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Update von ICOM InfoMail /DV-Frei mit neuer Frankier-ID und Infrastrukturrabatt

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DV-Freimachung mit ICOM InfoMail /DV-Frei wurde erneut von der DPAG zertifiziert

Das aktualiserte Programm kann die neue Frankier-ID verarbeiten und aufbringen. Mit ICOM InfoMail /DV-Frei ab Version 9.1.39 können Sie Ihre DV-Freimachung nun auch mit diesem neuen Freimachungsvermerk versehen.

In der Frankier-ID wird die Sendungsidentität ersatzweise festgehalten, sollte der Matrixcode nicht erfasst werden können. Dazu wurde die Ausgabestruktur von ICOM InfoMail /DV-Frei um die Felder ICFRANKID ergänzt.ICOM InfoMail /DV-Frei

Alle Neuerungen der Version 9.1.39

  • DV-Freimachung mit neuer Frankier-ID
  • Neuer Infrastrukturrabatt der DPAG integriert
  • Mailings mit TRACK&MATCH

Technische Voraussetzungen:

Alle Vorgängerversionen von ICOM InfoMail /DV-Frei.
Hinweis für Anwender der Outputmanagement-Suite: Ausführliche Erläuterungen zu den Einstellungen in Dokustream-Jobkarten für den jeweiligen Druckdatenstrom (PDF, AFP, PCL u.a.) finden Sie im Software-Package.

Verfügbarkeit

Die neue Version wurde an alle Anwender mit Wartungsvertrag ausgeliefert. Das neue Release kann ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bezogen werden.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.



Externe Links:

Weitere Information zu TRACK&MATCH der Deutschen Post.

ICOM InfoMail /DV-Frei 8.6 zertifiziert

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Erneut Zertifizierung als DV-Freimachungslösung

ICOM InfoMail /DV-Frei ist seit 1997 von der DPAG für den Einsatz als DV-Freimachungslösung zertifiziert. Nachdem nun einige Änderungen und Erweiterungen in Abprache mit der DPAG gemacht worden sind, wurde nun die neue Version 8.6 mit Wirkung zum 28.3.2014 erneut zertifiziert, dazu passend wurden die AM.exchange-Sätze mit Wirkung zum 25.3. zertifiziert.

Folgende Erweiterungen wurden damit u.a. zertifiziert:

  • Erweiterung um DV-Freimachung ePZA National, inkl. AM.exchange Anmeldungen
  • AM.exchange-Datensätze für die Netto-Abrechnung Teilleistungen
  • Erweiterung der DV-Freimachungslisten um kundenindividuelles Feld

Technische Voraussetzungen:

ICOM InfoMail /DV-Frei. Update auf das Release 8.6, das neue Modul PZA erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM InfoMail /DV-Frei und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

InfoMail Schwer – Änderungen zum 1.8.2013

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Mit Wirkung zum 1.8. 2013 ändert die Deutsche Post/DHL die Regeln für den Versand von Infopost Schwer grundlegend. ICOM stellt sich darauf ein und passt seine marktführende Portooptimierung ICOM InfoMail /Schwer an die neuen Anforderungen kurzfristig an.

Wichtige Änderungen auf einen Blick.

Änderung der Rabattstrukturen:

Alle bisherigen Rabatte fallen weg, darunter:

  • Rabatte für zielreine Transporteinheiten mind. 25 Paletten pro Ziel PZ
  • Saisonzeiträume/Saisonkatalog
  • Preisliste Saisonkatalog

Wegfall Aufzahlmöglichkeiten von Fehlmengen Paletten/Rollbehälter oder Gesamtmengen, z.B.:

  • Zum Erreichen der Mindeststückzahlen je Ziel-PZ (250 Sendungen) = Fehlmengen
  • Zum Erreichen des Mindestgewichts von 700 kg pro Palette
  • Zum Erreichen eines höheren Preisnachlasses bei Einlieferung großer Mengen
  • (z. B. Aufzahlung, um 250.000 Sdg. = 0,5 % Nachlass zu erreichen)
  • Wegfall Rabatte für Einlieferung im 6-Wochen Zeitraum
  • Wegfall Preisnachlässe für Ballungs- und Verdichtungsräume
  • Wegfall: Mengenrabatt ab 250.000 Sendungen
  • Wegfall Mengenrabatt für Einlieferungen an unterschiedlichen Orten innerhalb einer 6-Wochen-Frist
  • Wegfall Rabatt: Einlieferung bei rechtzeitiger Vorankündigung ab 500.000 Sdgn. (innerhalb von 16-Wochen) (= „kapazitätsorientierte Absprache“)
  • Wegfall Aufpreis von 0,05 EUR pro Sendung bei Einlieferung in KW 50/51

Die Neuerungen in der Kurzzusammenfassung:

  • NEU: Mengenrabatt 8.000 bis 250.000 Sendungen
  • NEU: Es können auch Einlieferungen an unterschiedlichen Orten innerhalb einer 30-Kalendertage-Frist zusammengefasst werden, um den Mengenrabatt zu erhalten
  • NEU: Zuschlag von 0,30 €/Sendung, die nicht auf zielreiner Palette vorsortiert ist, also auf einer Deutschlandpalette 0-9 eingeliefert wird
  • NEU: Mindestgewicht einer Palette: 250 kg


Kunden mit Software-Pflegevertrag erhalten für Ihre ICOM InfoMail /Schwer Portooptimierungssoftware das Update kurzfristig geliefert. Alle anderen Kunden sprechen bitte unseren Vertrieb an.

Portooptimierung mit ICOM InfoMail /Schwer

ICOM InfoMail /Schwer erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

Dokustream-Modul Kampagnenmanagement

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One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Parametrierung

Es gibt dazu je Beilage ein neues Schlüsselwort mit 5 Parametern hier beispielhaft für Beilage 1:

KAMPAGNE01 „Kampagnendatei“ „ID-Feld“ „Kontroll-Feld“ „Protokoll“ „Delimiter“


ParameterBeschreibung
KampagnendateiAnfangs enthält die Textdatei eine Liste (ein Eintrag / Zeile) von ID’s, die im Rahmen einer Kampagne eine Beilage erhalten sollen.
Sobald für eine ID eine Beilage ausgegeben wurde, wird die Zeile mit der entsprechenden ID um das aktuelle Datum (Format JJMMTT) und um den Inhalt des (optionalen) Feldes „Kontroll-Feld“ erweitert, jeweils getrennt durch den „Delimiter“ (Optional, „;“ ist default).
ID-FeldFeldname. Muss vorhanden sein. Inhalt wird in der Eingabedatei gesucht, um den Empfänger einer Beilage zu identifizieren.
Kontroll-FeldOptional. Wenn vorhanden, wird der Feldinhalt in die Eingabedatei in der Zeile eingefügt, an die eine Beilage ausgegeben wurde.
ProtokollOptional. Dateiname einer Protokolldatei. Enthält eine Liste der ID’s, an die im aktuellen Lauf eine Beilage ausgegeben wurde.

Arbeitsweise

Beilagen, die über die Kampagne laufen sollen, müssen zuvor ganz normal als Muss- oder Kann-Beilage in der .mac von ICOM Dokustream definiert werden. Es können alle Beilagen über eine Kampagne laufen. Da die Eingabedateien während der Laufzeit zur Performanceoptimierung im Hauptspeicher bleiben, steht für die Dokumente entsprechend weniger Hauptspeicher zur Verfügung. Auswirkungen dürfte das aber nur bei sehr großen Kampagnen und / oder sehr großen Dokumenten haben.

Bei jedem Dokument wird der Inhalt des Feldes ID-Feld in der Eingabdedatei über ein .ifm-Feld gesucht. Wird er nicht gefunden, wird für dieses Dokument die Kuvertierbeilage nicht gezogen. Wird er gefunden, wird nur dann eine Beilage ausgegeben, wenn in der Dokustream Variablen ausschließlich der Wert des ID-Feldes zu finden ist. Gleichzeitig wird in der Kampagnendatei eine Markierung gesetzt, damit für weitere Dokumente mit derselben ID nicht auch noch eine Beilage ausgegeben wird.

Bei der Ausgabe einer Beilage mit Kampagne wird dann in der Kampagnendatei die entsprechende Zeile um Datum und optionalem Inhalt des Kontroll-Feldes erweitert.

Normalerweise wird so eine Beilage als Kann-Beilage definiert werden. Gibt es mehrere Dokumente mit derselben ID, so erhält ja nur das erste eine Kann-Beilage. Sollte diese Kann-Beilage nicht zum Zuge kommen, weil der entsprechende Umschlag bereits voll ist, wird sie auch nicht mit einem der weiteren Umschläge (für diese Dokumenten-ID) ausgegeben, auch wenn dort mehr Platz sein sollte.

Im normalen Dokustream-Protokoll wird jeweils mit ausgegeben, wie viele Beilagen noch für die Kampagne ausgegeben werden müssen.

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.316 (dies ist ein Working-Release), das Modul erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM Dokustream und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.


Download White Paper:

Update von ICOM InfoMail /DV-Frei mit neuer Frankier-ID und Infrastrukturrabatt

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DV-Freimachung mit ICOM InfoMail /DV-Frei wurde erneut von der DPAG zertifiziert

Das aktualiserte Programm kann die neue Frankier-ID verarbeiten und aufbringen. Mit ICOM InfoMail /DV-Frei ab Version 9.1.39 können Sie Ihre DV-Freimachung nun auch mit diesem neuen Freimachungsvermerk versehen.

In der Frankier-ID wird die Sendungsidentität ersatzweise festgehalten, sollte der Matrixcode nicht erfasst werden können. Dazu wurde die Ausgabestruktur von ICOM InfoMail /DV-Frei um die Felder ICFRANKID ergänzt.ICOM InfoMail /DV-Frei

Alle Neuerungen der Version 9.1.39

  • DV-Freimachung mit neuer Frankier-ID
  • Neuer Infrastrukturrabatt der DPAG integriert
  • Mailings mit TRACK&MATCH

Technische Voraussetzungen:

Alle Vorgängerversionen von ICOM InfoMail /DV-Frei.
Hinweis für Anwender der Outputmanagement-Suite: Ausführliche Erläuterungen zu den Einstellungen in Dokustream-Jobkarten für den jeweiligen Druckdatenstrom (PDF, AFP, PCL u.a.) finden Sie im Software-Package.

Verfügbarkeit

Die neue Version wurde an alle Anwender mit Wartungsvertrag ausgeliefert. Das neue Release kann ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bezogen werden.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.



Externe Links:

Weitere Information zu TRACK&MATCH der Deutschen Post.

ICOM InfoMail /DV-Frei 8.6 zertifiziert

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Erneut Zertifizierung als DV-Freimachungslösung

ICOM InfoMail /DV-Frei ist seit 1997 von der DPAG für den Einsatz als DV-Freimachungslösung zertifiziert. Nachdem nun einige Änderungen und Erweiterungen in Abprache mit der DPAG gemacht worden sind, wurde nun die neue Version 8.6 mit Wirkung zum 28.3.2014 erneut zertifiziert, dazu passend wurden die AM.exchange-Sätze mit Wirkung zum 25.3. zertifiziert.

Folgende Erweiterungen wurden damit u.a. zertifiziert:

  • Erweiterung um DV-Freimachung ePZA National, inkl. AM.exchange Anmeldungen
  • AM.exchange-Datensätze für die Netto-Abrechnung Teilleistungen
  • Erweiterung der DV-Freimachungslisten um kundenindividuelles Feld

Technische Voraussetzungen:

ICOM InfoMail /DV-Frei. Update auf das Release 8.6, das neue Modul PZA erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM InfoMail /DV-Frei und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

InfoMail Schwer – Änderungen zum 1.8.2013

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Mit Wirkung zum 1.8. 2013 ändert die Deutsche Post/DHL die Regeln für den Versand von Infopost Schwer grundlegend. ICOM stellt sich darauf ein und passt seine marktführende Portooptimierung ICOM InfoMail /Schwer an die neuen Anforderungen kurzfristig an.

Wichtige Änderungen auf einen Blick.

Änderung der Rabattstrukturen:

Alle bisherigen Rabatte fallen weg, darunter:

  • Rabatte für zielreine Transporteinheiten mind. 25 Paletten pro Ziel PZ
  • Saisonzeiträume/Saisonkatalog
  • Preisliste Saisonkatalog

Wegfall Aufzahlmöglichkeiten von Fehlmengen Paletten/Rollbehälter oder Gesamtmengen, z.B.:

  • Zum Erreichen der Mindeststückzahlen je Ziel-PZ (250 Sendungen) = Fehlmengen
  • Zum Erreichen des Mindestgewichts von 700 kg pro Palette
  • Zum Erreichen eines höheren Preisnachlasses bei Einlieferung großer Mengen
  • (z. B. Aufzahlung, um 250.000 Sdg. = 0,5 % Nachlass zu erreichen)
  • Wegfall Rabatte für Einlieferung im 6-Wochen Zeitraum
  • Wegfall Preisnachlässe für Ballungs- und Verdichtungsräume
  • Wegfall: Mengenrabatt ab 250.000 Sendungen
  • Wegfall Mengenrabatt für Einlieferungen an unterschiedlichen Orten innerhalb einer 6-Wochen-Frist
  • Wegfall Rabatt: Einlieferung bei rechtzeitiger Vorankündigung ab 500.000 Sdgn. (innerhalb von 16-Wochen) (= „kapazitätsorientierte Absprache“)
  • Wegfall Aufpreis von 0,05 EUR pro Sendung bei Einlieferung in KW 50/51

Die Neuerungen in der Kurzzusammenfassung:

  • NEU: Mengenrabatt 8.000 bis 250.000 Sendungen
  • NEU: Es können auch Einlieferungen an unterschiedlichen Orten innerhalb einer 30-Kalendertage-Frist zusammengefasst werden, um den Mengenrabatt zu erhalten
  • NEU: Zuschlag von 0,30 €/Sendung, die nicht auf zielreiner Palette vorsortiert ist, also auf einer Deutschlandpalette 0-9 eingeliefert wird
  • NEU: Mindestgewicht einer Palette: 250 kg


Kunden mit Software-Pflegevertrag erhalten für Ihre ICOM InfoMail /Schwer Portooptimierungssoftware das Update kurzfristig geliefert. Alle anderen Kunden sprechen bitte unseren Vertrieb an.

Portooptimierung mit ICOM InfoMail /Schwer

ICOM InfoMail /Schwer erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

Dokustream-Modul Kampagnenmanagement

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One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Parametrierung

Es gibt dazu je Beilage ein neues Schlüsselwort mit 5 Parametern hier beispielhaft für Beilage 1:

KAMPAGNE01 „Kampagnendatei“ „ID-Feld“ „Kontroll-Feld“ „Protokoll“ „Delimiter“


ParameterBeschreibung
KampagnendateiAnfangs enthält die Textdatei eine Liste (ein Eintrag / Zeile) von ID’s, die im Rahmen einer Kampagne eine Beilage erhalten sollen.
Sobald für eine ID eine Beilage ausgegeben wurde, wird die Zeile mit der entsprechenden ID um das aktuelle Datum (Format JJMMTT) und um den Inhalt des (optionalen) Feldes „Kontroll-Feld“ erweitert, jeweils getrennt durch den „Delimiter“ (Optional, „;“ ist default).
ID-FeldFeldname. Muss vorhanden sein. Inhalt wird in der Eingabedatei gesucht, um den Empfänger einer Beilage zu identifizieren.
Kontroll-FeldOptional. Wenn vorhanden, wird der Feldinhalt in die Eingabedatei in der Zeile eingefügt, an die eine Beilage ausgegeben wurde.
ProtokollOptional. Dateiname einer Protokolldatei. Enthält eine Liste der ID’s, an die im aktuellen Lauf eine Beilage ausgegeben wurde.

Arbeitsweise

Beilagen, die über die Kampagne laufen sollen, müssen zuvor ganz normal als Muss- oder Kann-Beilage in der .mac von ICOM Dokustream definiert werden. Es können alle Beilagen über eine Kampagne laufen. Da die Eingabedateien während der Laufzeit zur Performanceoptimierung im Hauptspeicher bleiben, steht für die Dokumente entsprechend weniger Hauptspeicher zur Verfügung. Auswirkungen dürfte das aber nur bei sehr großen Kampagnen und / oder sehr großen Dokumenten haben.

Bei jedem Dokument wird der Inhalt des Feldes ID-Feld in der Eingabdedatei über ein .ifm-Feld gesucht. Wird er nicht gefunden, wird für dieses Dokument die Kuvertierbeilage nicht gezogen. Wird er gefunden, wird nur dann eine Beilage ausgegeben, wenn in der Dokustream Variablen ausschließlich der Wert des ID-Feldes zu finden ist. Gleichzeitig wird in der Kampagnendatei eine Markierung gesetzt, damit für weitere Dokumente mit derselben ID nicht auch noch eine Beilage ausgegeben wird.

Bei der Ausgabe einer Beilage mit Kampagne wird dann in der Kampagnendatei die entsprechende Zeile um Datum und optionalem Inhalt des Kontroll-Feldes erweitert.

Normalerweise wird so eine Beilage als Kann-Beilage definiert werden. Gibt es mehrere Dokumente mit derselben ID, so erhält ja nur das erste eine Kann-Beilage. Sollte diese Kann-Beilage nicht zum Zuge kommen, weil der entsprechende Umschlag bereits voll ist, wird sie auch nicht mit einem der weiteren Umschläge (für diese Dokumenten-ID) ausgegeben, auch wenn dort mehr Platz sein sollte.

Im normalen Dokustream-Protokoll wird jeweils mit ausgegeben, wie viele Beilagen noch für die Kampagne ausgegeben werden müssen.

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.316 (dies ist ein Working-Release), das Modul erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM Dokustream und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.


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Case Study ADAC

Die Steuerung für Deutschlands größte Vereinspost.

Die Output-IT im ADAC-Druckzentrum: Von der Lohnabrechnung bis zum Motorwelt-Millionenversand ist jetzt komplett ICOM im Einsatz.


Ab und zu haben die Vorstände und Schriftführer in einem Sport- oder Bürgerverein richtig viel zu tun.
Dann werden die Beitragsrechnungen verschickt oder die neuen Mitgliedsausweise, oder es wird mit Tagesordnungs- und Rechenschaftsbericht zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung eingeladen. Und manchmal werden auch Briefe an einen weiteren Personenkreis hinausgeschickt, vielleicht, um Menschen für die Vereinsarbeit zu interessieren und neue Mitglieder zu gewinnen.

Wenn man diese Aktivitäten mit einer Million multipliziert, dann hat man bereits eine ganz realistische Vorstellung des Arbeitsbereichs von Hartmut Schantz und seinem Team im Münchener Outputzentrum des ADAC. Das ist auch ein Verein, allerdings der größte Europas mit über 18 Millionen Mitgliedern. Auch diese müssen mit vielen Briefen und Dokumenten betreut werden, um Club-Initiativen umzusetzen und Verbandsaktivitäten korrekt abzuwickeln.


Ein breites Spektrum von Jobs und Aktionen.

Wer ADAC-Neumitglied wird, der bekommt die gelbe Mitgliedskarte, die man nicht nur bei der Panne unterwegs dem „gelben Engel“ von der Straßenwacht vorzeigt. Man kann damit auch günstiger tanken, einkaufen oder Eintrittskarten-Rabatte bekommen.

Die Ausgangspost-Profis vom ADAC schicken jährlich vier Millionen dieser Clubkarten hinaus, nicht nur an Neumitglieder, sondern auch bei Ersatzbedarf.

Der größte Output-Dokumentenstrom besteht natürlich aus den jährlichen Mitgliedschafts-Rechnungen. Hinzu kommen verschiedene Vereins-Mailings, zum Beispiel zur Werbung von Ehepartnern als Neumitglieder. Wer zehn Jahre im ADAC ist, erhält ein Ehrungs-Schreiben vom Präsidenten, und dann gibt es noch den breiten Strom der Club-Korrespondenz – Antworten auf Mitglieder-Fragen und vieles andere mehr. Rund 34 Millionen Sendungen werden in jedem Jahr in der neuen Outputzentrale in der Münchener Hansastraße postfertig gemacht. Dieser große Strom besteht aus rund 15 Millionen Aussendungen (Rechnungen des Vereins, Versicherungen einschließlich Policen), außerdem 15 Millionen Mailings und zirka vier Millionen Clubkarten. Lediglich die großen Versicherungsmailings laufen in externen Lettershops.

Ein Umzug mit Innovationsschub.

Im Januar 2012 sind die Outputprofis des ADAC in die großzügigen Räume der neuen Zentrale umgezogen. Viele Jahre lang hatten sich zuvor die verschiedenen Jobs und Aufgabengebiete kontinuierlich entwickelt und damit auch die dafür erforderlichen IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Nicht nur bei der Komplettierung der Hardware – mehr darüber weiter unten –, sondern insbesondere bei der Vereinheitlichung der Dokumentenproduktions-IT wurde die Zeit des Umbruchs genutzt, um zu einer Komplettierung und Vereinheitlichung zu kommen. Vorausgegangen war ein mehrjähriger Parallelbetrieb zweier Softwareprodukte.

Das ICOM-Team hat uns in jeder Phase überzeugt, nicht nur durch leistungsfähige Softwareprodukte, sondern insbesondere durch engagierten Einsatz für unsere Belange – vom Chef bis zum Fachberater. — Hartmut Schantz.

Ab 2013 läuft die komplette Optimierung des Druckoutputs über die ICOM-Produkte. Im Einsatz ist die Dokustream-Suite. Die Erweiterung durch die Closed-Loop-Lösung von ICOM ist geplant. Auch die fast 6.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen werden über ein ICOM-Tool verarbeitet.

Als das Team von ICOM-Chef Thomas Zerwes vor über 20 Jahren die ersten Outputwerkzeuge entwickelte, da ging es zunächst um den Presse- und Zeitschriftenversand. Als Generalplattform für die ADAC-Portooptimierung kehren die Dortmunder jetzt wieder zu ihren Wurzeln zurück – und zwar ganz weit oben: Die „ADAC-Motorwelt“ – mit fast 150 Millionen Exemplaren Auflage die größte Zeitschrift im Land – wird ebenfalls auf Basis der ICOM-Software adressiert, verarbeitet und verschickt.


Case Study



Postverarbeitungstechnik: Zug um Zug weiter modernisiert.

Bereits im Basement der alten ADAC-Zentrale verfügte das Druck- und Outputteam mit zwei flexiblen Müller-Postverarbeitungsstraßen und eigener Kartenversand-Technologie über eine leistungsfähige Plattform. Besonders bemerkenswert war (und ist) hier die gemeinsam mit der Firma Müller entwickelte Technologie, die A4-Begleitbriefe sowie die etwas längeren Rechnungsdokumente mit Überweisungsträger im rasenden Formatwechsel aus einer Digitaldruck-Rolle herauszuschneiden und gemeinsam in eine Sendung zu kuvertieren. Diese Spezialität des Hauses ist nach wie vor im Einsatz.

Wie immer beim Output von Transaktionsdokumenten ist deren Aufkommen übers Jahr durchaus nicht gleichmäßig. Schantz: „Besonders viel zu tun gibt es, wenn die Urlaubsreisezeit beginnt. Dann wollen viele Menschen schnell noch ADAC-Mitglied werden, bevor sie sich mit dem Auto in die weite Welt wagen. Das war schon immer so, und dann kann unser Wochenoutput auch einmal über die Millionengrenze hinausgehen.“ Mit den beiden Müller-Kuvertierstraßen und ihren vielseitigen Komponenten steht dafür aber nun Kapazität zur Verfügung.

Die Vielfalt der Mitgliederaktivitäten spiegelt die heterogene Struktur der Outputjobs wider. Insgesamt 80 Formularvordrucke und nicht weniger als durchschnittlich 150 Beilagen sind im Einsatz. Fast alles kann über den großen Output-Datenstrom fertig sortiert und portooptimiert erstellt werden. Es bleibt ein Rest von ungefähr fünf Millionen Sendungen, deren Konsolidierung ein Dienstleister übernimmt.

Mit dem Umzug kam eine bedeutende Hardware-Investition: Das erste der von Müller Apparatebau auf der Drupa 2012 neu präsentierten Kartensysteme ist jetzt beim Team von Hartmut Schantz im Einsatz.

Neben der großen steht die kleine Investition: Wie in vielen Postzentren gibt es auch beim ADAC die unverwüstliche, uralte Greifer-Kuvertiermaschine für einfache Mailings. Mit einer Müller-Zuführungs-Komponente mit Kameralesung wurde der „alte Knabe“ für die modernen Datenstrom- und Qualitätsmanagement-Zeiten aufgefrischt. Jetzt ist er als Spezialist für kleine und mittlere Aussendungen wieder kontinuierlich im Einsatz.

Mit einheitlicher Datenbasis fit für die Zukunft.

Der ADAC ist sicherlich nicht nur ein Verein, sondern auch eine Institution, die weit und breit hoch geschätzt wird. Das zeigt schon der Mitgliederstand. Heute ist die klassische Post – einschließlich der Mitgliederzeitschrift – immer noch das wichtigste Instrument der Kontaktpflege und Kommunikation.

Das Internet und insbesondere die sozialen Medien werden vielleicht dafür sorgen, dass sich hier in Zukunft die Akzente verschieben werden.

Mit der neuen einheitlichen Basis auf Grundlage der ICOM-Suite sind die ADAC-Outputprofis dafür gut gerüstet. Schnittstellen für Multichannel-Output sind bereits heute selbstverständlich, und auch die technischen Voraussetzungen für serverbasierten Versand von E-Postbriefen sind geschaffen.

Outputchef Hartmut Schantz ist aber ein bekennender Papierpost-Fan: „Ein echter Brief zum Anfassen, individuell nur für mich von meinem Club – das ist doch eigentlich durch nichts zu ersetzen.“



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Portfolio Einträge