Dienstleistungen für Gott und Welt.
Die ITEBO GmbH auf dem Weg zum umfassenden IT- und Output-Dienstleister.
Oft sind es Haushalts- und Budgetgründe, wenn bestimmte Ressorts der öffentlichen Verwaltung ausgegliedert und als eigene Unternehmen organisiert werden. Manchmal steht aber auch eine eigenständige, erfolgversprechende Geschäftsidee dahinter. Mit fortschrittlichen Konzepten und der leistungsfähigen Output-Software von ICOM hat sich die Osnabrücker ITEBO vor einem Jahrzehnt auf den Weg gemacht. Heute haben die Jobs der neuen Kunden bereits eine solide Mehrheit.
„Seit dem 1. Januar 2000 sind wir selbstständig am Markt. Aber da hatten wir schon 20 Jahre Erfahrung als Kommunale Datenzentrale Osnabrück. Heute liegt bereits der Schwerpunkt auf den Arbeiten für neu hinzugewonnene Kunden – aus dem öffentlichen wie aus dem privaten Sektor.“ Was uns ITEBO-Marketingleiter Stephan Brinkmeyer hier vorstellt, entspricht eigentlich dem Traum jedes Personalchefs von einem Bewerber: Jung, dynamisch, aber mit Jahrzehnte langer Erfahrung. Seit dem 1. Januar 2000 ist man jetzt auf dem Weg von einem vorrangig technisch orientierten IT-Dienstleistungsunternehmen zum Beratungs- und Systemhaus, bei dem es Fach- und Anwendungsberatung ebenso gibt wie technische Services und einen leistungsfähigen Dokumentenoutput. „Für Gott und die Welt“ im Einsatz ist man ganz wörtlich, denn Teilhaber des Unternehmens sind nicht nur die Großstadt Osnabrück und zahlreiche nordwestdeutsche Gebietskörperschaften, sondern auch das Bistum Osnabrück.
Viele Aufgaben – viele Dokumente.
Die ITEBO ist für alle Gemeinden, Verwaltungen und Unternehmen gerade wegen ihrer Vielseitigkeit ein gesuchter Partner. Sie bietet Einführungsstrategien, Schulungen und Realisierungsunterstützung bei allen IT-Innovationen und Datenmigrationen. Sie hat einen technischen Betrieb, der alle Datenverarbeitungs-Clearing und Transaktionsaufgaben übernimmt. Sie stellt Datenschutzbeauftragte und bietet für die elektronische Schriftgutverwaltung fortschrittliche Dokumentenmanagement-Lösungen an. Wo viele Daten und Dokumente gemanagt und verarbeitet werden, da entsteht auch viel Druck- und Post-Output.
Für die Verarbeitung der zahlreichen Druck- und Postverarbeitungsjobs der Kunden zum Druckdatenstrom an die drei leistungsfähigen Xerox-Maschinen sorgt die Outputmanagement-Lösung ICOM Dokustream. Sie besitzt Schnittstellen zu den verschiedensten Files und Spools und bietet Outputsegmentierung nach Brieftypen und Sendungs- bündelung (Vermeidung von Doppelversand). Im Outputzentrum in der Osnabrücker Stüvestraße werden auch keine Briefe mehr freigestempelt. Die Post wird bereits sortiert, portooptimiert und DV-freigemacht ausgedruckt: Der Matrix-Code im Sichtfenster und die EDV-Versandliste sind die Begleiter bei der Großmengen-Einlieferung bei der Deutschen Post AG.
Neben den gelben Briefkisten gibt es bei ITEBO auch die blauen Behältnisse der Osnabrücker Citipost, die für die vielen kommunalen und regionalen Sendungen insbesondere der Städte und Gemeinden Nordwestdeutschlands besonders wirtschaftliche Tarife bietet.
Der schnelle Weg vom Schriftstück zum Poststück.
Weit über 500 Druckseiten schafft das Outputzentrum in Osnabrück pro Minute. Dafür gibt es die leistungsfähigen Postverarbeitungs-Kapazitäten mit Maschinen des Herstellers Kern: Ein Mittelvolumen-System vom Typ 686 und eine Hochleistungsstraße der Serie 2500, die allein 12.000 Sendungen pro Stunde schafft; als neuestes ist jetzt eine Multiformat-Maschine der Serie KAS Mailmaster 465 hinzugekommen.
Diese ergänzt die bestehenden Kuvertierkapazitäten im Normalbrief-Bereich; sie schafft aber auch die automatisierte Großbrief-Produktion für Formate bis DIN B4; gerade beim Versand von Erstverträgen und wertvollen, besonders umfangreichen Unterlagen und Periodika ist der ungefalzte Versand in der großen Hülle die richtige Lösung, die nicht nur von der öffentlichen Verwaltung, sondern insbesondere von Privatunternehmen sehr gefragt ist.
Auf dem Weg zum komplexen Druckdatenstrom.
Die Anforderungen an den Dokumentenoutput wachsen. Wo es früher hauptsächlich um die Realisierung von Post aus geschlossenen Datenbankjobs ging, werden die Ansprüche jetzt komplexer. So hat ITEBO gemeinsam mit ICOM ein Zusatzmodul für die Integration von PDF-Dokumenten innerhalb der Dokustream-Lösung implementiert. Damit können auch komplexe, durchgestaltete Dokumente konvertierungsfrei im Output-Strom realisiert werden. Gerade wegen der Vielfalt der Kunden und Aufgaben ist diese Erweiterung besonders nützlich.
In der Stüvestraße werden die vielen Bescheide und Dokumente verarbeitet, wie sie für Städte und Gemeindeverwaltungen typisch sind: Grund- und Gewerbesteuerbescheide, aber auch Verwarnungen mit Überweisungsvordruck, Postzustellungsurkunden – wegen des Doppel-Umschlags („Brief-in-Brief“) immer eine besondere Herausforderung. Es laufen aber auch Werbemailings der Industrie-Kundschaft und die Monatsabrechnungen eines Telekommunikations-Anbieters.
Dafür werden eine große Menge von Geschäftspapieren und Formularen lagermäßig gehalten und eingesetzt. Stephan Brinkmeyer, ebenso wie sein Abteilungsleiter-Kollege in der Output-Technik Bernhard Hehmann, sind sich einig, dass in Zukunft weitere Innovationen bei der ITEBO GmbH auf der Tagesordnung stehen. Nachdem man heute bereits mit Zusatzfarben drucken kann, ist als konsequenter nächster Schritt das Thema Vollfarb-Drucktechnik geplant.
Besonderer Wert wird von der ITEBO und der ICOM dabei auf das Thema Formular-Design im einheitlichen Workflow auf weißem Papier gelegt. Diese Variante führt kundenseitig zu erheblichen Ressourcen- und Kosteneinsparungen.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von ICOM war seinerzeit die Flexibilität und Skalierbarkeit der ICOM-Lösungen. Eine Entscheidung, die man im Hause bis heute nicht bereut hat.
„Mit ICOM haben wir einen verlässlichen Partner, der schnell und gründlich neue Anforderungen umsetzt. Egal ob es postalische Änderungen sind oder neue Erfordernisse der Produktion und der Prozesse – ICOM ist der Partner, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen.“
Professionalisierung.
Vor zehn Jahren ist man in Osnabrück aus der Enge der städtischen Behörde in den weiten Raum der Kundenbeziehungen und Service-Level-Agreements getreten. Der Erfolg hat der ITEBO in diesem Schritt Recht gegeben.
Auch die mittelständische Wirtschaft vertraut heute auf die Dienstleistungen der ITEBO GmbH – so drucken und kuvertieren die Osnabrücker heute für zahlreiche Unternehmen Rechnungen und Mahnungen wie z. B. für Wessels + Müller, Deutschlands größtem Autoteilehändler.
