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Das kleine Messegespräch mit Icom-Chef Thomas Zerwes über die Organisierung durchgängiger Prozesse im Dokumentenoutput im Postmaster-Magazin

„Die Medien werden bunter,die Welt wird bunter“ so lautete der Titel des „kleinen Messegesprächs“ des Postmaster-Magazins mit unserem geschäftsführenden Gesellschafter Thomas Zerwes. 

Dabei ging es vor allem um die Durchgängigkeit von Dokumenten-Prozessen. Wesentliche Impulse gehen hier von ICOM aus.

Der Multi-Channel-Versand, das Zusammenwachsen von Transaktionsdruck uns Hausdruckerei oder auch die Bedeutung von Compliance sind Megatrends die von ICOM sehr früh erkannt wurden. Entsprechend hat die Produktentwicklungs stets zeitnah entsprechende Lösungen bereitgestellt. In der Regel früher als derRest des Marktes. So auch jetzt mit den Neuerungen des Herbstes.

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Die Poststelle als Dokumentenlogistik-Zentrale.

Die Wiedervereinigung von Transaktions-, Individual- und Mailingpost bei der EnBW in den neuen Bereich Printcenter.


In vielen Unternehmen geht die Marschrichtung in der Poststelle immer noch in Richtung Outsourcing: Die große industrielle Ausgangspost wurde ins Rechenzentrum verlegt oder gar externen Druckdienstleistern übergeben. Hausservice-Funktionen wurden ausgegliedert oder eingeschränkt.

Ganz anders die Entwicklung im Bereich ISIS OFO (Sendungs- und Informations-Services Operatives Facility Management Office) beim Energieversorger EnBW in Karlsruhe: Hier wuchs eine Poststelle nicht nur mit der Konzernentwicklung. Es wurden auch die Mail-Factory-Funktionen wieder mit der Poststelle zu einer umfassenden Dokumentenlogistik-Zentrale vereint. Eine Schlüsselfunktion haben die IT-Lösungen des Softwarehauses ICOM. Immer neue Funktionen wachsen der integrierten In- und Outputzentrale zu.


EnBW ist das drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen. Vor etwa einem Jahrzehnt wurde es aus diversen baden-württembergischen Elektrizitätswerken zusammengeschlossen. Heute sorgen rund 21.000 Mitarbeiter für einen Umsatz von über 15 Milliarden Euro mit ungefähr 6 Millionen Kunden. Die Briefprofis des Bereichs SIS OFO unter Ressortleiter Hans-Jürgen Fritz haben die Entwicklung des Karlsruher Post- und Briefbereichs von der regionalen Poststelle zur Konzern-Input- und -Outputzentrale mit vollzogen. 1999 gingen noch 1,2 Millionen Sendungen hinaus, 2010 waren es über 19 Millionen.

Ausgangspunkt: Die typische Postverarbeitungs-Spaltung

Früher fand bei der EnBW die Erstellung von Briefsendungen an unterschiedlichen Orten statt: Der klassische Transaktionsdruck (Regelkommunikation, mehrheitlich Rechnungen) wurde in einem speziellen Outputzentrum realisiert. Parallel dazu wurde eine beträchtliche Menge von Individualbriefen dezentral erstellt, gesammelt und – nicht sonderlich produktiv – in der Poststelle verarbeitet. Die Nachteile dieses Verfahrens kennt jeder: undefinierte, unklare, unterschiedliche Prozesse, intransparente, tendenziell hohe Verarbeitungskosten und schlechte Abstimmung zwischen den internen Auftraggebern, der Poststelle und eventuellen externen Dienstleistern. Deshalb wurde in Karlsruhe das Ziel formuliert, diesen Prozess zu vereinheitlichen, zu optimieren und insgesamt einem Dienstleister zu übergeben. Es drohte also das komplette Outsourcing des Ausgangspostbereichs.

Dafür wurde der Markt der Druckdienstleister überprüft, mit dem erstaunlichem Ergebnis:

Vereinigung des Transaktionsdrucks, der Individualpost und der Mailing-Produktion in der Poststelle

Dem Team von Hans-Jürgen Fritz war es in der Klärungsphase gelungen, über einen Benchmark-Prozess gemeinsam mit dem Fachberater Klaus Gettwart die Perspektiven eines neu aufgestellten selbstständigen Geschäftsbereichs einer erweiterten Poststelle herauszuarbeiten. Deshalb wurden jetzt die ehemaligen Bereiche Rechenzentrums-Druck, Massenkuvertierung und Postservice zum Zentralbereich SIS OFO zusammengeschlossen. Er wurde wie ein externer Dienstleister aufgestellt, zunächst als Profitcenter, heue als Costcenter. Hier ist heute ein Kernteam von acht Mitarbeitern aktiv, ergänzt von einem hausinternen Dienstleister, bei dem bis zu 26 Mitarbeiter tätig sind.

Wo früher Briefe und Dokumente auf ganz unterschiedlichen Wegen erstellt, gedruckt, verarbeitet und frankiert wurden, da gibt es bei der EnBW heute eine Dokumentenlogistik-Drehscheibe, die auf der Inputseite eine Vielzahl von Anschlüssen hat. Da sind die klassischen Computeroutput-Ströme mit den Dokumenten für Sondervertrags- und Tarifkunden, Ablesekarten und sonstige Standard-Kundenkorrespondenz. Auf dem gleichen Weg können auch Druckdaten von weiteren Kunden entgegengenommen werden. Heute ist dies insbesondere die bundesweit aktive Stromversorger-Tochter Yello mit Sitz in Köln. In Zukunft wird auch die Individualkorrespondenz aus der Office-Welt hinzukommen.

Am hinteren Ende des Prozesses kommt ein einheitlicher Druckdatenstrom von fertig gespoolten und sortierten Dokumenten an, der über die leistungsfähige Batch-Technologie des Zentrums verarbeitet wird. Dazu später mehr. Das Kernstück der neuen Output-Drehscheibe ist aber die Datenvorbereitung dazwischen. Hier spielt die Software-Suite Dokustream von ICOM die Schlüsselfunktion.

Dokustream: Indizieren – Codieren – Freimachen

Mit Hilfe von Dokustream muss eine Fülle von Funktionen erfüllt werden, damit der ganzheitliche Outputprozess gelingen kann. Der Strom der Dokumente muss auf Mehrfachsendung, die man in ein Versandstück integrieren kann, geprüft werden. Sie müssen für die weitere Verarbeitung mit Codes und Steuerzeichen sowie den Kennungen und Matrix-Codes für die DV-Freimachung der Deutschen Post AG versehen werden. Bei diesen entscheidenden Schritten vom Printfile zum Poststück ist die ICOM-Lösung das Herzstück.


Im Rahmen der Outputplanung wird schließlich das ICOM-Druckoutput-Tool vom Printcenter zur Datenaufbereitung und Portooptimierung gestartet. Parallel dazu werden die Einlieferdaten der Tagesproduktion automatisch per XML-Datensatz an die Deutsche Post AG für die Portoabrechnung übertragen. Die von ICOM aufbereiteten Druckdaten gehen dann an das Prisma-Spoolsystem, von dem aus die Océ-Drucker gerüstet und die Jobs gestartet werden können.

Die große Outputfabrik

Fast 100 Millionen Druckseiten werden in Karlsruhe pro Jahr realisiert und zu 19 Millionen Sendungen verarbeitet.

Dafür gibt es insgesamt fünf PageStream-Rollen-Druckeinheiten, die auch für Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck) kombiniert werden können. Außerdem stehen für die spezifischeren Jobs mehr als ein halbes Dutzend Blatt-Laserdrucker, teilweise mit Vollfarb-Ausstattung, zur Verfügung. Für die Verarbeitung sorgen drei Hochleistungs-Kuvertierstraßen (Kern 2500), außerdem zwei Mittelklasse-Kuvertierer (Kern 686) für kleinere Jobs. Zur erhöhten Produktionsflexibilität sind Druck und Verarbeitung unabhängig voneinander organisiert. Schließlich werden die fertigen Sendungen am Ende aller Kuvertiermaschinen mit Kameras und dem Prüfsystem Skysoft einzeln gelesen, kontrolliert und gezählt. Fehlerhafte Sendungen werden über Closed Loop neu gedruckt. So kann auch der Postausgang einzelner Sendungen in letzter Sekunde gestoppt und ausgesteuert werden.

Diese Abschlusskontrolle ist übrigens keineswegs die einzige Qualitätsmanagement-Instanz. Zuvor wurden Regel-, Serien- und Individualbriefe umfangreichen Test- und Prüfroutinen unterworfen. Bei der Regelkommunikation und den Serienbriefen erhält der Kunde entweder ein PDF als eMail oder ein Originalausdruck zur Prüfung.

Mehr als 10 Millionen Euro Portokosten gehen jährlich von der EnBW an die Deutsche Post AG. Deshalb wird, wie in vielen anderen Unternehmen, der elektronische Versand der Briefe und Dokumente forciert. Der Weg vom reinen Brief- zum Multichannel-Output ist alternativlos.

Modernisierung ist eine Drehscheibe

In einem Jahrzehnt hat sich der integrierte Postbereich von Hans-Jürgen Fritz zu einem Kraftfeld entwickelt, das durch erwiesene Leistungsfähigkeit vermag, ständig neue Aufgabengebiete an sich zu ziehen:


  • Das Postzentrum ist heute auch Eingangsportal für das große Konzern-Dokumentenmanagement mit Capturing und Klassifikation.

  • Dieses Management mit digitalen Dokumenten sorgt Schritt für Schritt dafür, dass die Verantwortlichkeiten für die digitale Langzeitarchivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten, aber auch von internen elektronischen Unterlagen bei SES OFO zusammenlaufen.

  • Der Umgang mit eingehenden und umlaufenden nachweispflichtigen Sendungen (Paket und Päckchen, Einschreibe- und Expresssendungen), wird über ein digitales Registrier- und Bestätigungssystem (Optikep) realisiert.

  • Der leistungsfähige Printbereich übernimmt immer mehr Hausdruck-Funktionen, zum Beispiel die Produktion von Zählerkarten, Dokumentationen, Großformat-Prints und Mailingaktionen.


Modernisierung ist keine Einbahnstraße, sondern eine Drehscheibe. Weil man in Karlsruhe einen leistungsfähigen Mechanismus zur Dokumentenlogistik eingerichtet hat, wächst jetzt die Zahl der Input- und Outputanschlüsse kontinuierlich.

Kein Wunder, dass das Team von Hans-Jürgen Fritz Anfang 2010 mit dem Innovationspreis des Wettbewerbs „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet wurde.



Andere Case Studies


Dienstleistungen für Gott und Welt.

Die ITEBO GmbH auf dem Weg zum umfassenden IT- und Output-Dienstleister.


Oft sind es Haushalts- und Budgetgründe, wenn bestimmte Ressorts der öffentlichen Verwaltung ausgegliedert und als eigene Unternehmen organisiert werden. Manchmal steht aber auch eine eigenständige, erfolgversprechende Geschäftsidee dahinter. Mit fortschrittlichen Konzepten und der leistungsfähigen Output-Software von ICOM hat sich die Osnabrücker ITEBO vor einem Jahrzehnt auf den Weg gemacht. Heute haben die Jobs der neuen Kunden bereits eine solide Mehrheit.


„Seit dem 1. Januar 2000 sind wir selbstständig am Markt. Aber da hatten wir schon 20 Jahre Erfahrung als Kommunale Datenzentrale Osnabrück. Heute liegt bereits der Schwerpunkt auf den Arbeiten für neu hinzugewonnene Kunden – aus dem öffentlichen wie aus dem privaten Sektor.“ Was uns ITEBO-Marketingleiter Stephan Brinkmeyer hier vorstellt, entspricht eigentlich dem Traum jedes Personalchefs von einem Bewerber: Jung, dynamisch, aber mit Jahrzehnte langer Erfahrung. Seit dem 1. Januar 2000 ist man jetzt auf dem Weg von einem vorrangig technisch orientierten IT-Dienstleistungsunternehmen zum Beratungs- und Systemhaus, bei dem es Fach- und Anwendungsberatung ebenso gibt wie technische Services und einen leistungsfähigen Dokumentenoutput. „Für Gott und die Welt“ im Einsatz ist man ganz wörtlich, denn Teilhaber des Unternehmens sind nicht nur die Großstadt Osnabrück und zahlreiche nordwestdeutsche Gebietskörperschaften, sondern auch das Bistum Osnabrück.

Viele Aufgaben – viele Dokumente.

Die ITEBO ist für alle Gemeinden, Verwaltungen und Unternehmen gerade wegen ihrer Vielseitigkeit ein gesuchter Partner. Sie bietet Einführungsstrategien, Schulungen und Realisierungsunterstützung bei allen IT-Innovationen und Datenmigrationen. Sie hat einen technischen Betrieb, der alle Datenverarbeitungs-Clearing und Transaktionsaufgaben übernimmt. Sie stellt Datenschutzbeauftragte und bietet für die elektronische Schriftgutverwaltung fortschrittliche Dokumentenmanagement-Lösungen an. Wo viele Daten und Dokumente gemanagt und verarbeitet werden, da entsteht auch viel Druck- und Post-Output.

Für die Verarbeitung der zahlreichen Druck- und Postverarbeitungsjobs der Kunden zum Druckdatenstrom an die drei leistungsfähigen Xerox-Maschinen sorgt die Outputmanagement-Lösung ICOM Dokustream. Sie besitzt Schnittstellen zu den verschiedensten Files und Spools und bietet Outputsegmentierung nach Brieftypen und Sendungs- bündelung (Vermeidung von Doppelversand). Im Outputzentrum in der Osnabrücker Stüvestraße werden auch keine Briefe mehr freigestempelt. Die Post wird bereits sortiert, portooptimiert und DV-freigemacht ausgedruckt: Der Matrix-Code im Sichtfenster und die EDV-Versandliste sind die Begleiter bei der Großmengen-Einlieferung bei der Deutschen Post AG.


Neben den gelben Briefkisten gibt es bei ITEBO auch die blauen Behältnisse der Osnabrücker Citipost, die für die vielen kommunalen und regionalen Sendungen insbesondere der Städte und Gemeinden Nordwestdeutschlands besonders wirtschaftliche Tarife bietet.

Der schnelle Weg vom Schriftstück zum Poststück.

Weit über 500 Druckseiten schafft das Outputzentrum in Osnabrück pro Minute. Dafür gibt es die leistungsfähigen Postverarbeitungs-Kapazitäten mit Maschinen des Herstellers Kern: Ein Mittelvolumen-System vom Typ 686 und eine Hochleistungsstraße der Serie 2500, die allein 12.000 Sendungen pro Stunde schafft; als neuestes ist jetzt eine Multiformat-Maschine der Serie KAS Mailmaster 465 hinzugekommen.


Diese ergänzt die bestehenden Kuvertierkapazitäten im Normalbrief-Bereich; sie schafft aber auch die automatisierte Großbrief-Produktion für Formate bis DIN B4; gerade beim Versand von Erstverträgen und wertvollen, besonders umfangreichen Unterlagen und Periodika ist der ungefalzte Versand in der großen Hülle die richtige Lösung, die nicht nur von der öffentlichen Verwaltung, sondern insbesondere von Privatunternehmen sehr gefragt ist.

Auf dem Weg zum komplexen Druckdatenstrom.

Die Anforderungen an den Dokumentenoutput wachsen. Wo es früher hauptsächlich um die Realisierung von Post aus geschlossenen Datenbankjobs ging, werden die Ansprüche jetzt komplexer. So hat ITEBO gemeinsam mit ICOM ein Zusatzmodul für die Integration von PDF-Dokumenten innerhalb der Dokustream-Lösung implementiert. Damit können auch komplexe, durchgestaltete Dokumente konvertierungsfrei im Output-Strom realisiert werden. Gerade wegen der Vielfalt der Kunden und Aufgaben ist diese Erweiterung besonders nützlich.

In der Stüvestraße werden die vielen Bescheide und Dokumente verarbeitet, wie sie für Städte und Gemeindeverwaltungen typisch sind: Grund- und Gewerbesteuerbescheide, aber auch Verwarnungen mit Überweisungsvordruck, Postzustellungsurkunden – wegen des Doppel-Umschlags („Brief-in-Brief“) immer eine besondere Herausforderung. Es laufen aber auch Werbemailings der Industrie-Kundschaft und die Monatsabrechnungen eines Telekommunikations-Anbieters.

Dafür werden eine große Menge von Geschäftspapieren und Formularen lagermäßig gehalten und eingesetzt. Stephan Brinkmeyer, ebenso wie sein Abteilungsleiter-Kollege in der Output-Technik Bernhard Hehmann, sind sich einig, dass in Zukunft weitere Innovationen bei der ITEBO GmbH auf der Tagesordnung stehen. Nachdem man heute bereits mit Zusatzfarben drucken kann, ist als konsequenter nächster Schritt das Thema Vollfarb-Drucktechnik geplant.

Besonderer Wert wird von der ITEBO und der ICOM dabei auf das Thema Formular-Design im einheitlichen Workflow auf weißem Papier gelegt. Diese Variante führt kundenseitig zu erheblichen Ressourcen- und Kosteneinsparungen.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von ICOM war seinerzeit die Flexibilität und Skalierbarkeit der ICOM-Lösungen. Eine Entscheidung, die man im Hause bis heute nicht bereut hat.

„Mit ICOM haben wir einen verlässlichen Partner, der schnell und gründlich neue Anforderungen umsetzt. Egal ob es postalische Änderungen sind oder neue Erfordernisse der Produktion und der Prozesse – ICOM ist der Partner, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen.“

Professionalisierung.

Vor zehn Jahren ist man in Osnabrück aus der Enge der städtischen Behörde in den weiten Raum der Kundenbeziehungen und Service-Level-Agreements getreten. Der Erfolg hat der ITEBO in diesem Schritt Recht gegeben.

Auch die mittelständische Wirtschaft vertraut heute auf die Dienstleistungen der ITEBO GmbH – so drucken und kuvertieren die Osnabrücker heute für zahlreiche Unternehmen Rechnungen und Mahnungen wie z. B. für Wessels + Müller, Deutschlands größtem Autoteilehändler.



Andere Case Studies


Das kleine Messegespräch mit Icom-Chef Thomas Zerwes über die Organisierung durchgängiger Prozesse im Dokumentenoutput im Postmaster-Magazin

„Die Medien werden bunter,die Welt wird bunter“ so lautete der Titel des „kleinen Messegesprächs“ des Postmaster-Magazins mit unserem geschäftsführenden Gesellschafter Thomas Zerwes. 

Dabei ging es vor allem um die Durchgängigkeit von Dokumenten-Prozessen. Wesentliche Impulse gehen hier von ICOM aus.

Der Multi-Channel-Versand, das Zusammenwachsen von Transaktionsdruck uns Hausdruckerei oder auch die Bedeutung von Compliance sind Megatrends die von ICOM sehr früh erkannt wurden. Entsprechend hat die Produktentwicklungs stets zeitnah entsprechende Lösungen bereitgestellt. In der Regel früher als derRest des Marktes. So auch jetzt mit den Neuerungen des Herbstes.

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Die neuesten ICOM-Lösungen für anspruchsvolle Produkte in Mailroom, Rechenzentrum und Hausdruckerei

Das Postmaster Magazin 5/2012 sah uns bereits vor der DRUPA ganz vorn. Anlaß waren unsere Neuheiten zum Ausschießen im Transaktionsdruck sowie die ICOM Webservices. An Ausschieß-Software mangelte es auf der DRUPA nicht. Im Gegensatz zum Ausschießen von Broschüren – wo es genau ein Ausschieß-Schema für eine ganze Auflage einer Broschüre gibt – ist unsere Lösung aber konzipiert, um in einem PDF-Transaktions-Druckjob, beispielsweise Versicherungsdokumente, jedes Dokument nach einem anderen Schema auszuschießen. Denn das eine Dokument mag 6 Seiten haben, das nächste vielleicht 12, und das danach 5 Seiten. Kombiniert mit unseren Webservices ist das eine Sensation. Wir sind hier der Zeit voraus. Das Zusammenwachsen der Digitaldruck- und der Offset-Technologien führt aber dazu, daß man jeweils auch die Aufgabenstellungen der anderen Seite erbt. Hier setzt ICOM mit zukunftsweisenden Lösungen an.

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ICOM präsentierte, erstmals mit eigenem Messestand auf der DRUPA vertreten, seine bewährten und neuen Lösungen.

Dokustream Smart, die neue Einstiegslösung zum Beispiel: Die volle Bandbreite der Druckdatenanalyse und der Druckdatenaufbereitung wird hier geboten. Texte und grafische Elemente austauschen oder hinzufügen, Overlays hinzufügen, Barcodes für die Kuvertiervorbereitung einbringen und vieles mehr bietet dieses Basisprodukt. Das Beste: Dokustream Smart kann jederzeit zu Dokustream ausgebaut werden, ohne jeden Verlust!

Der erfolgreiche PDF Workflow, wird um ein neues Modul erweitert: ICOM präsentiert das Ausschießen von Transaktionsdokumenten mit der Auflage Eins und ermöglicht damit die hoch-effiziente Broschürenfertigung von Transaktionsdokumenten.

Mit den ICOM Webservices starten wir in eine neue Ära des Output Managements.

Besonders haben wir uns gefreut der Gastgeber für die PDF Association zu sein, die auf unserem Stand als Unteraussteller zu Gast war.

Insgesamt, war besonders auch das Interesse des internationalen Publikums riesig, so daß die ICOM Auftragsbücher gut gefüllt sind. Ihren Ruf als Order-Messe hat die DRUPA trotz rückläufiger Besucherzahlen voll erfüllt.

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