Vom Lettershop zum Dokumenten-Logistiker

Direktmarketing- und Versandservices werden im südhessischen Rödermark an der Rudolf-Diesel-Straße schon seit über 15 Jahren gemacht – für Versandhändler, Reiseveranstalter, Mobilfunk-Anbieter und viele andere mehr. Auch die Kommunikations- und Versandzentrale des legendären Radrenn-Stalls Team Telekom war hier, nicht zu vergessen der Lettershop-Stützpunkt des Callcenter-Riesen SNT. Man hat also Erfahrung bei den Outputprofis von Jürgen Scheer. Seit über drei Jahren wird dort jetzt gemeinsam mit dem dem Dortmunder Softwarehaus ICOM an der Zukunft der Briefkommunikation gearbeitet.

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Anfang 2007 wurde der JS-Versandservice zur DOCUsystem GmbH, Scheers Einstieg in die Generation Kundenkommunikation und Direktmarketing 2.0. Über Druck, Postverarbeitung, Adressoptimierung und Versand hinaus bietet das neue Unternehmen seitdem das volle Spektrum der Premium-Leistungen an, das heute von Dokumenten- und Dialogmarketing-Dienstleistern erwartet wird: Individualisierung der Botschaften in Wort und Bild, Schwarzweiß und in Farbe und modernes Output-Management für individuelle Transaktions- und Geschäftspostdokumente mit revisionssicheren Dokumentations- und Archiv-Funktionen.

Rückgrat des neuen Leistungsspektrums sind die Funktionalitäten der Dokumentenlogistik-Softwaresuite des Post-IT-Spezialisten ICOM.

Die Geschäfts-Ausgangspost automatisiert.

In den meisten Unternehmen – auch in großen Konzernen – steckt in der geschäftlichen Einzel-Korrespondenz ein großes Rationalisierungspotenzial. Was nicht einfach über Datenbank und Batchfunktion automatisierbar ist, das wird oft immer noch am einzelnen Arbeitsplatz ausgedruckt, zu Fuß in die Poststelle getragen und dort mit einigem Aufwand zum frankierten und adressierten Poststück verarbeitet.

DOCUway ist das erfolgreiche Premium-Produkt von DOCUsystem für das Dokumentenmanagement der Tagespost. Mit der ICOM-Lösung DirectPrint werden die Briefe wie bisher an den Kunden-Arbeitsplätzen erstellt; danach kann man – ebenfalls wie gewohnt – den „Drucken-Knopf“ betätigen. Der neue Brief landet dann aber nicht einzeln gedruckt im Ausgangspost-Briefkorb, sondern in der elektronischen Post-Sammelmappe bei DOCUsystem.

Jürgen Scheer: „Für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort ändert sich eigentlich gar nichts. Es wird nur der kleine, unwirtschaftliche Drucker am Arbeitsplatz abgeklemmt und der Datenstrom zu uns umgelenkt – ganz ohne Risiko. DirectPrint von unserem Partner ICOM bietet unseren Kunden dabei sehr viel Sicherheit und Komfort. Man kann zum Beispiel den ganzen Tag lang auf die gesammelten Dokumente zugreifen, sie korrigieren und sogar zurückholen.“

Wenn dann am Nachmittag der Geschäftspost-Output startet, bietet das DOCUway-System aber ein Leistungsspektrum, das die Möglichkeiten beim Kunden weit in den Schatten stellt: Die erforderlichen Zusatzinformationen und Prospektbeilagen werden automatisch zugesteuert, Dokumente können auf vorgedruckten Formularen und Bögen erstellt, aber auch komplett vollfarbig auf weißem Papier gedruckt werden, tintenblaue Unterschrift inklusive.

Bei der Druckdatenstrom-Aufbereitung kommen dann die ICOM-Lösungen zur Sortierung und Ausgangspostoptimierung zum Einsatz, so dass alle Porto- und Rabatt-Optionen der Deutschen Post und der neuen Briefdienstleister optimal genutzt werden können.

Treffpunkt großer Namen.

Ein prominenter Kundenkreis nutzt heute bereits den DOCUway-Service aus Rödermark. Die Kreuzfahrten-Reederei AIDA und ein großer nationaler Inkasso-Spezialist, der Stromanbieter ePRIMO und die Kundendienstabteilung von E-Plus sind nur einige Beispiele. Bei letzterem bietet die Mandantenfähigkeit des Systems die Möglichkeit, auch die diversen Mobilfunktöchter des Unternehmens (Base, Medion etc.) individuell und gleichzeitig im identischen Workflow zu bedienen.

Sicherer Output durch leistungsfähige Hard- und Software.

Bei DOCUsystem steht ein leistungsfähiger Digitaldrucker-Park zur Verfügung – schwarzweiß und in Vollfarbe. Außerdem gibt es moderne Postverarbeitungstechnik mit allen Kontrollsystemen von Buhrs und Pitney Bowes. Auch über die Investition in modernen Inkjet-Rollendruck wird in Rödermark nachgedacht. Scheer: „Bei solch einer Entscheidung gibt es bei uns aber keinen Druck. Es geht bei diesem Service ja nicht um die ganz großen Millionenauflagen, sondern um die Realisierung von Qualitätspost im Detail. Unsere Leistungsfähigkeit liegt ja gerade in der Kombination vieler mittlerer Jobs – Tag für Tag.“

Das Frontend für die Kombination vieler Briefaufträge zum einheitlichen Output-Datenstrom ist die Software-Suite DirectPrint / Dokustream / ProductionControl / DV-Freimachung / Portooptimierung von ICOM. Mit den Freimachungs- und Porto-Funktionen ist man übrigens akkreditierter Kooperationspartner der Deutschen Post AG.

Vom schmalen zum breiten Trichter.

Nur auf den ersten Blick ist das DOCUway-Leistungspaket so ausgelegt, dass sich für die Absender beim Kunden nichts ändert. In Wirklichkeit wird sogar vieles besser als bei der konventionellen Inhouse-Verarbeitung.

Einerseits wird der Output durch das „Driverfree Printing“ erheblich problemloser, weil die Druckertreiber-Funktion erst auf der Server-Ebene aktiviert wird. Gleichzeitig können aber mehrere Zusatzfunktionen genutzt werden, die bisher gar nicht zur Verfügung standen: Zweitunterzeichner werden automatisch informiert, dass ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift auf dem Server bereit liegt; dieses wird selbstverständlich erst nach der Erstellung aller Signaturen abgeschickt. Verschiedene Standards wie Farb- und Schwarzweißdruck, Simplex- oder Duplexdruck sowie die Auswahl aus einer großen Anzahl von Beilagen können mitgeschickt werden.

Voller Service durch Eingangspostverarbeitung.

Die perfekte Ergänzung zum DOCUway-Service heißt DOCUscan. Wo große Brief- und Mailing-Mengen herausgeschickt werden, da gibt es auch viel Eingangspost – bei großen Aktionen oft mehr, als man „inhouse“ bewältigen kann. Ablesekarten, Vertragsunterlagen, Bestellcoupons – diese hoch willkommene Markt-Response wird von DOCUsystem mit moderner Scan- und OCR-Erkennungstechnik digitalisiert und verarbeitet.

Für Scheer ist dieser innovative Folge-Service keineswegs das Ende der Qualitätsdienstleistung rund um Brief und Mailing:

„Die Komplettrealisierung von individuellen Marketingbotschaften und Transaktionsdokumenten steht heute noch am Anfang. Wir bereiten uns heute schon auf Produkte und Kundenwünsche vor, die wir jetzt erst in Umrissen erkennen können.

Entscheidend ist dabei unsere Kundenorientierung und die Zusammenarbeit mit Partnern wie ICOM, die uns jederzeit die IT-Lösungen bieten können, bei denen Outsourcing nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch immer besser wird.