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„Output wird immer komplexer, und alle reden von Multichannel. Was gibt es Neues von ICOM und wo geht die Reise hin?“


So lautet der Titel des Interviews mit Klaudia Fleer-Zerwes im Postmaster Magazin der Dezember-Ausgabe. In dem Gespräch berichtet die Inhaberin und Geschäftsführerin des Dortmunder Output-Spezialisten ICOM über Trends und Themen der Branche.

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„Output wird immer komplexer, und alle reden von Multichannel. Was gibt es Neues von ICOM und wo geht die Reise hin?“


So lautet der Titel des Interviews mit Klaudia Fleer-Zerwes im Postmaster Magazin der Dezember-Ausgabe. In dem Gespräch berichtet die Inhaberin und Geschäftsführerin des Dortmunder Output-Spezialisten ICOM über Trends und Themen der Branche.

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Vom Lettershop zum Dokumenten-Logistiker

Individuelle Mailings und Ausgangspost-Service bei DOCUsystem in Rödermark: Hochleistungs-Mailservices mit Outputmanagement-Lösungen von ICOM.


Direktmarketing- und Versandservices werden im südhessischen Rödermark an der Rudolf-Diesel-Straße schon seit über 15 Jahren gemacht – für Versandhändler, Reiseveranstalter, Mobilfunk-Anbieter und viele andere mehr. Auch die Kommunikations- und Versandzentrale des legendären Radrenn-Stalls Team Telekom war hier, nicht zu vergessen der Lettershop-Stützpunkt des Callcenter-Riesen SNT. Man hat also Erfahrung bei den Outputprofis von Jürgen Scheer. Seit über drei Jahren wird dort jetzt gemeinsam mit dem dem Dortmunder Softwarehaus ICOM an der Zukunft der Briefkommunikation gearbeitet.


Anfang 2007 wurde der JS-Versandservice zur DOCUsystem GmbH, Scheers Einstieg in die Generation Kundenkommunikation und Direktmarketing 2.0. Über Druck, Postverarbeitung, Adressoptimierung und Versand hinaus bietet das neue Unternehmen seitdem das volle Spektrum der Premium-Leistungen an, das heute von Dokumenten- und Dialogmarketing-Dienstleistern erwartet wird: Individualisierung der Botschaften in Wort und Bild, Schwarzweiß und in Farbe und modernes Output-Management für individuelle Transaktions- und Geschäftspostdokumente mit revisionssicheren Dokumentations- und Archiv-Funktionen.

Rückgrat des neuen Leistungsspektrums sind die Funktionalitäten der Dokumentenlogistik-Softwaresuite des Post-IT-Spezialisten ICOM.

Die Geschäfts-Ausgangspost automatisiert.

In den meisten Unternehmen – auch in großen Konzernen – steckt in der geschäftlichen Einzel-Korrespondenz ein großes Rationalisierungspotenzial. Was nicht einfach über Datenbank und Batchfunktion automatisierbar ist, das wird oft immer noch am einzelnen Arbeitsplatz ausgedruckt, zu Fuß in die Poststelle getragen und dort mit einigem Aufwand zum frankierten und adressierten Poststück verarbeitet.

DOCUway ist das erfolgreiche Premium-Produkt von DOCUsystem für das Dokumentenmanagement der Tagespost. Mit der ICOM-Lösung DirectPrint werden die Briefe wie bisher an den Kunden-Arbeitsplätzen erstellt; danach kann man – ebenfalls wie gewohnt – den „Drucken-Knopf“ betätigen. Der neue Brief landet dann aber nicht einzeln gedruckt im Ausgangspost-Briefkorb, sondern in der elektronischen Post-Sammelmappe bei DOCUsystem.

Jürgen Scheer: „Für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort ändert sich eigentlich gar nichts. Es wird nur der kleine, unwirtschaftliche Drucker am Arbeitsplatz abgeklemmt und der Datenstrom zu uns umgelenkt – ganz ohne Risiko. DirectPrint von unserem Partner ICOM bietet unseren Kunden dabei sehr viel Sicherheit und Komfort. Man kann zum Beispiel den ganzen Tag lang auf die gesammelten Dokumente zugreifen, sie korrigieren und sogar zurückholen.“

Wenn dann am Nachmittag der Geschäftspost-Output startet, bietet das DOCUway-System aber ein Leistungsspektrum, das die Möglichkeiten beim Kunden weit in den Schatten stellt: Die erforderlichen Zusatzinformationen und Prospektbeilagen werden automatisch zugesteuert, Dokumente können auf vorgedruckten Formularen und Bögen erstellt, aber auch komplett vollfarbig auf weißem Papier gedruckt werden, tintenblaue Unterschrift inklusive.

Bei der Druckdatenstrom-Aufbereitung kommen dann die ICOM-Lösungen zur Sortierung und Ausgangspostoptimierung zum Einsatz, so dass alle Porto- und Rabatt-Optionen der Deutschen Post und der neuen Briefdienstleister optimal genutzt werden können.

Treffpunkt großer Namen.

Ein prominenter Kundenkreis nutzt heute bereits den DOCUway-Service aus Rödermark. Die Kreuzfahrten-Reederei AIDA und ein großer nationaler Inkasso-Spezialist, der Stromanbieter ePRIMO und die Kundendienstabteilung von E-Plus sind nur einige Beispiele. Bei letzterem bietet die Mandantenfähigkeit des Systems die Möglichkeit, auch die diversen Mobilfunktöchter des Unternehmens (Base, Medion etc.) individuell und gleichzeitig im identischen Workflow zu bedienen.

Sicherer Output durch leistungsfähige Hard- und Software.

Bei DOCUsystem steht ein leistungsfähiger Digitaldrucker-Park zur Verfügung – schwarzweiß und in Vollfarbe. Außerdem gibt es moderne Postverarbeitungstechnik mit allen Kontrollsystemen von Buhrs und Pitney Bowes. Auch über die Investition in modernen Inkjet-Rollendruck wird in Rödermark nachgedacht. Scheer: „Bei solch einer Entscheidung gibt es bei uns aber keinen Druck. Es geht bei diesem Service ja nicht um die ganz großen Millionenauflagen, sondern um die Realisierung von Qualitätspost im Detail. Unsere Leistungsfähigkeit liegt ja gerade in der Kombination vieler mittlerer Jobs – Tag für Tag.“

Das Frontend für die Kombination vieler Briefaufträge zum einheitlichen Output-Datenstrom ist die Software-Suite DirectPrint / Dokustream / ProductionControl / DV-Freimachung / Portooptimierung von ICOM. Mit den Freimachungs- und Porto-Funktionen ist man übrigens akkreditierter Kooperationspartner der Deutschen Post AG.

Vom schmalen zum breiten Trichter.

Nur auf den ersten Blick ist das DOCUway-Leistungspaket so ausgelegt, dass sich für die Absender beim Kunden nichts ändert. In Wirklichkeit wird sogar vieles besser als bei der konventionellen Inhouse-Verarbeitung.

Einerseits wird der Output durch das „Driverfree Printing“ erheblich problemloser, weil die Druckertreiber-Funktion erst auf der Server-Ebene aktiviert wird. Gleichzeitig können aber mehrere Zusatzfunktionen genutzt werden, die bisher gar nicht zur Verfügung standen: Zweitunterzeichner werden automatisch informiert, dass ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift auf dem Server bereit liegt; dieses wird selbstverständlich erst nach der Erstellung aller Signaturen abgeschickt. Verschiedene Standards wie Farb- und Schwarzweißdruck, Simplex- oder Duplexdruck sowie die Auswahl aus einer großen Anzahl von Beilagen können mitgeschickt werden.

Voller Service durch Eingangspostverarbeitung.

Die perfekte Ergänzung zum DOCUway-Service heißt DOCUscan. Wo große Brief- und Mailing-Mengen herausgeschickt werden, da gibt es auch viel Eingangspost – bei großen Aktionen oft mehr, als man „inhouse“ bewältigen kann. Ablesekarten, Vertragsunterlagen, Bestellcoupons – diese hoch willkommene Markt-Response wird von DOCUsystem mit moderner Scan- und OCR-Erkennungstechnik digitalisiert und verarbeitet.

Für Scheer ist dieser innovative Folge-Service keineswegs das Ende der Qualitätsdienstleistung rund um Brief und Mailing:

„Die Komplettrealisierung von individuellen Marketingbotschaften und Transaktionsdokumenten steht heute noch am Anfang. Wir bereiten uns heute schon auf Produkte und Kundenwünsche vor, die wir jetzt erst in Umrissen erkennen können.

Entscheidend ist dabei unsere Kundenorientierung und die Zusammenarbeit mit Partnern wie ICOM, die uns jederzeit die IT-Lösungen bieten können, bei denen Outsourcing nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch immer besser wird.



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Die Steuerung für Deutschlands größte Vereinspost.

Die Output-IT im ADAC-Druckzentrum: Von der Lohnabrechnung bis zum Motorwelt-Millionenversand ist jetzt komplett ICOM im Einsatz.


Ab und zu haben die Vorstände und Schriftführer in einem Sport- oder Bürgerverein richtig viel zu tun.
Dann werden die Beitragsrechnungen verschickt oder die neuen Mitgliedsausweise, oder es wird mit Tagesordnungs- und Rechenschaftsbericht zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung eingeladen. Und manchmal werden auch Briefe an einen weiteren Personenkreis hinausgeschickt, vielleicht, um Menschen für die Vereinsarbeit zu interessieren und neue Mitglieder zu gewinnen.

Wenn man diese Aktivitäten mit einer Million multipliziert, dann hat man bereits eine ganz realistische Vorstellung des Arbeitsbereichs von Hartmut Schantz und seinem Team im Münchener Outputzentrum des ADAC. Das ist auch ein Verein, allerdings der größte Europas mit über 18 Millionen Mitgliedern. Auch diese müssen mit vielen Briefen und Dokumenten betreut werden, um Club-Initiativen umzusetzen und Verbandsaktivitäten korrekt abzuwickeln.


Ein breites Spektrum von Jobs und Aktionen.

Wer ADAC-Neumitglied wird, der bekommt die gelbe Mitgliedskarte, die man nicht nur bei der Panne unterwegs dem „gelben Engel“ von der Straßenwacht vorzeigt. Man kann damit auch günstiger tanken, einkaufen oder Eintrittskarten-Rabatte bekommen.

Die Ausgangspost-Profis vom ADAC schicken jährlich vier Millionen dieser Clubkarten hinaus, nicht nur an Neumitglieder, sondern auch bei Ersatzbedarf.

Der größte Output-Dokumentenstrom besteht natürlich aus den jährlichen Mitgliedschafts-Rechnungen. Hinzu kommen verschiedene Vereins-Mailings, zum Beispiel zur Werbung von Ehepartnern als Neumitglieder. Wer zehn Jahre im ADAC ist, erhält ein Ehrungs-Schreiben vom Präsidenten, und dann gibt es noch den breiten Strom der Club-Korrespondenz – Antworten auf Mitglieder-Fragen und vieles andere mehr. Rund 34 Millionen Sendungen werden in jedem Jahr in der neuen Outputzentrale in der Münchener Hansastraße postfertig gemacht. Dieser große Strom besteht aus rund 15 Millionen Aussendungen (Rechnungen des Vereins, Versicherungen einschließlich Policen), außerdem 15 Millionen Mailings und zirka vier Millionen Clubkarten. Lediglich die großen Versicherungsmailings laufen in externen Lettershops.

Ein Umzug mit Innovationsschub.

Im Januar 2012 sind die Outputprofis des ADAC in die großzügigen Räume der neuen Zentrale umgezogen. Viele Jahre lang hatten sich zuvor die verschiedenen Jobs und Aufgabengebiete kontinuierlich entwickelt und damit auch die dafür erforderlichen IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Nicht nur bei der Komplettierung der Hardware – mehr darüber weiter unten –, sondern insbesondere bei der Vereinheitlichung der Dokumentenproduktions-IT wurde die Zeit des Umbruchs genutzt, um zu einer Komplettierung und Vereinheitlichung zu kommen. Vorausgegangen war ein mehrjähriger Parallelbetrieb zweier Softwareprodukte.

Das ICOM-Team hat uns in jeder Phase überzeugt, nicht nur durch leistungsfähige Softwareprodukte, sondern insbesondere durch engagierten Einsatz für unsere Belange – vom Chef bis zum Fachberater. — Hartmut Schantz.

Ab 2013 läuft die komplette Optimierung des Druckoutputs über die ICOM-Produkte. Im Einsatz ist die Dokustream-Suite. Die Erweiterung durch die Closed-Loop-Lösung von ICOM ist geplant. Auch die fast 6.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen werden über ein ICOM-Tool verarbeitet.

Als das Team von ICOM-Chef Thomas Zerwes vor über 20 Jahren die ersten Outputwerkzeuge entwickelte, da ging es zunächst um den Presse- und Zeitschriftenversand. Als Generalplattform für die ADAC-Portooptimierung kehren die Dortmunder jetzt wieder zu ihren Wurzeln zurück – und zwar ganz weit oben: Die „ADAC-Motorwelt“ – mit fast 150 Millionen Exemplaren Auflage die größte Zeitschrift im Land – wird ebenfalls auf Basis der ICOM-Software adressiert, verarbeitet und verschickt.


Case Study



Postverarbeitungstechnik: Zug um Zug weiter modernisiert.

Bereits im Basement der alten ADAC-Zentrale verfügte das Druck- und Outputteam mit zwei flexiblen Müller-Postverarbeitungsstraßen und eigener Kartenversand-Technologie über eine leistungsfähige Plattform. Besonders bemerkenswert war (und ist) hier die gemeinsam mit der Firma Müller entwickelte Technologie, die A4-Begleitbriefe sowie die etwas längeren Rechnungsdokumente mit Überweisungsträger im rasenden Formatwechsel aus einer Digitaldruck-Rolle herauszuschneiden und gemeinsam in eine Sendung zu kuvertieren. Diese Spezialität des Hauses ist nach wie vor im Einsatz.

Wie immer beim Output von Transaktionsdokumenten ist deren Aufkommen übers Jahr durchaus nicht gleichmäßig. Schantz: „Besonders viel zu tun gibt es, wenn die Urlaubsreisezeit beginnt. Dann wollen viele Menschen schnell noch ADAC-Mitglied werden, bevor sie sich mit dem Auto in die weite Welt wagen. Das war schon immer so, und dann kann unser Wochenoutput auch einmal über die Millionengrenze hinausgehen.“ Mit den beiden Müller-Kuvertierstraßen und ihren vielseitigen Komponenten steht dafür aber nun Kapazität zur Verfügung.

Die Vielfalt der Mitgliederaktivitäten spiegelt die heterogene Struktur der Outputjobs wider. Insgesamt 80 Formularvordrucke und nicht weniger als durchschnittlich 150 Beilagen sind im Einsatz. Fast alles kann über den großen Output-Datenstrom fertig sortiert und portooptimiert erstellt werden. Es bleibt ein Rest von ungefähr fünf Millionen Sendungen, deren Konsolidierung ein Dienstleister übernimmt.

Mit dem Umzug kam eine bedeutende Hardware-Investition: Das erste der von Müller Apparatebau auf der Drupa 2012 neu präsentierten Kartensysteme ist jetzt beim Team von Hartmut Schantz im Einsatz.

Neben der großen steht die kleine Investition: Wie in vielen Postzentren gibt es auch beim ADAC die unverwüstliche, uralte Greifer-Kuvertiermaschine für einfache Mailings. Mit einer Müller-Zuführungs-Komponente mit Kameralesung wurde der „alte Knabe“ für die modernen Datenstrom- und Qualitätsmanagement-Zeiten aufgefrischt. Jetzt ist er als Spezialist für kleine und mittlere Aussendungen wieder kontinuierlich im Einsatz.

Mit einheitlicher Datenbasis fit für die Zukunft.

Der ADAC ist sicherlich nicht nur ein Verein, sondern auch eine Institution, die weit und breit hoch geschätzt wird. Das zeigt schon der Mitgliederstand. Heute ist die klassische Post – einschließlich der Mitgliederzeitschrift – immer noch das wichtigste Instrument der Kontaktpflege und Kommunikation.

Das Internet und insbesondere die sozialen Medien werden vielleicht dafür sorgen, dass sich hier in Zukunft die Akzente verschieben werden.

Mit der neuen einheitlichen Basis auf Grundlage der ICOM-Suite sind die ADAC-Outputprofis dafür gut gerüstet. Schnittstellen für Multichannel-Output sind bereits heute selbstverständlich, und auch die technischen Voraussetzungen für serverbasierten Versand von E-Postbriefen sind geschaffen.

Outputchef Hartmut Schantz ist aber ein bekennender Papierpost-Fan: „Ein echter Brief zum Anfassen, individuell nur für mich von meinem Club – das ist doch eigentlich durch nichts zu ersetzen.“



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