-Factory-Funktionen wieder mit der Poststelle zu einer umfassenden Dokumentenlogistik-Zentrale vereint. Eine Schlüsselfunktion haben die IT-Lösungen des Softwarehauses ICOM. Immer neue Funktionen wachsen der integrierten In- und Outputzentrale zu.
EnBW ist das drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen. Vor etwa einem Jahrzehnt wurde es aus diversen baden-württembergischen Elektrizitätswerken zusammengeschlossen. Heute sorgen rund 21.000 Mitarbeiter für einen Umsatz von über 15 Milliarden Euro mit ungefähr 6 Millionen Kunden. Die Briefprofis des Bereichs SIS OFO unter Ressortleiter Hans-Jürgen Fritz haben die Entwicklung des Karlsruher Post- und Briefbereichs von der regionalen Poststelle zur Konzern-Input- und -Outputzentrale mit vollzogen. 1999 gingen noch 1,2 Millionen Sendungen hinaus, 2010 waren es über 19 Millionen.
Ausgangspunkt: Die typische Postverarbeitungs-Spaltung
Früher fand bei der EnBW die Erstellung von Briefsendungen an unterschiedlichen Orten statt: Der klassische Transaktionsdruck (Regelkommunikation, mehrheitlich Rechnungen) wurde in einem speziellen Outputzentrum realisiert. Parallel dazu wurde eine beträchtliche Menge von Individualbriefen dezentral erstellt, gesammelt und – nicht sonderlich produktiv – in der Poststelle verarbeitet. Die Nachteile dieses Verfahrens kennt jeder: undefinierte, unklare, unterschiedliche Prozesse, intransparente, tendenziell hohe Verarbeitungskosten und schlechte Abstimmung zwischen den internen Auftraggebern, der Poststelle und eventuellen externen Dienstleistern. Deshalb wurde in Karlsruhe das Ziel formuliert, diesen Prozess zu vereinheitlichen, zu optimieren und insgesamt einem Dienstleister zu übergeben. Es drohte also das komplette Outsourcing des Ausgangspostbereichs.
Dafür wurde der Markt der Druckdienstleister überprüft, mit dem erstaunlichem Ergebnis:
Vereinigung des Transaktionsdrucks, der Individualpost und der Mailing-Produktion in der Poststelle
Dem Team von Hans-Jürgen Fritz war es in der Klärungsphase gelungen, über einen Benchmark-Prozess gemeinsam mit dem Fachberater Klaus Gettwart die Perspektiven eines neu aufgestellten selbstständigen Geschäftsbereichs einer erweiterten Poststelle herauszuarbeiten. Deshalb wurden jetzt die ehemaligen Bereiche Rechenzentrums-Druck, Massenkuvertierung und Postservice zum Zentralbereich SIS OFO zusammengeschlossen. Er wurde wie ein externer Dienstleister aufgestellt, zunächst als Profitcenter, heue als Costcenter. Hier ist heute ein Kernteam von acht Mitarbeitern aktiv, ergänzt von einem hausinternen Dienstleister, bei dem bis zu 26 Mitarbeiter tätig sind.
Wo früher Briefe und Dokumente auf ganz unterschiedlichen Wegen erstellt, gedruckt, verarbeitet und frankiert wurden, da gibt es bei der EnBW heute eine Dokumentenlogistik-Drehscheibe, die auf der Inputseite eine Vielzahl von Anschlüssen hat. Da sind die klassischen Computeroutput-Ströme mit den Dokumenten für Sondervertrags- und Tarifkunden, Ablesekarten und sonstige Standard-Kundenkorrespondenz. Auf dem gleichen Weg können auch Druckdaten von weiteren Kunden entgegengenommen werden. Heute ist dies insbesondere die bundesweit aktive Stromversorger-Tochter Yello mit Sitz in Köln. In Zukunft wird auch die Individualkorrespondenz aus der Office-Welt hinzukommen.
Am hinteren Ende des Prozesses kommt ein einheitlicher Druckdatenstrom von fertig gespoolten und sortierten Dokumenten an, der über die leistungsfähige Batch-Technologie des Zentrums verarbeitet wird. Dazu später mehr. Das Kernstück der neuen Output-Drehscheibe ist aber die Datenvorbereitung dazwischen. Hier spielt die Software-Suite Dokustream von ICOM die Schlüsselfunktion.
Dokustream: Indizieren – Codieren – Freimachen
Mit Hilfe von Dokustream muss eine Fülle von Funktionen erfüllt werden, damit der ganzheitliche Outputprozess gelingen kann. Der Strom der Dokumente muss auf Mehrfachsendung, die man in ein Versandstück integrieren kann, geprüft werden. Sie müssen für die weitere Verarbeitung mit Codes und Steuerzeichen sowie den Kennungen und Matrix-Codes für die DV-Freimachung der Deutschen Post AG versehen werden. Bei diesen entscheidenden Schritten vom Printfile zum Poststück ist die ICOM-Lösung das Herzstück.
Im Rahmen der Outputplanung wird schließlich das ICOM-Druckoutput-Tool vom Printcenter zur Datenaufbereitung und Portooptimierung gestartet. Parallel dazu werden die Einlieferdaten der Tagesproduktion automatisch per XML-Datensatz an die Deutsche Post AG für die Portoabrechnung übertragen. Die von ICOM aufbereiteten Druckdaten gehen dann an das Prisma-Spoolsystem, von dem aus die Océ-Drucker gerüstet und die Jobs gestartet werden können.
Die große Outputfabrik
Fast 100 Millionen Druckseiten werden in Karlsruhe pro Jahr realisiert und zu 19 Millionen Sendungen verarbeitet.
Dafür gibt es insgesamt fünf PageStream-Rollen-Druckeinheiten, die auch für Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck) kombiniert werden können. Außerdem stehen für die spezifischeren Jobs mehr als ein halbes Dutzend Blatt-Laserdrucker, teilweise mit Vollfarb-Ausstattung, zur Verfügung. Für die Verarbeitung sorgen drei Hochleistungs-Kuvertierstraßen (Kern 2500), außerdem zwei Mittelklasse-Kuvertierer (Kern 686) für kleinere Jobs. Zur erhöhten Produktionsflexibilität sind Druck und Verarbeitung unabhängig voneinander organisiert. Schließlich werden die fertigen Sendungen am Ende aller Kuvertiermaschinen mit Kameras und dem Prüfsystem Skysoft einzeln gelesen, kontrolliert und gezählt. Fehlerhafte Sendungen werden über Closed Loop neu gedruckt. So kann auch der Postausgang einzelner Sendungen in letzter Sekunde gestoppt und ausgesteuert werden.
Diese Abschlusskontrolle ist übrigens keineswegs die einzige Qualitätsmanagement-Instanz. Zuvor wurden Regel-, Serien- und Individualbriefe umfangreichen Test- und Prüfroutinen unterworfen. Bei der Regelkommunikation und den Serienbriefen erhält der Kunde entweder ein PDF als eMail oder ein Originalausdruck zur Prüfung.
Mehr als 10 Millionen Euro Portokosten gehen jährlich von der EnBW an die Deutsche Post AG. Deshalb wird, wie in vielen anderen Unternehmen, der elektronische Versand der Briefe und Dokumente forciert. Der Weg vom reinen Brief- zum Multichannel-Output ist alternativlos.
Modernisierung ist eine Drehscheibe
In einem Jahrzehnt hat sich der integrierte Postbereich von Hans-Jürgen Fritz zu einem Kraftfeld entwickelt, das durch erwiesene Leistungsfähigkeit vermag, ständig neue Aufgabengebiete an sich zu ziehen:
Modernisierung ist keine Einbahnstraße, sondern eine Drehscheibe. Weil man in Karlsruhe einen leistungsfähigen Mechanismus zur Dokumentenlogistik eingerichtet hat, wächst jetzt die Zahl der Input- und Outputanschlüsse kontinuierlich.
Kein Wunder, dass das Team von Hans-Jürgen Fritz Anfang 2010 mit dem Innovationspreis des Wettbewerbs „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet wurde.
