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Bei sehr großen Dokumenten (z. B. mehrere 100 MB pro Dokument) wurden sehr deutliche Performanceoptimierungen vorgenommen, die auch gerade bei diesen unhandlichen Größen deutliche Vorteile bieten.

Bei Zwischenkuvertierungen und bei PCL wurden ebenfalls deutliche Optimierungen der Performance durchgeführt, so dass alle Anwender von PCL und alle Anwender von Zwischenkuvertierungen von dieser Verbesserung profitieren.

Die BIT, das Magazin für Geschäftsprozesse und Output-Managment brachte ICOM in der Mai Ausgabe auf die Titelseite.

Neben der Titelstory (Download im Web Infocenter) wurde ein mehrseitiges Interview mit Gründer und Gesellschafter Thomas Zerwes, sowie Artikel zur Ausschieß-Lösung für den Transaktionsdruck, und zu den Output-Diensten via Cloud gebracht.

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Der ICOM Dokustream VisualDesigner ist die Oberfläche, um Verarbeitungen für ICOM Dokustream einzurichten. Die grafische Oberfläche, die dem Anwender die einfache, schnelle und produktive Einrichtung von ICOM Dokustream mit Entwicklungsumgebung ermöglicht, wird nun noch einfacher zu bedienen sein.

Mit der neuen WYSIWYG Darstellung machen Sie Ihre Adress- und Feldabgriffe mit einem einfachen Maus ziehen, Ihre DV-Freimachung ziehen Sie mit der Maus in die benötige Position, decken Felder ab oder positionieren Grafiken. Das geht nun mit einer einfachen Handbewegung. Und Sie sehen sofort was Sie getan haben. Damit reduzieren Sie Ihre Einrichtungszeiten beträchtlich, benötigen keine Kenntnisse vom Datenstrom und gewinnen an Produktivität.

Keine Änderungen am Bisherigen erforderlich.

Eine Revolution, bei der der Anwender nicht zum Opfer fällt: Denn keine bisherige Jobkarte muss neu gemacht werden. Sie haben diese neue Funktionalität zusätzlich zur Verfügung und machen sich die Arbeit zukünftig deutlich leichter. Dinge die vorher Stunden dauerten gehen nun in Minuten.

So wie der jeweilige User es braucht.

Der eine freut sich über eine grafische Oberfläche, der andere liebt seine Kommandozeile. Und der dritte möchte eine Oberfläche, in der er nativ alles tun kann und die ihne dabei optimal unterstützt. ICOM Dokustream bietet alle Optionen für den User an. Das System holt ihn dort ab, wo er in seinem Kenntnisstand steht. Es zwingt keinen dazu, anders zu arbeiten als er selber will. So findet jeder seine persönliche, optimale Produktivität.

Anwendernutzen: One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Es ist toll, wenn Empfängergruppen Ihre eigenen Kuvertierbeilagen und Beilagenzusammenstellungen erhalten. Doch kann dies schnell dazu führen, das die Anzahl der Beilagen höher ist, als die Anzahl der Beilagenstationen an der Kuvertiermaschine. Ein Produktionsproblem. Der ICOM Dokustream Beilagenoptimierer löst es.

Er analysiert wie viele Beilagen da sind und wie die Kombinationen aussehen. Daraus bildet er dann Maschinenläufe für die Kuvertierungsproduktion. So dass Sie möglichst wenig umzurüsten haben. Für eine automatisierte Kuvertierung auch mit großen Mengen an Beilagen.

So wird eine zielgruppengerechte Ansprache der Empfänger durch Kuvertierbeilagen zum ersten Male produktionstechnisch wirklich möglich. Eine kleine Sensation – natürlich von ICOM!

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.297 (dies ist ein Working-Release) sowie das Zusatzmodul Split&Merge.

Einsatz: Über ggf. ein Update von ICOM Dokustream, der Lieferung eines zusätzlichen ausführbaren Programmes (des Beilagenkombinierers) und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb bestellbar und sofort lieferbar.

One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Parametrierung

Es gibt dazu je Beilage ein neues Schlüsselwort mit 5 Parametern hier beispielhaft für Beilage 1:

KAMPAGNE01 „Kampagnendatei“ „ID-Feld“ „Kontroll-Feld“ „Protokoll“ „Delimiter“


ParameterBeschreibung
KampagnendateiAnfangs enthält die Textdatei eine Liste (ein Eintrag / Zeile) von ID’s, die im Rahmen einer Kampagne eine Beilage erhalten sollen.
Sobald für eine ID eine Beilage ausgegeben wurde, wird die Zeile mit der entsprechenden ID um das aktuelle Datum (Format JJMMTT) und um den Inhalt des (optionalen) Feldes „Kontroll-Feld“ erweitert, jeweils getrennt durch den „Delimiter“ (Optional, „;“ ist default).
ID-FeldFeldname. Muss vorhanden sein. Inhalt wird in der Eingabedatei gesucht, um den Empfänger einer Beilage zu identifizieren.
Kontroll-FeldOptional. Wenn vorhanden, wird der Feldinhalt in die Eingabedatei in der Zeile eingefügt, an die eine Beilage ausgegeben wurde.
ProtokollOptional. Dateiname einer Protokolldatei. Enthält eine Liste der ID’s, an die im aktuellen Lauf eine Beilage ausgegeben wurde.

Arbeitsweise

Beilagen, die über die Kampagne laufen sollen, müssen zuvor ganz normal als Muss- oder Kann-Beilage in der .mac von ICOM Dokustream definiert werden. Es können alle Beilagen über eine Kampagne laufen. Da die Eingabedateien während der Laufzeit zur Performanceoptimierung im Hauptspeicher bleiben, steht für die Dokumente entsprechend weniger Hauptspeicher zur Verfügung. Auswirkungen dürfte das aber nur bei sehr großen Kampagnen und / oder sehr großen Dokumenten haben.

Bei jedem Dokument wird der Inhalt des Feldes ID-Feld in der Eingabdedatei über ein .ifm-Feld gesucht. Wird er nicht gefunden, wird für dieses Dokument die Kuvertierbeilage nicht gezogen. Wird er gefunden, wird nur dann eine Beilage ausgegeben, wenn in der Dokustream Variablen ausschließlich der Wert des ID-Feldes zu finden ist. Gleichzeitig wird in der Kampagnendatei eine Markierung gesetzt, damit für weitere Dokumente mit derselben ID nicht auch noch eine Beilage ausgegeben wird.

Bei der Ausgabe einer Beilage mit Kampagne wird dann in der Kampagnendatei die entsprechende Zeile um Datum und optionalem Inhalt des Kontroll-Feldes erweitert.

Normalerweise wird so eine Beilage als Kann-Beilage definiert werden. Gibt es mehrere Dokumente mit derselben ID, so erhält ja nur das erste eine Kann-Beilage. Sollte diese Kann-Beilage nicht zum Zuge kommen, weil der entsprechende Umschlag bereits voll ist, wird sie auch nicht mit einem der weiteren Umschläge (für diese Dokumenten-ID) ausgegeben, auch wenn dort mehr Platz sein sollte.

Im normalen Dokustream-Protokoll wird jeweils mit ausgegeben, wie viele Beilagen noch für die Kampagne ausgegeben werden müssen.

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.316 (dies ist ein Working-Release), das Modul erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM Dokustream und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.


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One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Elektronische Briefbögen / Formulare selektiv in PDFs integrieren. Die Umsetzung der Vorlagen, z. B. vom PDF in eine integrationsfähige Ressource, die in andere PDFs hineingenommen werden kann, war bislang mühsame Handarbeit. Dies ändert sich in Kürze. ICOM erweitert nun das ICOM Dokustream PDF-Modul um die Möglichkeit, aus anderen PDFs per Kommandozeile eine integrationsfähige Ressource zu machen, die dann mit ICOM Dokustream selektiv eingebettet werden kann.

Dies eröffnet eine völlig neue Anwendung bei der Umsetzung von PDF-Produktionen.

Hat man mehr Kuvertierbeilagen in einem Job als verfügbare Beilagenstationen an der Kuvertiermaschine muss ein Job zwangsweise nach Maschinenbelegungen aufgeteilt werden. Diese Maschinenbelegungen werden manuell umgesetzt, also sich überlegt und dann auf verschiedene Weise bei ICOM Dokustream hinterlegt.

Das neue Modul „Beilagenoptimierer“ sorgt nun für eine passende Automation. Die Dokumente werden auf die Beilagen hin analysiert. Anhand der ermittelten Beilagen und Beilagenkonstellationen werden nun passend zu den Maschinenressourcen automatisch Maschinenbelegungen erstellt, daraus die richtigen Splits erstellt und die Schachtbelegungen automatisch in die jeweiligen .mac Dateien eingestellt. Natürlich wird dabei gesehen, das möglichst wenig Maschinenumrüstungen erfolgen müssen, um die Verarbeitung so schlank wie möglich zu machen.

Nachdem ICOM diese Dinge in verschiedenen Ausbaustufen halbautomatisch als Standard und vollautomatisch als individuelle Lösung angeboten hat, kommt nun das vollautomatische Modul für maximalen Komfort, Automation und Optimierung.

Technische Vorsaussetzungen:

ICOM Dokustream mit Split-&Merge-Modul für Windows oder UNIX.

Die Steuerung für Deutschlands größte Vereinspost.

Die Output-IT im ADAC-Druckzentrum: Von der Lohnabrechnung bis zum Motorwelt-Millionenversand ist jetzt komplett ICOM im Einsatz.


Ab und zu haben die Vorstände und Schriftführer in einem Sport- oder Bürgerverein richtig viel zu tun.
Dann werden die Beitragsrechnungen verschickt oder die neuen Mitgliedsausweise, oder es wird mit Tagesordnungs- und Rechenschaftsbericht zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung eingeladen. Und manchmal werden auch Briefe an einen weiteren Personenkreis hinausgeschickt, vielleicht, um Menschen für die Vereinsarbeit zu interessieren und neue Mitglieder zu gewinnen.

Wenn man diese Aktivitäten mit einer Million multipliziert, dann hat man bereits eine ganz realistische Vorstellung des Arbeitsbereichs von Hartmut Schantz und seinem Team im Münchener Outputzentrum des ADAC. Das ist auch ein Verein, allerdings der größte Europas mit über 18 Millionen Mitgliedern. Auch diese müssen mit vielen Briefen und Dokumenten betreut werden, um Club-Initiativen umzusetzen und Verbandsaktivitäten korrekt abzuwickeln.


Ein breites Spektrum von Jobs und Aktionen.

Wer ADAC-Neumitglied wird, der bekommt die gelbe Mitgliedskarte, die man nicht nur bei der Panne unterwegs dem „gelben Engel“ von der Straßenwacht vorzeigt. Man kann damit auch günstiger tanken, einkaufen oder Eintrittskarten-Rabatte bekommen.

Die Ausgangspost-Profis vom ADAC schicken jährlich vier Millionen dieser Clubkarten hinaus, nicht nur an Neumitglieder, sondern auch bei Ersatzbedarf.

Der größte Output-Dokumentenstrom besteht natürlich aus den jährlichen Mitgliedschafts-Rechnungen. Hinzu kommen verschiedene Vereins-Mailings, zum Beispiel zur Werbung von Ehepartnern als Neumitglieder. Wer zehn Jahre im ADAC ist, erhält ein Ehrungs-Schreiben vom Präsidenten, und dann gibt es noch den breiten Strom der Club-Korrespondenz – Antworten auf Mitglieder-Fragen und vieles andere mehr. Rund 34 Millionen Sendungen werden in jedem Jahr in der neuen Outputzentrale in der Münchener Hansastraße postfertig gemacht. Dieser große Strom besteht aus rund 15 Millionen Aussendungen (Rechnungen des Vereins, Versicherungen einschließlich Policen), außerdem 15 Millionen Mailings und zirka vier Millionen Clubkarten. Lediglich die großen Versicherungsmailings laufen in externen Lettershops.

Ein Umzug mit Innovationsschub.

Im Januar 2012 sind die Outputprofis des ADAC in die großzügigen Räume der neuen Zentrale umgezogen. Viele Jahre lang hatten sich zuvor die verschiedenen Jobs und Aufgabengebiete kontinuierlich entwickelt und damit auch die dafür erforderlichen IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Nicht nur bei der Komplettierung der Hardware – mehr darüber weiter unten –, sondern insbesondere bei der Vereinheitlichung der Dokumentenproduktions-IT wurde die Zeit des Umbruchs genutzt, um zu einer Komplettierung und Vereinheitlichung zu kommen. Vorausgegangen war ein mehrjähriger Parallelbetrieb zweier Softwareprodukte.

Das ICOM-Team hat uns in jeder Phase überzeugt, nicht nur durch leistungsfähige Softwareprodukte, sondern insbesondere durch engagierten Einsatz für unsere Belange – vom Chef bis zum Fachberater. — Hartmut Schantz.

Ab 2013 läuft die komplette Optimierung des Druckoutputs über die ICOM-Produkte. Im Einsatz ist die Dokustream-Suite. Die Erweiterung durch die Closed-Loop-Lösung von ICOM ist geplant. Auch die fast 6.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen werden über ein ICOM-Tool verarbeitet.

Als das Team von ICOM-Chef Thomas Zerwes vor über 20 Jahren die ersten Outputwerkzeuge entwickelte, da ging es zunächst um den Presse- und Zeitschriftenversand. Als Generalplattform für die ADAC-Portooptimierung kehren die Dortmunder jetzt wieder zu ihren Wurzeln zurück – und zwar ganz weit oben: Die „ADAC-Motorwelt“ – mit fast 150 Millionen Exemplaren Auflage die größte Zeitschrift im Land – wird ebenfalls auf Basis der ICOM-Software adressiert, verarbeitet und verschickt.


Case Study



Postverarbeitungstechnik: Zug um Zug weiter modernisiert.

Bereits im Basement der alten ADAC-Zentrale verfügte das Druck- und Outputteam mit zwei flexiblen Müller-Postverarbeitungsstraßen und eigener Kartenversand-Technologie über eine leistungsfähige Plattform. Besonders bemerkenswert war (und ist) hier die gemeinsam mit der Firma Müller entwickelte Technologie, die A4-Begleitbriefe sowie die etwas längeren Rechnungsdokumente mit Überweisungsträger im rasenden Formatwechsel aus einer Digitaldruck-Rolle herauszuschneiden und gemeinsam in eine Sendung zu kuvertieren. Diese Spezialität des Hauses ist nach wie vor im Einsatz.

Wie immer beim Output von Transaktionsdokumenten ist deren Aufkommen übers Jahr durchaus nicht gleichmäßig. Schantz: „Besonders viel zu tun gibt es, wenn die Urlaubsreisezeit beginnt. Dann wollen viele Menschen schnell noch ADAC-Mitglied werden, bevor sie sich mit dem Auto in die weite Welt wagen. Das war schon immer so, und dann kann unser Wochenoutput auch einmal über die Millionengrenze hinausgehen.“ Mit den beiden Müller-Kuvertierstraßen und ihren vielseitigen Komponenten steht dafür aber nun Kapazität zur Verfügung.

Die Vielfalt der Mitgliederaktivitäten spiegelt die heterogene Struktur der Outputjobs wider. Insgesamt 80 Formularvordrucke und nicht weniger als durchschnittlich 150 Beilagen sind im Einsatz. Fast alles kann über den großen Output-Datenstrom fertig sortiert und portooptimiert erstellt werden. Es bleibt ein Rest von ungefähr fünf Millionen Sendungen, deren Konsolidierung ein Dienstleister übernimmt.

Mit dem Umzug kam eine bedeutende Hardware-Investition: Das erste der von Müller Apparatebau auf der Drupa 2012 neu präsentierten Kartensysteme ist jetzt beim Team von Hartmut Schantz im Einsatz.

Neben der großen steht die kleine Investition: Wie in vielen Postzentren gibt es auch beim ADAC die unverwüstliche, uralte Greifer-Kuvertiermaschine für einfache Mailings. Mit einer Müller-Zuführungs-Komponente mit Kameralesung wurde der „alte Knabe“ für die modernen Datenstrom- und Qualitätsmanagement-Zeiten aufgefrischt. Jetzt ist er als Spezialist für kleine und mittlere Aussendungen wieder kontinuierlich im Einsatz.

Mit einheitlicher Datenbasis fit für die Zukunft.

Der ADAC ist sicherlich nicht nur ein Verein, sondern auch eine Institution, die weit und breit hoch geschätzt wird. Das zeigt schon der Mitgliederstand. Heute ist die klassische Post – einschließlich der Mitgliederzeitschrift – immer noch das wichtigste Instrument der Kontaktpflege und Kommunikation.

Das Internet und insbesondere die sozialen Medien werden vielleicht dafür sorgen, dass sich hier in Zukunft die Akzente verschieben werden.

Mit der neuen einheitlichen Basis auf Grundlage der ICOM-Suite sind die ADAC-Outputprofis dafür gut gerüstet. Schnittstellen für Multichannel-Output sind bereits heute selbstverständlich, und auch die technischen Voraussetzungen für serverbasierten Versand von E-Postbriefen sind geschaffen.

Outputchef Hartmut Schantz ist aber ein bekennender Papierpost-Fan: „Ein echter Brief zum Anfassen, individuell nur für mich von meinem Club – das ist doch eigentlich durch nichts zu ersetzen.“



Andere Case Studies


Bei sehr großen Dokumenten (z. B. mehrere 100 MB pro Dokument) wurden sehr deutliche Performanceoptimierungen vorgenommen, die auch gerade bei diesen unhandlichen Größen deutliche Vorteile bieten.

Bei Zwischenkuvertierungen und bei PCL wurden ebenfalls deutliche Optimierungen der Performance durchgeführt, so dass alle Anwender von PCL und alle Anwender von Zwischenkuvertierungen von dieser Verbesserung profitieren.

Die BIT, das Magazin für Geschäftsprozesse und Output-Managment brachte ICOM in der Mai Ausgabe auf die Titelseite.

Neben der Titelstory (Download im Web Infocenter) wurde ein mehrseitiges Interview mit Gründer und Gesellschafter Thomas Zerwes, sowie Artikel zur Ausschieß-Lösung für den Transaktionsdruck, und zu den Output-Diensten via Cloud gebracht.

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ICOM ist jetzt Oracle Gold Partner.

ICOM komplettiert die Unterstützung von Datenbanken. Seit langem unterstützt ICOM die strategischen Datenbanken Microsoft SQL Server sowie MySQL. Als Entwicklungspartner von IBM war die DB2-Unterstützung vorgezeichnet. Neu ist jetzt die Partnerschaft zu Oracle im Bereich Datenbanken.

“Mit Oracle verbindet uns seit der Übernahme von SUN ja bereits die technische Partnerschaft für SUN Solaris”, so Klaudia Fleer-Zerwes, technische Geschäftsführerin von ICOM, “deshalb lag es nahe Oracle nun auch im Datenbank-Bereich zu unterstützen”.

Somit unterstützt ICOM neben allen wesentlichen Betriebssystemen für den Produktionsdruck (Windows, Linux, Solaris, AIX und HP-UX) auch alle wichtigen Datenbanken.

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