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DV-Freimachung mit ICOM InfoMail /DV-Frei wurde erneut von der DPAG zertifiziert

Das aktualiserte Programm kann die neue Frankier-ID verarbeiten und aufbringen. Mit ICOM InfoMail /DV-Frei ab Version 9.1.39 können Sie Ihre DV-Freimachung nun auch mit diesem neuen Freimachungsvermerk versehen.

In der Frankier-ID wird die Sendungsidentität ersatzweise festgehalten, sollte der Matrixcode nicht erfasst werden können. Dazu wurde die Ausgabestruktur von ICOM InfoMail /DV-Frei um die Felder ICFRANKID ergänzt.ICOM InfoMail /DV-Frei

Alle Neuerungen der Version 9.1.39

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P2-Connector ermöglicht zusätzliche Einsparungen beim Outputmanagement

Anwender von ICOM Dokustream, einer Lösung, die den Output für papierbasierte und elektronische Verteilung optimiert, haben ab sofort noch mehr Einsparmöglichkeiten im Postversand. Denn sie können Sendungen nun auch durch „P2 Die Zweite Post“, einen Zusammenschluss aus etablierten nationalen sowie internationalen Postdienstleistern, verschicken und damit ihre Portokosten reduzieren. Dafür bietet der Output-Spezialist ICOM den P2-Connector an, der als Modul für ICOM Dokustream lizenziert ist.

Durch die Integration werden die Vorteile der Zweiten Post und ICOM Dokustream gebündelt. Weiterlesen “ICOM integriert Versand über „P2 Die Zweite Post“ in Dokustream” »

Mit der DialogPost hat die DPAG die größten Änderungen in den letzten Jahren am (nun bald ehemaligen) Infopostbereich gemacht.

Für die Anpassung der ICOM Software ICOM InfoMail gehören Änderungen am AM.exchange, komplett neue Einlieferungsunterlagen genauso dazu, wie die Änderungen an den Mengen, Gewichten usw. Der gesamte Mailingbereich musste in kurzer Zeit komplett umprogrammiert, getestet und von der DPAG für unsere Anwender generell zertifiziert werden. Dies ist nun abgeschlossen.

Es steht nun das Release 9.1 von ICOM InfoMail und ICOM InfoMail /DV-Frei zur Verfügung. Obwohl es eigentlich ein Upgrade ist, wurde es an unsere Anwender mit Software-Pflegevertrag ohne Mehrkosten schon ausgeliefert!

Neben DialogPost, DialogPost Easy etc. bietet das neue Release gegenüber früheren Releasen u. a. eine Performanceerhöhung um bis zu 50% gerade bei großen Mengen, Einlieferungsunterlagen als PDF’s u.v.m. Das Upgrade lohnt sich also.

Jeder Anwender, der keinen Software-Pflegevertrag haben sollte, erhält das Upgrade nicht automatisch und kann bei uns kurzfristig seinen Software-Pflegevertrag abschließen.

ICOM hat gerade für Versicherungen ein großes Portfolio an Lösungen, die die Digitale Transformation vorantreiben und das mit vergleichsweise geringem Aufwand.

Doch sehr kurzfristig haben wir uns entschlossen auf dem Kongress am 24. – 25.11.2015 in Leipzig auszustellen.

Der Messekongress „IT für Versicherungen“ richtet sich an die IT-Verantwortlichen in den Versicherungsunternehmen, welche sich über die neuesten technologischen Entwicklungen auf den Gebieten der Anwendungsentwicklung und der Infrastrukturlösungen informieren können. Er dient als Plattform, um aktuelle Entwicklungen, Trends und Projekte in der Branche aufzuzeigen und zu diskutieren, weitere Marktteilnehmer und ihre Angebote kennenzulernen und neue Geschäftskontakte zu knüpfen. Eine Abendveranstaltung im Automobilmuseum DaCapo rundet den Event ab.

ICOM zeigt eine unsere Entwicklungen für Versicherungen am Beispiel im Vortrag „Dezentrale, mehrteilige, komplexe Word-Korrespondenz zentralisieren und automatisieren.“ – Mi., 25.11.2015, 12h30, Saal 5.

Kurz zusammengefasst bietet Ihnen der Vortrag folgende Lösungsansätze.

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Erneut Zertifizierung als DV-Freimachungslösung

ICOM InfoMail /DV-Frei ist seit 1997 von der DPAG für den Einsatz als DV-Freimachungslösung zertifiziert. Nachdem nun einige Änderungen und Erweiterungen in Abprache mit der DPAG gemacht worden sind, wurde nun die neue Version 8.6 mit Wirkung zum 28.3.2014 erneut zertifiziert, dazu passend wurden die AM.exchange-Sätze mit Wirkung zum 25.3. zertifiziert.

Folgende Erweiterungen wurden damit u.a. zertifiziert:

  • Erweiterung um DV-Freimachung ePZA National, inkl. AM.exchange Anmeldungen
  • AM.exchange-Datensätze für die Netto-Abrechnung Teilleistungen
  • Erweiterung der DV-Freimachungslisten um kundenindividuelles Feld

Technische Voraussetzungen:

ICOM InfoMail /DV-Frei. Update auf das Release 8.6, das neue Modul PZA erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM InfoMail /DV-Frei und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

Der ICOM Dokustream VisualDesigner ist die Oberfläche, um Verarbeitungen für ICOM Dokustream einzurichten. Die grafische Oberfläche, die dem Anwender die einfache, schnelle und produktive Einrichtung von ICOM Dokustream mit Entwicklungsumgebung ermöglicht, wird nun noch einfacher zu bedienen sein.

Mit der neuen WYSIWYG Darstellung machen Sie Ihre Adress- und Feldabgriffe mit einem einfachen Maus ziehen, Ihre DV-Freimachung ziehen Sie mit der Maus in die benötige Position, decken Felder ab oder positionieren Grafiken. Das geht nun mit einer einfachen Handbewegung. Und Sie sehen sofort was Sie getan haben. Damit reduzieren Sie Ihre Einrichtungszeiten beträchtlich, benötigen keine Kenntnisse vom Datenstrom und gewinnen an Produktivität.

Keine Änderungen am Bisherigen erforderlich.

Eine Revolution, bei der der Anwender nicht zum Opfer fällt: Denn keine bisherige Jobkarte muss neu gemacht werden. Sie haben diese neue Funktionalität zusätzlich zur Verfügung und machen sich die Arbeit zukünftig deutlich leichter. Dinge die vorher Stunden dauerten gehen nun in Minuten.

So wie der jeweilige User es braucht.

Der eine freut sich über eine grafische Oberfläche, der andere liebt seine Kommandozeile. Und der dritte möchte eine Oberfläche, in der er nativ alles tun kann und die ihne dabei optimal unterstützt. ICOM Dokustream bietet alle Optionen für den User an. Das System holt ihn dort ab, wo er in seinem Kenntnisstand steht. Es zwingt keinen dazu, anders zu arbeiten als er selber will. So findet jeder seine persönliche, optimale Produktivität.

Anwendernutzen: One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Es ist toll, wenn Empfängergruppen Ihre eigenen Kuvertierbeilagen und Beilagenzusammenstellungen erhalten. Doch kann dies schnell dazu führen, das die Anzahl der Beilagen höher ist, als die Anzahl der Beilagenstationen an der Kuvertiermaschine. Ein Produktionsproblem. Der ICOM Dokustream Beilagenoptimierer löst es.

Er analysiert wie viele Beilagen da sind und wie die Kombinationen aussehen. Daraus bildet er dann Maschinenläufe für die Kuvertierungsproduktion. So dass Sie möglichst wenig umzurüsten haben. Für eine automatisierte Kuvertierung auch mit großen Mengen an Beilagen.

So wird eine zielgruppengerechte Ansprache der Empfänger durch Kuvertierbeilagen zum ersten Male produktionstechnisch wirklich möglich. Eine kleine Sensation – natürlich von ICOM!

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.297 (dies ist ein Working-Release) sowie das Zusatzmodul Split&Merge.

Einsatz: Über ggf. ein Update von ICOM Dokustream, der Lieferung eines zusätzlichen ausführbaren Programmes (des Beilagenkombinierers) und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb bestellbar und sofort lieferbar.

One-to-One Marketing mit Kuvertierbeilagen!

Kuvertierbeilagen transportieren eine direkt Botschaft an den Empfänger. Bunt, auffällig und ggf. auch auf anderem Material gedruckt haben sie einen hohen Aufmerksamkeitswert. Aber nur dann, wenn man es nicht übertreibt. Jeden Tag die gleiche Beilage verschwendet Geld, belastet die Umwelt und belästigt den Kunden.

Zielgerichtete Information heißt hier:

Jeder Empfänger erhält es zur Kampagnenlaufzeit 1x in seinem Kuvert – auch als portoneutrale Auffüllbeilage. So spart man durch gemanagede Kampagnen auch Porto. Das wird technisch über das ICOM System überwacht und dokumentiert.

Parametrierung

Es gibt dazu je Beilage ein neues Schlüsselwort mit 5 Parametern hier beispielhaft für Beilage 1:

KAMPAGNE01 „Kampagnendatei“ „ID-Feld“ „Kontroll-Feld“ „Protokoll“ „Delimiter“


ParameterBeschreibung
KampagnendateiAnfangs enthält die Textdatei eine Liste (ein Eintrag / Zeile) von ID’s, die im Rahmen einer Kampagne eine Beilage erhalten sollen.
Sobald für eine ID eine Beilage ausgegeben wurde, wird die Zeile mit der entsprechenden ID um das aktuelle Datum (Format JJMMTT) und um den Inhalt des (optionalen) Feldes „Kontroll-Feld“ erweitert, jeweils getrennt durch den „Delimiter“ (Optional, „;“ ist default).
ID-FeldFeldname. Muss vorhanden sein. Inhalt wird in der Eingabedatei gesucht, um den Empfänger einer Beilage zu identifizieren.
Kontroll-FeldOptional. Wenn vorhanden, wird der Feldinhalt in die Eingabedatei in der Zeile eingefügt, an die eine Beilage ausgegeben wurde.
ProtokollOptional. Dateiname einer Protokolldatei. Enthält eine Liste der ID’s, an die im aktuellen Lauf eine Beilage ausgegeben wurde.

Arbeitsweise

Beilagen, die über die Kampagne laufen sollen, müssen zuvor ganz normal als Muss- oder Kann-Beilage in der .mac von ICOM Dokustream definiert werden. Es können alle Beilagen über eine Kampagne laufen. Da die Eingabedateien während der Laufzeit zur Performanceoptimierung im Hauptspeicher bleiben, steht für die Dokumente entsprechend weniger Hauptspeicher zur Verfügung. Auswirkungen dürfte das aber nur bei sehr großen Kampagnen und / oder sehr großen Dokumenten haben.

Bei jedem Dokument wird der Inhalt des Feldes ID-Feld in der Eingabdedatei über ein .ifm-Feld gesucht. Wird er nicht gefunden, wird für dieses Dokument die Kuvertierbeilage nicht gezogen. Wird er gefunden, wird nur dann eine Beilage ausgegeben, wenn in der Dokustream Variablen ausschließlich der Wert des ID-Feldes zu finden ist. Gleichzeitig wird in der Kampagnendatei eine Markierung gesetzt, damit für weitere Dokumente mit derselben ID nicht auch noch eine Beilage ausgegeben wird.

Bei der Ausgabe einer Beilage mit Kampagne wird dann in der Kampagnendatei die entsprechende Zeile um Datum und optionalem Inhalt des Kontroll-Feldes erweitert.

Normalerweise wird so eine Beilage als Kann-Beilage definiert werden. Gibt es mehrere Dokumente mit derselben ID, so erhält ja nur das erste eine Kann-Beilage. Sollte diese Kann-Beilage nicht zum Zuge kommen, weil der entsprechende Umschlag bereits voll ist, wird sie auch nicht mit einem der weiteren Umschläge (für diese Dokumenten-ID) ausgegeben, auch wenn dort mehr Platz sein sollte.

Im normalen Dokustream-Protokoll wird jeweils mit ausgegeben, wie viele Beilagen noch für die Kampagne ausgegeben werden müssen.

Technische Voraussetzungen:

ICOM Dokustream Basis-Modul ab Release 2.1.316 (dies ist ein Working-Release), das Modul erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM Dokustream und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit:

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.


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DV-Freimachung mit ICOM InfoMail /DV-Frei wurde erneut von der DPAG zertifiziert

Das aktualiserte Programm kann die neue Frankier-ID verarbeiten und aufbringen. Mit ICOM InfoMail /DV-Frei ab Version 9.1.39 können Sie Ihre DV-Freimachung nun auch mit diesem neuen Freimachungsvermerk versehen.

In der Frankier-ID wird die Sendungsidentität ersatzweise festgehalten, sollte der Matrixcode nicht erfasst werden können. Dazu wurde die Ausgabestruktur von ICOM InfoMail /DV-Frei um die Felder ICFRANKID ergänzt.ICOM InfoMail /DV-Frei

Alle Neuerungen der Version 9.1.39

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P2-Connector ermöglicht zusätzliche Einsparungen beim Outputmanagement

Anwender von ICOM Dokustream, einer Lösung, die den Output für papierbasierte und elektronische Verteilung optimiert, haben ab sofort noch mehr Einsparmöglichkeiten im Postversand. Denn sie können Sendungen nun auch durch „P2 Die Zweite Post“, einen Zusammenschluss aus etablierten nationalen sowie internationalen Postdienstleistern, verschicken und damit ihre Portokosten reduzieren. Dafür bietet der Output-Spezialist ICOM den P2-Connector an, der als Modul für ICOM Dokustream lizenziert ist.

Durch die Integration werden die Vorteile der Zweiten Post und ICOM Dokustream gebündelt. Weiterlesen “ICOM integriert Versand über „P2 Die Zweite Post“ in Dokustream” »

Die Poststelle als Dokumentenlogistik-Zentrale.

Die Wiedervereinigung von Transaktions-, Individual- und Mailingpost bei der EnBW in den neuen Bereich Printcenter.


In vielen Unternehmen geht die Marschrichtung in der Poststelle immer noch in Richtung Outsourcing: Die große industrielle Ausgangspost wurde ins Rechenzentrum verlegt oder gar externen Druckdienstleistern übergeben. Hausservice-Funktionen wurden ausgegliedert oder eingeschränkt.

Ganz anders die Entwicklung im Bereich ISIS OFO (Sendungs- und Informations-Services Operatives Facility Management Office) beim Energieversorger EnBW in Karlsruhe: Hier wuchs eine Poststelle nicht nur mit der Konzernentwicklung. Es wurden auch die Mail-Factory-Funktionen wieder mit der Poststelle zu einer umfassenden Dokumentenlogistik-Zentrale vereint. Eine Schlüsselfunktion haben die IT-Lösungen des Softwarehauses ICOM. Immer neue Funktionen wachsen der integrierten In- und Outputzentrale zu.


EnBW ist das drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen. Vor etwa einem Jahrzehnt wurde es aus diversen baden-württembergischen Elektrizitätswerken zusammengeschlossen. Heute sorgen rund 21.000 Mitarbeiter für einen Umsatz von über 15 Milliarden Euro mit ungefähr 6 Millionen Kunden. Die Briefprofis des Bereichs SIS OFO unter Ressortleiter Hans-Jürgen Fritz haben die Entwicklung des Karlsruher Post- und Briefbereichs von der regionalen Poststelle zur Konzern-Input- und -Outputzentrale mit vollzogen. 1999 gingen noch 1,2 Millionen Sendungen hinaus, 2010 waren es über 19 Millionen.

Ausgangspunkt: Die typische Postverarbeitungs-Spaltung

Früher fand bei der EnBW die Erstellung von Briefsendungen an unterschiedlichen Orten statt: Der klassische Transaktionsdruck (Regelkommunikation, mehrheitlich Rechnungen) wurde in einem speziellen Outputzentrum realisiert. Parallel dazu wurde eine beträchtliche Menge von Individualbriefen dezentral erstellt, gesammelt und – nicht sonderlich produktiv – in der Poststelle verarbeitet. Die Nachteile dieses Verfahrens kennt jeder: undefinierte, unklare, unterschiedliche Prozesse, intransparente, tendenziell hohe Verarbeitungskosten und schlechte Abstimmung zwischen den internen Auftraggebern, der Poststelle und eventuellen externen Dienstleistern. Deshalb wurde in Karlsruhe das Ziel formuliert, diesen Prozess zu vereinheitlichen, zu optimieren und insgesamt einem Dienstleister zu übergeben. Es drohte also das komplette Outsourcing des Ausgangspostbereichs.

Dafür wurde der Markt der Druckdienstleister überprüft, mit dem erstaunlichem Ergebnis:

Vereinigung des Transaktionsdrucks, der Individualpost und der Mailing-Produktion in der Poststelle

Dem Team von Hans-Jürgen Fritz war es in der Klärungsphase gelungen, über einen Benchmark-Prozess gemeinsam mit dem Fachberater Klaus Gettwart die Perspektiven eines neu aufgestellten selbstständigen Geschäftsbereichs einer erweiterten Poststelle herauszuarbeiten. Deshalb wurden jetzt die ehemaligen Bereiche Rechenzentrums-Druck, Massenkuvertierung und Postservice zum Zentralbereich SIS OFO zusammengeschlossen. Er wurde wie ein externer Dienstleister aufgestellt, zunächst als Profitcenter, heue als Costcenter. Hier ist heute ein Kernteam von acht Mitarbeitern aktiv, ergänzt von einem hausinternen Dienstleister, bei dem bis zu 26 Mitarbeiter tätig sind.

Wo früher Briefe und Dokumente auf ganz unterschiedlichen Wegen erstellt, gedruckt, verarbeitet und frankiert wurden, da gibt es bei der EnBW heute eine Dokumentenlogistik-Drehscheibe, die auf der Inputseite eine Vielzahl von Anschlüssen hat. Da sind die klassischen Computeroutput-Ströme mit den Dokumenten für Sondervertrags- und Tarifkunden, Ablesekarten und sonstige Standard-Kundenkorrespondenz. Auf dem gleichen Weg können auch Druckdaten von weiteren Kunden entgegengenommen werden. Heute ist dies insbesondere die bundesweit aktive Stromversorger-Tochter Yello mit Sitz in Köln. In Zukunft wird auch die Individualkorrespondenz aus der Office-Welt hinzukommen.

Am hinteren Ende des Prozesses kommt ein einheitlicher Druckdatenstrom von fertig gespoolten und sortierten Dokumenten an, der über die leistungsfähige Batch-Technologie des Zentrums verarbeitet wird. Dazu später mehr. Das Kernstück der neuen Output-Drehscheibe ist aber die Datenvorbereitung dazwischen. Hier spielt die Software-Suite Dokustream von ICOM die Schlüsselfunktion.

Dokustream: Indizieren – Codieren – Freimachen

Mit Hilfe von Dokustream muss eine Fülle von Funktionen erfüllt werden, damit der ganzheitliche Outputprozess gelingen kann. Der Strom der Dokumente muss auf Mehrfachsendung, die man in ein Versandstück integrieren kann, geprüft werden. Sie müssen für die weitere Verarbeitung mit Codes und Steuerzeichen sowie den Kennungen und Matrix-Codes für die DV-Freimachung der Deutschen Post AG versehen werden. Bei diesen entscheidenden Schritten vom Printfile zum Poststück ist die ICOM-Lösung das Herzstück.


Im Rahmen der Outputplanung wird schließlich das ICOM-Druckoutput-Tool vom Printcenter zur Datenaufbereitung und Portooptimierung gestartet. Parallel dazu werden die Einlieferdaten der Tagesproduktion automatisch per XML-Datensatz an die Deutsche Post AG für die Portoabrechnung übertragen. Die von ICOM aufbereiteten Druckdaten gehen dann an das Prisma-Spoolsystem, von dem aus die Océ-Drucker gerüstet und die Jobs gestartet werden können.

Die große Outputfabrik

Fast 100 Millionen Druckseiten werden in Karlsruhe pro Jahr realisiert und zu 19 Millionen Sendungen verarbeitet.

Dafür gibt es insgesamt fünf PageStream-Rollen-Druckeinheiten, die auch für Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck) kombiniert werden können. Außerdem stehen für die spezifischeren Jobs mehr als ein halbes Dutzend Blatt-Laserdrucker, teilweise mit Vollfarb-Ausstattung, zur Verfügung. Für die Verarbeitung sorgen drei Hochleistungs-Kuvertierstraßen (Kern 2500), außerdem zwei Mittelklasse-Kuvertierer (Kern 686) für kleinere Jobs. Zur erhöhten Produktionsflexibilität sind Druck und Verarbeitung unabhängig voneinander organisiert. Schließlich werden die fertigen Sendungen am Ende aller Kuvertiermaschinen mit Kameras und dem Prüfsystem Skysoft einzeln gelesen, kontrolliert und gezählt. Fehlerhafte Sendungen werden über Closed Loop neu gedruckt. So kann auch der Postausgang einzelner Sendungen in letzter Sekunde gestoppt und ausgesteuert werden.

Diese Abschlusskontrolle ist übrigens keineswegs die einzige Qualitätsmanagement-Instanz. Zuvor wurden Regel-, Serien- und Individualbriefe umfangreichen Test- und Prüfroutinen unterworfen. Bei der Regelkommunikation und den Serienbriefen erhält der Kunde entweder ein PDF als eMail oder ein Originalausdruck zur Prüfung.

Mehr als 10 Millionen Euro Portokosten gehen jährlich von der EnBW an die Deutsche Post AG. Deshalb wird, wie in vielen anderen Unternehmen, der elektronische Versand der Briefe und Dokumente forciert. Der Weg vom reinen Brief- zum Multichannel-Output ist alternativlos.

Modernisierung ist eine Drehscheibe

In einem Jahrzehnt hat sich der integrierte Postbereich von Hans-Jürgen Fritz zu einem Kraftfeld entwickelt, das durch erwiesene Leistungsfähigkeit vermag, ständig neue Aufgabengebiete an sich zu ziehen:


  • Das Postzentrum ist heute auch Eingangsportal für das große Konzern-Dokumentenmanagement mit Capturing und Klassifikation.

  • Dieses Management mit digitalen Dokumenten sorgt Schritt für Schritt dafür, dass die Verantwortlichkeiten für die digitale Langzeitarchivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten, aber auch von internen elektronischen Unterlagen bei SES OFO zusammenlaufen.

  • Der Umgang mit eingehenden und umlaufenden nachweispflichtigen Sendungen (Paket und Päckchen, Einschreibe- und Expresssendungen), wird über ein digitales Registrier- und Bestätigungssystem (Optikep) realisiert.

  • Der leistungsfähige Printbereich übernimmt immer mehr Hausdruck-Funktionen, zum Beispiel die Produktion von Zählerkarten, Dokumentationen, Großformat-Prints und Mailingaktionen.


Modernisierung ist keine Einbahnstraße, sondern eine Drehscheibe. Weil man in Karlsruhe einen leistungsfähigen Mechanismus zur Dokumentenlogistik eingerichtet hat, wächst jetzt die Zahl der Input- und Outputanschlüsse kontinuierlich.

Kein Wunder, dass das Team von Hans-Jürgen Fritz Anfang 2010 mit dem Innovationspreis des Wettbewerbs „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet wurde.



Andere Case Studies


Dienstleistungen für Gott und Welt.

Die ITEBO GmbH auf dem Weg zum umfassenden IT- und Output-Dienstleister.


Oft sind es Haushalts- und Budgetgründe, wenn bestimmte Ressorts der öffentlichen Verwaltung ausgegliedert und als eigene Unternehmen organisiert werden. Manchmal steht aber auch eine eigenständige, erfolgversprechende Geschäftsidee dahinter. Mit fortschrittlichen Konzepten und der leistungsfähigen Output-Software von ICOM hat sich die Osnabrücker ITEBO vor einem Jahrzehnt auf den Weg gemacht. Heute haben die Jobs der neuen Kunden bereits eine solide Mehrheit.


„Seit dem 1. Januar 2000 sind wir selbstständig am Markt. Aber da hatten wir schon 20 Jahre Erfahrung als Kommunale Datenzentrale Osnabrück. Heute liegt bereits der Schwerpunkt auf den Arbeiten für neu hinzugewonnene Kunden – aus dem öffentlichen wie aus dem privaten Sektor.“ Was uns ITEBO-Marketingleiter Stephan Brinkmeyer hier vorstellt, entspricht eigentlich dem Traum jedes Personalchefs von einem Bewerber: Jung, dynamisch, aber mit Jahrzehnte langer Erfahrung. Seit dem 1. Januar 2000 ist man jetzt auf dem Weg von einem vorrangig technisch orientierten IT-Dienstleistungsunternehmen zum Beratungs- und Systemhaus, bei dem es Fach- und Anwendungsberatung ebenso gibt wie technische Services und einen leistungsfähigen Dokumentenoutput. „Für Gott und die Welt“ im Einsatz ist man ganz wörtlich, denn Teilhaber des Unternehmens sind nicht nur die Großstadt Osnabrück und zahlreiche nordwestdeutsche Gebietskörperschaften, sondern auch das Bistum Osnabrück.

Viele Aufgaben – viele Dokumente.

Die ITEBO ist für alle Gemeinden, Verwaltungen und Unternehmen gerade wegen ihrer Vielseitigkeit ein gesuchter Partner. Sie bietet Einführungsstrategien, Schulungen und Realisierungsunterstützung bei allen IT-Innovationen und Datenmigrationen. Sie hat einen technischen Betrieb, der alle Datenverarbeitungs-Clearing und Transaktionsaufgaben übernimmt. Sie stellt Datenschutzbeauftragte und bietet für die elektronische Schriftgutverwaltung fortschrittliche Dokumentenmanagement-Lösungen an. Wo viele Daten und Dokumente gemanagt und verarbeitet werden, da entsteht auch viel Druck- und Post-Output.

Für die Verarbeitung der zahlreichen Druck- und Postverarbeitungsjobs der Kunden zum Druckdatenstrom an die drei leistungsfähigen Xerox-Maschinen sorgt die Outputmanagement-Lösung ICOM Dokustream. Sie besitzt Schnittstellen zu den verschiedensten Files und Spools und bietet Outputsegmentierung nach Brieftypen und Sendungs- bündelung (Vermeidung von Doppelversand). Im Outputzentrum in der Osnabrücker Stüvestraße werden auch keine Briefe mehr freigestempelt. Die Post wird bereits sortiert, portooptimiert und DV-freigemacht ausgedruckt: Der Matrix-Code im Sichtfenster und die EDV-Versandliste sind die Begleiter bei der Großmengen-Einlieferung bei der Deutschen Post AG.


Neben den gelben Briefkisten gibt es bei ITEBO auch die blauen Behältnisse der Osnabrücker Citipost, die für die vielen kommunalen und regionalen Sendungen insbesondere der Städte und Gemeinden Nordwestdeutschlands besonders wirtschaftliche Tarife bietet.

Der schnelle Weg vom Schriftstück zum Poststück.

Weit über 500 Druckseiten schafft das Outputzentrum in Osnabrück pro Minute. Dafür gibt es die leistungsfähigen Postverarbeitungs-Kapazitäten mit Maschinen des Herstellers Kern: Ein Mittelvolumen-System vom Typ 686 und eine Hochleistungsstraße der Serie 2500, die allein 12.000 Sendungen pro Stunde schafft; als neuestes ist jetzt eine Multiformat-Maschine der Serie KAS Mailmaster 465 hinzugekommen.


Diese ergänzt die bestehenden Kuvertierkapazitäten im Normalbrief-Bereich; sie schafft aber auch die automatisierte Großbrief-Produktion für Formate bis DIN B4; gerade beim Versand von Erstverträgen und wertvollen, besonders umfangreichen Unterlagen und Periodika ist der ungefalzte Versand in der großen Hülle die richtige Lösung, die nicht nur von der öffentlichen Verwaltung, sondern insbesondere von Privatunternehmen sehr gefragt ist.

Auf dem Weg zum komplexen Druckdatenstrom.

Die Anforderungen an den Dokumentenoutput wachsen. Wo es früher hauptsächlich um die Realisierung von Post aus geschlossenen Datenbankjobs ging, werden die Ansprüche jetzt komplexer. So hat ITEBO gemeinsam mit ICOM ein Zusatzmodul für die Integration von PDF-Dokumenten innerhalb der Dokustream-Lösung implementiert. Damit können auch komplexe, durchgestaltete Dokumente konvertierungsfrei im Output-Strom realisiert werden. Gerade wegen der Vielfalt der Kunden und Aufgaben ist diese Erweiterung besonders nützlich.

In der Stüvestraße werden die vielen Bescheide und Dokumente verarbeitet, wie sie für Städte und Gemeindeverwaltungen typisch sind: Grund- und Gewerbesteuerbescheide, aber auch Verwarnungen mit Überweisungsvordruck, Postzustellungsurkunden – wegen des Doppel-Umschlags („Brief-in-Brief“) immer eine besondere Herausforderung. Es laufen aber auch Werbemailings der Industrie-Kundschaft und die Monatsabrechnungen eines Telekommunikations-Anbieters.

Dafür werden eine große Menge von Geschäftspapieren und Formularen lagermäßig gehalten und eingesetzt. Stephan Brinkmeyer, ebenso wie sein Abteilungsleiter-Kollege in der Output-Technik Bernhard Hehmann, sind sich einig, dass in Zukunft weitere Innovationen bei der ITEBO GmbH auf der Tagesordnung stehen. Nachdem man heute bereits mit Zusatzfarben drucken kann, ist als konsequenter nächster Schritt das Thema Vollfarb-Drucktechnik geplant.

Besonderer Wert wird von der ITEBO und der ICOM dabei auf das Thema Formular-Design im einheitlichen Workflow auf weißem Papier gelegt. Diese Variante führt kundenseitig zu erheblichen Ressourcen- und Kosteneinsparungen.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von ICOM war seinerzeit die Flexibilität und Skalierbarkeit der ICOM-Lösungen. Eine Entscheidung, die man im Hause bis heute nicht bereut hat.

„Mit ICOM haben wir einen verlässlichen Partner, der schnell und gründlich neue Anforderungen umsetzt. Egal ob es postalische Änderungen sind oder neue Erfordernisse der Produktion und der Prozesse – ICOM ist der Partner, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen.“

Professionalisierung.

Vor zehn Jahren ist man in Osnabrück aus der Enge der städtischen Behörde in den weiten Raum der Kundenbeziehungen und Service-Level-Agreements getreten. Der Erfolg hat der ITEBO in diesem Schritt Recht gegeben.

Auch die mittelständische Wirtschaft vertraut heute auf die Dienstleistungen der ITEBO GmbH – so drucken und kuvertieren die Osnabrücker heute für zahlreiche Unternehmen Rechnungen und Mahnungen wie z. B. für Wessels + Müller, Deutschlands größtem Autoteilehändler.



Andere Case Studies


Mit der DialogPost hat die DPAG die größten Änderungen in den letzten Jahren am (nun bald ehemaligen) Infopostbereich gemacht.

Für die Anpassung der ICOM Software ICOM InfoMail gehören Änderungen am AM.exchange, komplett neue Einlieferungsunterlagen genauso dazu, wie die Änderungen an den Mengen, Gewichten usw. Der gesamte Mailingbereich musste in kurzer Zeit komplett umprogrammiert, getestet und von der DPAG für unsere Anwender generell zertifiziert werden. Dies ist nun abgeschlossen.

Es steht nun das Release 9.1 von ICOM InfoMail und ICOM InfoMail /DV-Frei zur Verfügung. Obwohl es eigentlich ein Upgrade ist, wurde es an unsere Anwender mit Software-Pflegevertrag ohne Mehrkosten schon ausgeliefert!

Neben DialogPost, DialogPost Easy etc. bietet das neue Release gegenüber früheren Releasen u. a. eine Performanceerhöhung um bis zu 50% gerade bei großen Mengen, Einlieferungsunterlagen als PDF’s u.v.m. Das Upgrade lohnt sich also.

Jeder Anwender, der keinen Software-Pflegevertrag haben sollte, erhält das Upgrade nicht automatisch und kann bei uns kurzfristig seinen Software-Pflegevertrag abschließen.

ICOM hat gerade für Versicherungen ein großes Portfolio an Lösungen, die die Digitale Transformation vorantreiben und das mit vergleichsweise geringem Aufwand.

Doch sehr kurzfristig haben wir uns entschlossen auf dem Kongress am 24. – 25.11.2015 in Leipzig auszustellen.

Der Messekongress „IT für Versicherungen“ richtet sich an die IT-Verantwortlichen in den Versicherungsunternehmen, welche sich über die neuesten technologischen Entwicklungen auf den Gebieten der Anwendungsentwicklung und der Infrastrukturlösungen informieren können. Er dient als Plattform, um aktuelle Entwicklungen, Trends und Projekte in der Branche aufzuzeigen und zu diskutieren, weitere Marktteilnehmer und ihre Angebote kennenzulernen und neue Geschäftskontakte zu knüpfen. Eine Abendveranstaltung im Automobilmuseum DaCapo rundet den Event ab.

ICOM zeigt eine unsere Entwicklungen für Versicherungen am Beispiel im Vortrag „Dezentrale, mehrteilige, komplexe Word-Korrespondenz zentralisieren und automatisieren.“ – Mi., 25.11.2015, 12h30, Saal 5.

Kurz zusammengefasst bietet Ihnen der Vortrag folgende Lösungsansätze.

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Das neue Medium aus dem Hinterhof.

Bei PIN Digital wird an der Vernetzung der Postkarte gearbeitet.


Zu jedem erdenklichen Anlaß können gewerbliche und private Versender ihre individuellen Karten verschicken – versandoptimiert mit ICOM Software.
Intelligent, kreativ und knallhart kalkuliert ist die neue Dienstleistung der PIN Digital GmbH, Tochter der PIN AG.

Zusätzliches Versandvolumen über eine Neugeburt der guten, alten Postkarte zu schaffen kann man nur mit diesen Eigenschaften – und geeigneten Lieferanten wie ICOM.


In Kreuzberg ist das so: Vorn wird gefeiert, und hinten wird gearbeitet.

Auf der Waldemarstraße in Berlin SO 36 gibt es draußen das pralle Leben mit Shops, Studios und Kneipen. Wer aber durch die Einfahrt in die großen Gewerbe-Hinterhöfe geht, tritt ein in die konzentrierte Welt der IT-Spezialisten, der Kreativen und Unternehmens-Startups. Im dritten Stock geht es um die Zukunft der Post. Das Projekt heißt „Serienkarte“. Wir sind zu Besuch beim zwölfköpfigen Team der PIN Digital GmbH, Tochter des großen Berliner Briefdienstleisters PIN Mail AG. Dieser Pionier der Privatpostbranche – der im nächsten Jahr bereits das 15. Firmenjubiläum feiert – ist nicht nur „Local Hero“ in Berlin.

PIN ist ein gemeinsames Unternehmen der Verlagsgruppe Georg von Holtzbrinck (Zeit, Handelsblatt etc.) und von TNT Post Deutschland mit der Netzwerkorganisation Mail Alliance. Hier gibt es deshalb ein strategisches Interesse daran, die Zukunft der klassischen Post im modernen Medienmix mitzugestalten.

„Dies ist der erste Bestandteil einer größer angelegten Plattform für Online-Direktmarketing“, erzählt der Aufsichtsratsvorsitzende Marc Zeimetz. Und der Geschäftsführer Dr. Axel Stirl erläutert das Projekt: „Die Abschmelzraten bei der Transaktionspost kann man nicht präzise vorhersagen, aber das Volumen wird sicher sinken. Deshalb wollen wir den CRM-Managern, insbesondere denen des E-Commerce, zukunftsfähige Dialoglösungen bieten; das müssen hochwertige Lösungen sein, individuelle Ansprachen.“

Projekt Serienkarte: Neue Sendungen braucht das Land

Ihr Quasi-Monopol für Marketing- und Transaktionsbotschaften hat die klassische Post verloren, und deshalb gehen die Stückzahlen auch Jahr für Jahr um einige Prozentpunkte zurück. Wer mit Kundenkommunikation zu tun hat, betont aber gleichzeitig die unvergleichlichen Eigenschaften von Brief und Karte: Sie sind exklusiv und besitzen haptische Qualitäten, und sie entfalten ihre Wirksamkeit ganz ohne fremde Hilfsmittel, ohne Netz, ohne Strom und an jedem Ort. Es kommt aber darauf an, dieses anspruchsvolle Premium-Medium im modernen Kommunikationsmix mit leistungsfähiger Software wie der ICOM Dokustream-Suite richtig zu vernetzen, damit es wirtschaftlich eingesetzt werden und dann seine Stärken wirklich entfalten kann.

Das ist der Ansatzpunkt des Serienkarte-Teams. Michael Scheer, Leiter des Customer-Care-Teams: „Bei vielen Anlässen möchte man seinen Kunden oder Freunden ein haptisches Erlebnis anbieten. E-Mails verschwinden heutzutage in der Flut der Spams und Anfragen. Mit der Serienkarte kann man sich einer besonderen Aufmerksamkeit sicher sein.“

Seit mehr als einem Jahr können Onliner deshalb echte Postkarten personalisiert produzieren, digital drucken und auf die Reise schicken lassen. Zielgruppe des Dienstes sind bereits heute nicht nur Privatleute, sondern auch Geschäftskunden. „In fünf Minuten erstellt, in 48 Stunden beim Kunden“ – so werden mit wenigen Klicks Gruß- und Werbepostkarten erstellt und verschickt – als Standardsendung oder als Infopost, von fünf Geburtstagseinladungen bis zum Zehntausender-Mailing. Druckrealisierung und Adressieren, Frankieren und Versand sind Teil des Servicepakets.

Partner für die Vollfarb-Lösungen ist unter anderem der renommierte Berliner Digitaldrucker Koebcke; bereits in dieser Ausbaustufe sind aber Konsolidierung, Versand- und Portooptimierung von großer Bedeutung für die Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit der täglich zu realisierenden Aufträge. Mit InfoMail von ICOM werden die Empfänger vor der Erstellung der Printfiles nach Postleitzahlen sortiert und die Sendungen DV-frankiert. So können Einsparungen erzielt werden, die für den gewöhnlichen Postkunden fast immer unerreichbar wären.

Tausend Ideen im Marketingmix

Die Kreuzberger haben eine innovative IT-Schnittstelle entwickelt, die leistungsfähige Verbindungen zum Customer-Relations- und zum Dokumentenmanagement großer Organisationen herstellt. Zudem ist das Team des Startups täglich dabei, attraktive Gestaltung und spezifische Templates für die individuelle Befüllung zu entwickeln, um den Serienkarten-Service so zum vielseitigen, datenbankbasierten Kommunikationssystem im Dialogmarketing-Mix auszubauen.


Zum Beispiel:


  • Versandhändler schicken ihren Kunden die persönlichen, individuellen und vollfarbig gestalteten Geburtstagsgrüße, einschließlich eines Hinweises mit QR-Code auf die persönliche Internet-Landingpage, wo es einen Geschenk- gutschein gibt,

  • die Schornsteinfeger bauen auf einen Dienst von Postkarten-Informationen zu den Kehr- und Kontrollterminen ihrer Mitglieder,

  • Ärzte und Gesundheitseinrichtungen erinnern ihre Patienten an Vorsorge- und Impfauffrischungs-Termine, und

  • die Werkstätten der Autokonzerne melden den Kunden die fälligen Winterreifen- und Ölwechseltermine oder erinnern sie gemeinsam mit der Leasing-Bank an das neue Auto zum neuen Leasing-Vertrag – wiederum mit QR-Code und Landingpage.


Die Karten werden, je nach Einsatzgebiet, nicht nur offen verschickt, sondern auf Wunsch auch im verschlossenen Umschlag.

Outputmanagement als Erfolgsfaktor

Typisch für diese modernen Kundendialog-Programme ist der termingenaue Versand. Das sind dann für jeden Kunden nicht mehr viele Tausend, sondern vielleicht nur einige Dutzend Karten – dies aber Tag für Tag. Robert Aubell, CEO der Serienkarte, erläutert die Ziele: „Heute, wo wir noch in der Aufbauphase sind, geht es darum, einen täglichen Output von mehr als 4000 Karten zu schaffen; das klappt aber noch nicht immer.“

Umso wichtiger wird dabei das Outputmanagement. Dazu ein ICOM-Fachberater: „Bei der knappen Kalkulation der Karten in den Budgets hängt die Realisierbarkeit und der Erfolg entscheidend von der Portooptimierung ab. Deshalb ist der Einsatz eines leistungsfähigen Postausgangs-Tools besonders wichtig.“ Für das Management von solch einem komplexen Outputprozess stehen in der Dokustream-Softwaresuite eine Menge Tools bereit, vom Ausschießen der Drucke auf dem Bogen und dem Farbmanagement bis zur Qualitäts-Endkontrolle und der Versandbestätigung.

Heute ist es den Kartenprofis besonders wichtig, mit den Outputwerkzeugen von ICOM die Brücke zu schlagen zu den leistungsfähigen Potenzialen der Mutter PIN Mail AG. Der ICOM-Mitarbeiter: „Bei der Einführung haben wir uns darüber gründlich Gedanken gemacht. Mit unserem kompletten Outputmanagement als Standardsoftware konnten wir die notwendige langjährige Erfahrung, Zukunftssicherheit und Einfachheit der Bedienung bieten; mit der Möglichkeit, auch größere Datenströme – PDF wie andere Datenformate – performant zu verarbeiten, haben wir die richtige Lösung für kleine wie für große Jobs, und besonders nützlich war und ist auch, dass wir seit langem der Kooperationspartner der DPAG sind.“

Ganz bewusst setzt man in Berlin auf die Karte, genauer gesagt auf das Konzept Serienkarte im multimedialen Kundendialog, denn sie hat viele Vorteile. Trotz des Einsatzes hochwertiger Materialien in bester Digitaldruck-Qualität ist sie enorm preiswert: bei hoch individualisierter Ausführung 0,12 bis 1,99 Euro je nach Auflage. Aber das vielleicht wichtigste Argument: Schöne bunte Karten sind beim Empfänger beliebt. Robert Aubell: „Für solch eine Einladung oder Terminankündigung ist auf der Familien-Pinnwand immer ein Platz frei.“

Weihnachtszeit ist Kartenzeit

Für individuelle Karten gibt es viele Tausend Anwendungsbereiche, aber speziell Grußkarten haben saisonale Schwerpunkte. Beim Erscheinen dieser Zeitschrift ist gerade eine ganze Serie von Halloween-Aktionen gelaufen. Jetzt kommt die ganz große Kartenzeit vor Weihnachten und dem Jahreswechsel. So stehen den Kreuzberger Profis in diesem Jahr die wohl arbeitsreichsten Wochen des Jahres bevor.

Bei der knappen Kalkulation der Karten in den Budgets hängt von der Portooptimierung die Realisierbarkeit und der Erfolg entscheidend ab. Deshalb ist der Einsatz eines leistungsfähigen Postausgangs-Tools hier besonders wichtig.



Andere Case Studies


Wandel im Druckoutput bei Finanzdienstleistern.

Eine Reise mit Computershare Communication Services durch die aktuellen Trends des Dokumentenoutputs.


Computershare ist ein globaler Dienstleister, der in seinem Ursprung Aktiengesellschaften bei der Erfüllung ihrer Kapitalmarktfolgepflichten unterstützt – auf Hauptversammlungen, bei der Führung ihrer Aktienregister und bei Neuemissionen sowie der Durchführung von Kapitalmaßnahmen. Die Erstellung, revisionssichere Verarbeitung und der Versand von Transaktionsdokumenten ist dabei natürlich ein Kernstück. Computershare Communication Services, abgekürzt CCS, gilt hierzulande bei Transaktionspost-Profis als einer der größten und qualitätsvollsten Dienstleister.

Wir haben mit Franz Diehl, dem Director Sales bei CCS, und Nikola Schroeter, Marketingmanagerin bei Computershare Deutschland, die aktuellen Entwicklungen beleuchtet.



Was gibt es für Trends und Einflussfaktoren? Was erwarten Kunden, und was kann die Technik dazu beitragen? Wie können moderne Lösungen und Systeme dabei helfen, den Spagat zwischen unterschiedlichsten IT-Plattformen mit teilweise mehreren Jahrzehnten Altersunterschied zu den wachsenden Ansprüchen an Qualität und Aussagekraft von Dokumenten zu meistern?

ICOM Software Research

Wir sehen uns als Outsourcing-Dienstleister für eine Klientel mit höchsten Ansprüchen an Datensicherheit und Dokumentenverarbeitung. Daher zählen insbesondere Versicherungen, Banken, Handelsunternehmen und Energieversorger zu unseren Kunden. Für sie verarbeiten wir unterschiedlichste Formate und Datenströme zu einer Vielfalt an Dokumenten wie Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Jahressteuerbescheinigungen, Versicherungspolicen und viele andere mehr. Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich.

Franz Diehl, Computershare"Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich."

Briefmengen: Wachstum oder Rückgang?

Allgemein melden die Postgesellschaften fast aller Länder sinkende Briefmengen. Das betrifft aber hauptsächlich inhaltsgleiche Werbemailings und Transaktionsdokumente von geringerem Informationswert, zum Beispiel Rechnungen, die parallel zu Abbuchungsaufträgen versandt werden.

Wenn es um rechtlich und geschäftlich wirklich bedeutsame Dokumente geht, zum Beispiel um Versicherungsverträge, dann ergibt sich ein anderes Bild.

ICOM Software Research

Wir stellen zwei Dinge fest: Wo es Onlinetrading gibt, da ist das Druckvolumen in den letzten Jahren zurückgegangen. Doch gerade Versicherungen wollen auf das gedruckte Dokument nicht verzichten. Zum einen aus Gründen der Kundenfreundlichkeit und zum anderen, da eine Police in der Regel eine langjährige Lebensdauer hat. Dadurch haben Versicherungsunternehmen teilweise sogar ein steigendes Briefaufkommen zu verzeichnen. Bei unseren Versicherungskunden gibt es unter anderem Policen, die sehr umfangreich sind und ausschließlich im C4-Großbrief versendet werden. Auch andere Branchen mit hohem Output an Ausgangsrechnungen oder Lohnabrechnungen haben dafür gesorgt, dass es bei uns klare Zuwächse gibt – überwiegend im Bereich der sensiblen Ausgangsdokumente. Außerdem führen gesetzliche Änderungen dazu, dass umfangreicherer Dokumentenversand erforderlich ist, zum Beispiel bei der Informationsarbeit von Fonds-Anbietern.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Wo Onlineaktivitäten möglich sind, wie sie zum Beispiel Fondsanlagegesellschaften oder Direktbanken bieten, geht der Druckoutput zurück, wohingegen bei Versicherungen mitunter Zuwächse zu verzeichnen sind.

Franz Diehl, Computershare

Einzelblatt oder Broschüre?

Die Möglichkeiten des Digitaldruck-Outputs wachsen. Das hat die jüngste Drupa-Messe im Mai gezeigt. Viele Druckdienstleister und Outputzentren gehen dazu über, statt Einzelblatt-Dokumente fertig geheftete Broschüren und Booklets mit individuellem Inhalt auszugeben.

Für die ICOM-Outputsoftware-Suite wurde auf dieser Drupa eine dynamische Seitenausschieß-Komponente vorgestellt, mit der ganz personalisierte Inhalte in Broschürenform erstellt werden können.

ICOM Software Research

Genau solche individuellen Weiterverarbeitungen machen wir bereits seit längerem. Wir haben die entsprechenden Aggregate, um diese Produkte komplett „inhouse“ zu erstellen. Es gibt aber auch Gegenentwicklungen. Der Trend von der gebundenen zur gehefteten Police mit revisionssicherer Kuvertierung, also eine exakte Dokumentation Blatt für Blatt. Beide Varianten bedienen wir natürlich gerne.

Franz Diehl, Computershare

Vom heterogenen Input zum modernen Output.

Outputdienstleister müssen die IT-Voraussetzungen beim Kunden oftmals so annehmen, wie man sie vorfindet. Es gibt einen Trend zu modernen Outputströmen als PDF, parallel dazu aber auch das traditionelle PCL-Format.

ICOM Software Research

Gerade bei Versicherungen haben wir oft aufgrund der Bestandsführungssysteme die Aufgabe, die daraus erhaltenen Druckströme anzupassen. Unsere Standardsoftware für die Aufbereitung ist neben GMC auch ICOM Dokustream, mit der wir bei den meisten dieser Anwendungen arbeiten. Die Kombination eines großen Entwicklerteams hier bei CCS und der langjährigen Praxis mit Software wie ICOM sorgt für einen breiten Erfahrungsschatz. All die Daten, die da kommen, erschrecken uns heute überhaupt nicht mehr.

Franz Diehl, Computershare

Dabei gibt es auch bei der Verarbeitung die unterschiedlichsten Anforderungen: Dynamische Dokumente in Vollfarbe, aber auch klassischer Transaktionsdokumenten – Ausdruck auf Vordrucken.

Speziell für Kunden aus der Versicherungsbranche besteht unter anderem eine große Herausforderung im Handling der Vielfalt an Vordrucken. Zahlreiche, sehr spezifische Maßnahmen zur Qualitätssicherung tragen bei CCS dazu bei, die Fehlerquote auf ein äußerstes Minimum zu reduzieren.

Aber es gibt auch innovative Trends zur kundenfreundlicheren Darstellung individueller Daten wie Verbrauchszahlen bei Energieanbietern oder Kursentwicklungen bei Fonds-Verwaltern.

ICOM Software Research

Für Stadtwerke beispielsweise erstellen wir bereits eine äußerst kundenfreundliche Abrechnung in Vollfarbe, mit Diagrammen, die die Endkunden ganz klar darüber informieren, wie deren Verbrauch zustande kommt und aus welchen Komponenten sich die Rechnung zusammensetzt. Das wird auf weißem Papier vollfarbig gedruckt, ist richtig transparent und wird sehr gut angenommen.

Franz Diehl, Computershare

Bei CCS ist man mit drei Vierfarb-Digitaldruckmaschinen für diesen neuen Trend sehr gut aufgestellt, und die Auslastung wird durch rapides Wachstum in diesem Bereich immer besser. Diese moderne Umsetzung von personalisierten Daten in anschaulichen Farben wird mit Hilfe von ICOM Dokustream jetzt auch immer mehr von anderen Branchen genutzt.

ICOM Software Research

Einer unserer Kunden aus dem Finanzsektor lässt seinen vermögenden Kunden zweimal im Jahr eine hochwertige Mappe zukommen, die komplett durchpersonalisiert und in Vollfarbe gedruckt ist. Darin finden Anleger die Auswertung der verschiedenen Anlageportfolios in Kurven und Diagrammen: So hat sich das Geschäft und so das persönliche Portfolio entwickelt. Das bringt wirklich Kundennähe und maximale Transparenz; gerade in Märkten, die heute eher schwierig sind.

Nikola Schroeter, Computershare"Wir schaffen Kundennähe und maximale Transparenz – gerade in Märkten, die eher schwierig sind."

Drucken oder drucken lassen?

Deutschland gilt als das Land, in dem Firmen und Behörden ihre Transaktionsdokumente auch heute noch am liebsten selbst drucken. Während in angelsächsischen und südeuropäischen Ländern Druck- und Outputdienstleister große Teile (ca. 60%) dieser Aufgabe übernehmen, können sich die vielen großen Kassen, Versicherungen und Energieversorger noch nicht dazu durchringen, ihre Outputkapazität vollständig an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Sorgen Kosten-Gesichtspunkte sowie die höhere Kapitalintensität des Vollfarbdrucks nun dafür, dass die Dienstleister eine größere Chance bekommen?

ICOM Software Research

Ich glaube, große Häuser werden ihren Output auf absehbare Zeit im Haus behalten. Aber das Feld der Dienstleister hat sich in den letzten Jahren entwickelt und aufgespaltet. Allerdings werden mittelgroße Versicherungen und Banken doch verstärkt darüber nachdenken, dass Outsourcing eine Zukunftsperspektive sein kann. In der Konsequenz muss sich das Unternehmen aber fragen, wem kann ich meine Dokumente anvertrauen?

Franz Diehl, Computershare

Schon traditionell müssen viele Behörden und Unternehmen Sicherheitsbedingungen erfüllen, die bei potenziellen Dienstleistern hohe Standards voraussetzen. Des Weiteren sind die Anforderungen an Compliance und Rechtssicherheit in den letzten Jahren erheblich gestiegen. So entsteht unter den Druck- und Outputdienstleistern eine Auslese der Unternehmen, die solche Bedingungen erfüllen können. Wer seine Wurzeln in der Erbringung von hochsensiblen Dienstleistungen für Aktiengesellschaften gegenüber ihren Anteilseignern hat, der besitzt für diesen Wettbewerb natürlich gute Karten.

ICOM Software Research

Wenn man sich nur anschaut, was sich zum Thema Datenschutz und Revision allein im Finanzsektor getan hat, dann ist klar, dass sich da nur Dienstleister einbringen können, die bereit sind, auch entsprechende Investitionen zu tätigen. Wir sind zum Beispiel der einzige Dienstleister in Deutschland, der ein eigenes Backup-Center betreibt. So können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass wir im Störfall innerhalb von wenigen Stunden die Produktion an unserem Backup-Standort aufnehmen können. Gerade eben haben wir das erfolgreich mit einer großen Versicherung unter Live-Bedingungen getestet.

Nikola Schroeter, Computershare


Ein entscheidender Faktor für die Realisierung solcher hochwertigen Output-Dienstleistungen ist der Einsatz einer leistungsfähigen Output-Software-Lösung. Deshalb bietet die Dokustream-Suite von ICOM die erforderliche Flexibilität und Schnelligkeit bei der Verarbeitung unterschiedlichster Datenformate zum einheitlichen Druck- bzw. Output-Datenstrom – nicht nur aus ERP- Anwendungen, sondern auch aus unterschiedlichsten Umgebungen, in denen zum Beispiel die Geschäftskorrespondenz an zahlreichen Plätzen erstellt wird.

Mit dem Modul ICOM Production Control schließlich werden die Service-Levels an Revisions- und Datensicherheit erreicht, wie sie für Dienstleister für die Erstellung von geschäftskritischen Transaktionsdokumenten unerlässlich ist.

Wer sich so für die Sicherheitsansprüche der Zukunft fit gemacht hat, der arbeitet sich auch ein in die nächsten Aufgaben für aussichtsreiche Branchen und deren Bedürfnis nach wirksamen und informativen Dokumenten: Post für Preisvergleichs-Internetportale, Dokumente für Reiseveranstalter und -portale, mit denen Online-Arrangements und deren einzelne Bestandteile dokumentiert und geschäftlich klar gemacht werden sollen, die Angebote von Automobilherstellern, ihrer Handelspartner und Leasingbanken – es gibt viel zu tun für die Druck- und Outputdienstleister als Mittler zwischen Firmen und Kunden, wenn Kompetenz und Vertrauen zusammenkommen, wenn das Equipment und natürlich die Software stimmen – für dynamischen, voll personalisierten Output.



Andere Case Studies


Erneut Zertifizierung als DV-Freimachungslösung

ICOM InfoMail /DV-Frei ist seit 1997 von der DPAG für den Einsatz als DV-Freimachungslösung zertifiziert. Nachdem nun einige Änderungen und Erweiterungen in Abprache mit der DPAG gemacht worden sind, wurde nun die neue Version 8.6 mit Wirkung zum 28.3.2014 erneut zertifiziert, dazu passend wurden die AM.exchange-Sätze mit Wirkung zum 25.3. zertifiziert.

Folgende Erweiterungen wurden damit u.a. zertifiziert:

  • Erweiterung um DV-Freimachung ePZA National, inkl. AM.exchange Anmeldungen
  • AM.exchange-Datensätze für die Netto-Abrechnung Teilleistungen
  • Erweiterung der DV-Freimachungslisten um kundenindividuelles Feld

Technische Voraussetzungen:

ICOM InfoMail /DV-Frei. Update auf das Release 8.6, das neue Modul PZA erweitert die .mac Datei um Parameter.

Einsatz: über ein Update von ICOM InfoMail /DV-Frei und einen Lizenzschlüssel für diese neue Funktionalität.

Verfügbarkeit

Das Modul ist ab sofort über den ICOM Vertrieb (und ICOM-Partner) bestellbar und sofort lieferbar.

Automationsfähige Sendungen mit ICOM InfoMail /DV-Frei

ICOM InfoMail /DV-Frei erfasst sämtliche Parameter Ihrer Sendung, erledigt für Sie die komplexen Berechnungen, regelt die ideale Verteilung auf Postbehälter und erstellt alle erforderlichen Begleitdokumente. Sie erhalten die optimale Konfiguration Ihrer Sendung und können größtmögliche Entgeltermäßigungen realisieren.

Vom Lettershop zum Dokumenten-Logistiker

Individuelle Mailings und Ausgangspost-Service bei DOCUsystem in Rödermark: Hochleistungs-Mailservices mit Outputmanagement-Lösungen von ICOM.


Direktmarketing- und Versandservices werden im südhessischen Rödermark an der Rudolf-Diesel-Straße schon seit über 15 Jahren gemacht – für Versandhändler, Reiseveranstalter, Mobilfunk-Anbieter und viele andere mehr. Auch die Kommunikations- und Versandzentrale des legendären Radrenn-Stalls Team Telekom war hier, nicht zu vergessen der Lettershop-Stützpunkt des Callcenter-Riesen SNT. Man hat also Erfahrung bei den Outputprofis von Jürgen Scheer. Seit über drei Jahren wird dort jetzt gemeinsam mit dem dem Dortmunder Softwarehaus ICOM an der Zukunft der Briefkommunikation gearbeitet.


Anfang 2007 wurde der JS-Versandservice zur DOCUsystem GmbH, Scheers Einstieg in die Generation Kundenkommunikation und Direktmarketing 2.0. Über Druck, Postverarbeitung, Adressoptimierung und Versand hinaus bietet das neue Unternehmen seitdem das volle Spektrum der Premium-Leistungen an, das heute von Dokumenten- und Dialogmarketing-Dienstleistern erwartet wird: Individualisierung der Botschaften in Wort und Bild, Schwarzweiß und in Farbe und modernes Output-Management für individuelle Transaktions- und Geschäftspostdokumente mit revisionssicheren Dokumentations- und Archiv-Funktionen.

Rückgrat des neuen Leistungsspektrums sind die Funktionalitäten der Dokumentenlogistik-Softwaresuite des Post-IT-Spezialisten ICOM.

Die Geschäfts-Ausgangspost automatisiert.

In den meisten Unternehmen – auch in großen Konzernen – steckt in der geschäftlichen Einzel-Korrespondenz ein großes Rationalisierungspotenzial. Was nicht einfach über Datenbank und Batchfunktion automatisierbar ist, das wird oft immer noch am einzelnen Arbeitsplatz ausgedruckt, zu Fuß in die Poststelle getragen und dort mit einigem Aufwand zum frankierten und adressierten Poststück verarbeitet.

DOCUway ist das erfolgreiche Premium-Produkt von DOCUsystem für das Dokumentenmanagement der Tagespost. Mit der ICOM-Lösung DirectPrint werden die Briefe wie bisher an den Kunden-Arbeitsplätzen erstellt; danach kann man – ebenfalls wie gewohnt – den „Drucken-Knopf“ betätigen. Der neue Brief landet dann aber nicht einzeln gedruckt im Ausgangspost-Briefkorb, sondern in der elektronischen Post-Sammelmappe bei DOCUsystem.

Jürgen Scheer: „Für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort ändert sich eigentlich gar nichts. Es wird nur der kleine, unwirtschaftliche Drucker am Arbeitsplatz abgeklemmt und der Datenstrom zu uns umgelenkt – ganz ohne Risiko. DirectPrint von unserem Partner ICOM bietet unseren Kunden dabei sehr viel Sicherheit und Komfort. Man kann zum Beispiel den ganzen Tag lang auf die gesammelten Dokumente zugreifen, sie korrigieren und sogar zurückholen.“

Wenn dann am Nachmittag der Geschäftspost-Output startet, bietet das DOCUway-System aber ein Leistungsspektrum, das die Möglichkeiten beim Kunden weit in den Schatten stellt: Die erforderlichen Zusatzinformationen und Prospektbeilagen werden automatisch zugesteuert, Dokumente können auf vorgedruckten Formularen und Bögen erstellt, aber auch komplett vollfarbig auf weißem Papier gedruckt werden, tintenblaue Unterschrift inklusive.

Bei der Druckdatenstrom-Aufbereitung kommen dann die ICOM-Lösungen zur Sortierung und Ausgangspostoptimierung zum Einsatz, so dass alle Porto- und Rabatt-Optionen der Deutschen Post und der neuen Briefdienstleister optimal genutzt werden können.

Treffpunkt großer Namen.

Ein prominenter Kundenkreis nutzt heute bereits den DOCUway-Service aus Rödermark. Die Kreuzfahrten-Reederei AIDA und ein großer nationaler Inkasso-Spezialist, der Stromanbieter ePRIMO und die Kundendienstabteilung von E-Plus sind nur einige Beispiele. Bei letzterem bietet die Mandantenfähigkeit des Systems die Möglichkeit, auch die diversen Mobilfunktöchter des Unternehmens (Base, Medion etc.) individuell und gleichzeitig im identischen Workflow zu bedienen.

Sicherer Output durch leistungsfähige Hard- und Software.

Bei DOCUsystem steht ein leistungsfähiger Digitaldrucker-Park zur Verfügung – schwarzweiß und in Vollfarbe. Außerdem gibt es moderne Postverarbeitungstechnik mit allen Kontrollsystemen von Buhrs und Pitney Bowes. Auch über die Investition in modernen Inkjet-Rollendruck wird in Rödermark nachgedacht. Scheer: „Bei solch einer Entscheidung gibt es bei uns aber keinen Druck. Es geht bei diesem Service ja nicht um die ganz großen Millionenauflagen, sondern um die Realisierung von Qualitätspost im Detail. Unsere Leistungsfähigkeit liegt ja gerade in der Kombination vieler mittlerer Jobs – Tag für Tag.“

Das Frontend für die Kombination vieler Briefaufträge zum einheitlichen Output-Datenstrom ist die Software-Suite DirectPrint / Dokustream / ProductionControl / DV-Freimachung / Portooptimierung von ICOM. Mit den Freimachungs- und Porto-Funktionen ist man übrigens akkreditierter Kooperationspartner der Deutschen Post AG.

Vom schmalen zum breiten Trichter.

Nur auf den ersten Blick ist das DOCUway-Leistungspaket so ausgelegt, dass sich für die Absender beim Kunden nichts ändert. In Wirklichkeit wird sogar vieles besser als bei der konventionellen Inhouse-Verarbeitung.

Einerseits wird der Output durch das „Driverfree Printing“ erheblich problemloser, weil die Druckertreiber-Funktion erst auf der Server-Ebene aktiviert wird. Gleichzeitig können aber mehrere Zusatzfunktionen genutzt werden, die bisher gar nicht zur Verfügung standen: Zweitunterzeichner werden automatisch informiert, dass ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift auf dem Server bereit liegt; dieses wird selbstverständlich erst nach der Erstellung aller Signaturen abgeschickt. Verschiedene Standards wie Farb- und Schwarzweißdruck, Simplex- oder Duplexdruck sowie die Auswahl aus einer großen Anzahl von Beilagen können mitgeschickt werden.

Voller Service durch Eingangspostverarbeitung.

Die perfekte Ergänzung zum DOCUway-Service heißt DOCUscan. Wo große Brief- und Mailing-Mengen herausgeschickt werden, da gibt es auch viel Eingangspost – bei großen Aktionen oft mehr, als man „inhouse“ bewältigen kann. Ablesekarten, Vertragsunterlagen, Bestellcoupons – diese hoch willkommene Markt-Response wird von DOCUsystem mit moderner Scan- und OCR-Erkennungstechnik digitalisiert und verarbeitet.

Für Scheer ist dieser innovative Folge-Service keineswegs das Ende der Qualitätsdienstleistung rund um Brief und Mailing:

„Die Komplettrealisierung von individuellen Marketingbotschaften und Transaktionsdokumenten steht heute noch am Anfang. Wir bereiten uns heute schon auf Produkte und Kundenwünsche vor, die wir jetzt erst in Umrissen erkennen können.

Entscheidend ist dabei unsere Kundenorientierung und die Zusammenarbeit mit Partnern wie ICOM, die uns jederzeit die IT-Lösungen bieten können, bei denen Outsourcing nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch immer besser wird.



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