Beiträge

Unter dem Titel „Die Output-Drehscheibe auf dem Berg“ berichtete der Postmaster über unseren Kunden, die Barmer GEK. Wie man täglich bis zu 250000 Sendungen optimiert und sich für Whitepaper-Produktion und Multichannel aufstellt, macht uns die Barmer GEK vor. Wie dabei Outputmanagemet von ICOM zum Erfolgsfaktor wird, berichtet das Magazin.

Sie können sich hier den gesamten Artikel herunterladen:

Unter dem Titel „Die Output-Drehscheibe auf dem Berg“ berichtete der Postmaster über unseren Kunden, die Barmer GEK. Wie man täglich bis zu 250000 Sendungen optimiert und sich für Whitepaper-Produktion und Multichannel aufstellt, macht uns die Barmer GEK vor. Wie dabei Outputmanagemet von ICOM zum Erfolgsfaktor wird, berichtet das Magazin.

Sie können sich hier den gesamten Artikel herunterladen:

Die Poststelle als Dokumentenlogistik-Zentrale.

Die Wiedervereinigung von Transaktions-, Individual- und Mailingpost bei der EnBW in den neuen Bereich Printcenter.


In vielen Unternehmen geht die Marschrichtung in der Poststelle immer noch in Richtung Outsourcing: Die große industrielle Ausgangspost wurde ins Rechenzentrum verlegt oder gar externen Druckdienstleistern übergeben. Hausservice-Funktionen wurden ausgegliedert oder eingeschränkt.

Ganz anders die Entwicklung im Bereich ISIS OFO (Sendungs- und Informations-Services Operatives Facility Management Office) beim Energieversorger EnBW in Karlsruhe: Hier wuchs eine Poststelle nicht nur mit der Konzernentwicklung. Es wurden auch die Mail-Factory-Funktionen wieder mit der Poststelle zu einer umfassenden Dokumentenlogistik-Zentrale vereint. Eine Schlüsselfunktion haben die IT-Lösungen des Softwarehauses ICOM. Immer neue Funktionen wachsen der integrierten In- und Outputzentrale zu.


EnBW ist das drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen. Vor etwa einem Jahrzehnt wurde es aus diversen baden-württembergischen Elektrizitätswerken zusammengeschlossen. Heute sorgen rund 21.000 Mitarbeiter für einen Umsatz von über 15 Milliarden Euro mit ungefähr 6 Millionen Kunden. Die Briefprofis des Bereichs SIS OFO unter Ressortleiter Hans-Jürgen Fritz haben die Entwicklung des Karlsruher Post- und Briefbereichs von der regionalen Poststelle zur Konzern-Input- und -Outputzentrale mit vollzogen. 1999 gingen noch 1,2 Millionen Sendungen hinaus, 2010 waren es über 19 Millionen.

Ausgangspunkt: Die typische Postverarbeitungs-Spaltung

Früher fand bei der EnBW die Erstellung von Briefsendungen an unterschiedlichen Orten statt: Der klassische Transaktionsdruck (Regelkommunikation, mehrheitlich Rechnungen) wurde in einem speziellen Outputzentrum realisiert. Parallel dazu wurde eine beträchtliche Menge von Individualbriefen dezentral erstellt, gesammelt und – nicht sonderlich produktiv – in der Poststelle verarbeitet. Die Nachteile dieses Verfahrens kennt jeder: undefinierte, unklare, unterschiedliche Prozesse, intransparente, tendenziell hohe Verarbeitungskosten und schlechte Abstimmung zwischen den internen Auftraggebern, der Poststelle und eventuellen externen Dienstleistern. Deshalb wurde in Karlsruhe das Ziel formuliert, diesen Prozess zu vereinheitlichen, zu optimieren und insgesamt einem Dienstleister zu übergeben. Es drohte also das komplette Outsourcing des Ausgangspostbereichs.

Dafür wurde der Markt der Druckdienstleister überprüft, mit dem erstaunlichem Ergebnis:

Vereinigung des Transaktionsdrucks, der Individualpost und der Mailing-Produktion in der Poststelle

Dem Team von Hans-Jürgen Fritz war es in der Klärungsphase gelungen, über einen Benchmark-Prozess gemeinsam mit dem Fachberater Klaus Gettwart die Perspektiven eines neu aufgestellten selbstständigen Geschäftsbereichs einer erweiterten Poststelle herauszuarbeiten. Deshalb wurden jetzt die ehemaligen Bereiche Rechenzentrums-Druck, Massenkuvertierung und Postservice zum Zentralbereich SIS OFO zusammengeschlossen. Er wurde wie ein externer Dienstleister aufgestellt, zunächst als Profitcenter, heue als Costcenter. Hier ist heute ein Kernteam von acht Mitarbeitern aktiv, ergänzt von einem hausinternen Dienstleister, bei dem bis zu 26 Mitarbeiter tätig sind.

Wo früher Briefe und Dokumente auf ganz unterschiedlichen Wegen erstellt, gedruckt, verarbeitet und frankiert wurden, da gibt es bei der EnBW heute eine Dokumentenlogistik-Drehscheibe, die auf der Inputseite eine Vielzahl von Anschlüssen hat. Da sind die klassischen Computeroutput-Ströme mit den Dokumenten für Sondervertrags- und Tarifkunden, Ablesekarten und sonstige Standard-Kundenkorrespondenz. Auf dem gleichen Weg können auch Druckdaten von weiteren Kunden entgegengenommen werden. Heute ist dies insbesondere die bundesweit aktive Stromversorger-Tochter Yello mit Sitz in Köln. In Zukunft wird auch die Individualkorrespondenz aus der Office-Welt hinzukommen.

Am hinteren Ende des Prozesses kommt ein einheitlicher Druckdatenstrom von fertig gespoolten und sortierten Dokumenten an, der über die leistungsfähige Batch-Technologie des Zentrums verarbeitet wird. Dazu später mehr. Das Kernstück der neuen Output-Drehscheibe ist aber die Datenvorbereitung dazwischen. Hier spielt die Software-Suite Dokustream von ICOM die Schlüsselfunktion.

Dokustream: Indizieren – Codieren – Freimachen

Mit Hilfe von Dokustream muss eine Fülle von Funktionen erfüllt werden, damit der ganzheitliche Outputprozess gelingen kann. Der Strom der Dokumente muss auf Mehrfachsendung, die man in ein Versandstück integrieren kann, geprüft werden. Sie müssen für die weitere Verarbeitung mit Codes und Steuerzeichen sowie den Kennungen und Matrix-Codes für die DV-Freimachung der Deutschen Post AG versehen werden. Bei diesen entscheidenden Schritten vom Printfile zum Poststück ist die ICOM-Lösung das Herzstück.


Im Rahmen der Outputplanung wird schließlich das ICOM-Druckoutput-Tool vom Printcenter zur Datenaufbereitung und Portooptimierung gestartet. Parallel dazu werden die Einlieferdaten der Tagesproduktion automatisch per XML-Datensatz an die Deutsche Post AG für die Portoabrechnung übertragen. Die von ICOM aufbereiteten Druckdaten gehen dann an das Prisma-Spoolsystem, von dem aus die Océ-Drucker gerüstet und die Jobs gestartet werden können.

Die große Outputfabrik

Fast 100 Millionen Druckseiten werden in Karlsruhe pro Jahr realisiert und zu 19 Millionen Sendungen verarbeitet.

Dafür gibt es insgesamt fünf PageStream-Rollen-Druckeinheiten, die auch für Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck) kombiniert werden können. Außerdem stehen für die spezifischeren Jobs mehr als ein halbes Dutzend Blatt-Laserdrucker, teilweise mit Vollfarb-Ausstattung, zur Verfügung. Für die Verarbeitung sorgen drei Hochleistungs-Kuvertierstraßen (Kern 2500), außerdem zwei Mittelklasse-Kuvertierer (Kern 686) für kleinere Jobs. Zur erhöhten Produktionsflexibilität sind Druck und Verarbeitung unabhängig voneinander organisiert. Schließlich werden die fertigen Sendungen am Ende aller Kuvertiermaschinen mit Kameras und dem Prüfsystem Skysoft einzeln gelesen, kontrolliert und gezählt. Fehlerhafte Sendungen werden über Closed Loop neu gedruckt. So kann auch der Postausgang einzelner Sendungen in letzter Sekunde gestoppt und ausgesteuert werden.

Diese Abschlusskontrolle ist übrigens keineswegs die einzige Qualitätsmanagement-Instanz. Zuvor wurden Regel-, Serien- und Individualbriefe umfangreichen Test- und Prüfroutinen unterworfen. Bei der Regelkommunikation und den Serienbriefen erhält der Kunde entweder ein PDF als eMail oder ein Originalausdruck zur Prüfung.

Mehr als 10 Millionen Euro Portokosten gehen jährlich von der EnBW an die Deutsche Post AG. Deshalb wird, wie in vielen anderen Unternehmen, der elektronische Versand der Briefe und Dokumente forciert. Der Weg vom reinen Brief- zum Multichannel-Output ist alternativlos.

Modernisierung ist eine Drehscheibe

In einem Jahrzehnt hat sich der integrierte Postbereich von Hans-Jürgen Fritz zu einem Kraftfeld entwickelt, das durch erwiesene Leistungsfähigkeit vermag, ständig neue Aufgabengebiete an sich zu ziehen:


  • Das Postzentrum ist heute auch Eingangsportal für das große Konzern-Dokumentenmanagement mit Capturing und Klassifikation.

  • Dieses Management mit digitalen Dokumenten sorgt Schritt für Schritt dafür, dass die Verantwortlichkeiten für die digitale Langzeitarchivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten, aber auch von internen elektronischen Unterlagen bei SES OFO zusammenlaufen.

  • Der Umgang mit eingehenden und umlaufenden nachweispflichtigen Sendungen (Paket und Päckchen, Einschreibe- und Expresssendungen), wird über ein digitales Registrier- und Bestätigungssystem (Optikep) realisiert.

  • Der leistungsfähige Printbereich übernimmt immer mehr Hausdruck-Funktionen, zum Beispiel die Produktion von Zählerkarten, Dokumentationen, Großformat-Prints und Mailingaktionen.


Modernisierung ist keine Einbahnstraße, sondern eine Drehscheibe. Weil man in Karlsruhe einen leistungsfähigen Mechanismus zur Dokumentenlogistik eingerichtet hat, wächst jetzt die Zahl der Input- und Outputanschlüsse kontinuierlich.

Kein Wunder, dass das Team von Hans-Jürgen Fritz Anfang 2010 mit dem Innovationspreis des Wettbewerbs „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet wurde.



Andere Case Studies


Wandel im Druckoutput bei Finanzdienstleistern.

Eine Reise mit Computershare Communication Services durch die aktuellen Trends des Dokumentenoutputs.


Computershare ist ein globaler Dienstleister, der in seinem Ursprung Aktiengesellschaften bei der Erfüllung ihrer Kapitalmarktfolgepflichten unterstützt – auf Hauptversammlungen, bei der Führung ihrer Aktienregister und bei Neuemissionen sowie der Durchführung von Kapitalmaßnahmen. Die Erstellung, revisionssichere Verarbeitung und der Versand von Transaktionsdokumenten ist dabei natürlich ein Kernstück. Computershare Communication Services, abgekürzt CCS, gilt hierzulande bei Transaktionspost-Profis als einer der größten und qualitätsvollsten Dienstleister.

Wir haben mit Franz Diehl, dem Director Sales bei CCS, und Nikola Schroeter, Marketingmanagerin bei Computershare Deutschland, die aktuellen Entwicklungen beleuchtet.



Was gibt es für Trends und Einflussfaktoren? Was erwarten Kunden, und was kann die Technik dazu beitragen? Wie können moderne Lösungen und Systeme dabei helfen, den Spagat zwischen unterschiedlichsten IT-Plattformen mit teilweise mehreren Jahrzehnten Altersunterschied zu den wachsenden Ansprüchen an Qualität und Aussagekraft von Dokumenten zu meistern?

ICOM Software Research

Wir sehen uns als Outsourcing-Dienstleister für eine Klientel mit höchsten Ansprüchen an Datensicherheit und Dokumentenverarbeitung. Daher zählen insbesondere Versicherungen, Banken, Handelsunternehmen und Energieversorger zu unseren Kunden. Für sie verarbeiten wir unterschiedlichste Formate und Datenströme zu einer Vielfalt an Dokumenten wie Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Jahressteuerbescheinigungen, Versicherungspolicen und viele andere mehr. Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich.

Franz Diehl, Computershare"Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich."

Briefmengen: Wachstum oder Rückgang?

Allgemein melden die Postgesellschaften fast aller Länder sinkende Briefmengen. Das betrifft aber hauptsächlich inhaltsgleiche Werbemailings und Transaktionsdokumente von geringerem Informationswert, zum Beispiel Rechnungen, die parallel zu Abbuchungsaufträgen versandt werden.

Wenn es um rechtlich und geschäftlich wirklich bedeutsame Dokumente geht, zum Beispiel um Versicherungsverträge, dann ergibt sich ein anderes Bild.

ICOM Software Research

Wir stellen zwei Dinge fest: Wo es Onlinetrading gibt, da ist das Druckvolumen in den letzten Jahren zurückgegangen. Doch gerade Versicherungen wollen auf das gedruckte Dokument nicht verzichten. Zum einen aus Gründen der Kundenfreundlichkeit und zum anderen, da eine Police in der Regel eine langjährige Lebensdauer hat. Dadurch haben Versicherungsunternehmen teilweise sogar ein steigendes Briefaufkommen zu verzeichnen. Bei unseren Versicherungskunden gibt es unter anderem Policen, die sehr umfangreich sind und ausschließlich im C4-Großbrief versendet werden. Auch andere Branchen mit hohem Output an Ausgangsrechnungen oder Lohnabrechnungen haben dafür gesorgt, dass es bei uns klare Zuwächse gibt – überwiegend im Bereich der sensiblen Ausgangsdokumente. Außerdem führen gesetzliche Änderungen dazu, dass umfangreicherer Dokumentenversand erforderlich ist, zum Beispiel bei der Informationsarbeit von Fonds-Anbietern.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Wo Onlineaktivitäten möglich sind, wie sie zum Beispiel Fondsanlagegesellschaften oder Direktbanken bieten, geht der Druckoutput zurück, wohingegen bei Versicherungen mitunter Zuwächse zu verzeichnen sind.

Franz Diehl, Computershare

Einzelblatt oder Broschüre?

Die Möglichkeiten des Digitaldruck-Outputs wachsen. Das hat die jüngste Drupa-Messe im Mai gezeigt. Viele Druckdienstleister und Outputzentren gehen dazu über, statt Einzelblatt-Dokumente fertig geheftete Broschüren und Booklets mit individuellem Inhalt auszugeben.

Für die ICOM-Outputsoftware-Suite wurde auf dieser Drupa eine dynamische Seitenausschieß-Komponente vorgestellt, mit der ganz personalisierte Inhalte in Broschürenform erstellt werden können.

ICOM Software Research

Genau solche individuellen Weiterverarbeitungen machen wir bereits seit längerem. Wir haben die entsprechenden Aggregate, um diese Produkte komplett „inhouse“ zu erstellen. Es gibt aber auch Gegenentwicklungen. Der Trend von der gebundenen zur gehefteten Police mit revisionssicherer Kuvertierung, also eine exakte Dokumentation Blatt für Blatt. Beide Varianten bedienen wir natürlich gerne.

Franz Diehl, Computershare

Vom heterogenen Input zum modernen Output.

Outputdienstleister müssen die IT-Voraussetzungen beim Kunden oftmals so annehmen, wie man sie vorfindet. Es gibt einen Trend zu modernen Outputströmen als PDF, parallel dazu aber auch das traditionelle PCL-Format.

ICOM Software Research

Gerade bei Versicherungen haben wir oft aufgrund der Bestandsführungssysteme die Aufgabe, die daraus erhaltenen Druckströme anzupassen. Unsere Standardsoftware für die Aufbereitung ist neben GMC auch ICOM Dokustream, mit der wir bei den meisten dieser Anwendungen arbeiten. Die Kombination eines großen Entwicklerteams hier bei CCS und der langjährigen Praxis mit Software wie ICOM sorgt für einen breiten Erfahrungsschatz. All die Daten, die da kommen, erschrecken uns heute überhaupt nicht mehr.

Franz Diehl, Computershare

Dabei gibt es auch bei der Verarbeitung die unterschiedlichsten Anforderungen: Dynamische Dokumente in Vollfarbe, aber auch klassischer Transaktionsdokumenten – Ausdruck auf Vordrucken.

Speziell für Kunden aus der Versicherungsbranche besteht unter anderem eine große Herausforderung im Handling der Vielfalt an Vordrucken. Zahlreiche, sehr spezifische Maßnahmen zur Qualitätssicherung tragen bei CCS dazu bei, die Fehlerquote auf ein äußerstes Minimum zu reduzieren.

Aber es gibt auch innovative Trends zur kundenfreundlicheren Darstellung individueller Daten wie Verbrauchszahlen bei Energieanbietern oder Kursentwicklungen bei Fonds-Verwaltern.

ICOM Software Research

Für Stadtwerke beispielsweise erstellen wir bereits eine äußerst kundenfreundliche Abrechnung in Vollfarbe, mit Diagrammen, die die Endkunden ganz klar darüber informieren, wie deren Verbrauch zustande kommt und aus welchen Komponenten sich die Rechnung zusammensetzt. Das wird auf weißem Papier vollfarbig gedruckt, ist richtig transparent und wird sehr gut angenommen.

Franz Diehl, Computershare

Bei CCS ist man mit drei Vierfarb-Digitaldruckmaschinen für diesen neuen Trend sehr gut aufgestellt, und die Auslastung wird durch rapides Wachstum in diesem Bereich immer besser. Diese moderne Umsetzung von personalisierten Daten in anschaulichen Farben wird mit Hilfe von ICOM Dokustream jetzt auch immer mehr von anderen Branchen genutzt.

ICOM Software Research

Einer unserer Kunden aus dem Finanzsektor lässt seinen vermögenden Kunden zweimal im Jahr eine hochwertige Mappe zukommen, die komplett durchpersonalisiert und in Vollfarbe gedruckt ist. Darin finden Anleger die Auswertung der verschiedenen Anlageportfolios in Kurven und Diagrammen: So hat sich das Geschäft und so das persönliche Portfolio entwickelt. Das bringt wirklich Kundennähe und maximale Transparenz; gerade in Märkten, die heute eher schwierig sind.

Nikola Schroeter, Computershare"Wir schaffen Kundennähe und maximale Transparenz – gerade in Märkten, die eher schwierig sind."

Drucken oder drucken lassen?

Deutschland gilt als das Land, in dem Firmen und Behörden ihre Transaktionsdokumente auch heute noch am liebsten selbst drucken. Während in angelsächsischen und südeuropäischen Ländern Druck- und Outputdienstleister große Teile (ca. 60%) dieser Aufgabe übernehmen, können sich die vielen großen Kassen, Versicherungen und Energieversorger noch nicht dazu durchringen, ihre Outputkapazität vollständig an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Sorgen Kosten-Gesichtspunkte sowie die höhere Kapitalintensität des Vollfarbdrucks nun dafür, dass die Dienstleister eine größere Chance bekommen?

ICOM Software Research

Ich glaube, große Häuser werden ihren Output auf absehbare Zeit im Haus behalten. Aber das Feld der Dienstleister hat sich in den letzten Jahren entwickelt und aufgespaltet. Allerdings werden mittelgroße Versicherungen und Banken doch verstärkt darüber nachdenken, dass Outsourcing eine Zukunftsperspektive sein kann. In der Konsequenz muss sich das Unternehmen aber fragen, wem kann ich meine Dokumente anvertrauen?

Franz Diehl, Computershare

Schon traditionell müssen viele Behörden und Unternehmen Sicherheitsbedingungen erfüllen, die bei potenziellen Dienstleistern hohe Standards voraussetzen. Des Weiteren sind die Anforderungen an Compliance und Rechtssicherheit in den letzten Jahren erheblich gestiegen. So entsteht unter den Druck- und Outputdienstleistern eine Auslese der Unternehmen, die solche Bedingungen erfüllen können. Wer seine Wurzeln in der Erbringung von hochsensiblen Dienstleistungen für Aktiengesellschaften gegenüber ihren Anteilseignern hat, der besitzt für diesen Wettbewerb natürlich gute Karten.

ICOM Software Research

Wenn man sich nur anschaut, was sich zum Thema Datenschutz und Revision allein im Finanzsektor getan hat, dann ist klar, dass sich da nur Dienstleister einbringen können, die bereit sind, auch entsprechende Investitionen zu tätigen. Wir sind zum Beispiel der einzige Dienstleister in Deutschland, der ein eigenes Backup-Center betreibt. So können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass wir im Störfall innerhalb von wenigen Stunden die Produktion an unserem Backup-Standort aufnehmen können. Gerade eben haben wir das erfolgreich mit einer großen Versicherung unter Live-Bedingungen getestet.

Nikola Schroeter, Computershare


Ein entscheidender Faktor für die Realisierung solcher hochwertigen Output-Dienstleistungen ist der Einsatz einer leistungsfähigen Output-Software-Lösung. Deshalb bietet die Dokustream-Suite von ICOM die erforderliche Flexibilität und Schnelligkeit bei der Verarbeitung unterschiedlichster Datenformate zum einheitlichen Druck- bzw. Output-Datenstrom – nicht nur aus ERP- Anwendungen, sondern auch aus unterschiedlichsten Umgebungen, in denen zum Beispiel die Geschäftskorrespondenz an zahlreichen Plätzen erstellt wird.

Mit dem Modul ICOM Production Control schließlich werden die Service-Levels an Revisions- und Datensicherheit erreicht, wie sie für Dienstleister für die Erstellung von geschäftskritischen Transaktionsdokumenten unerlässlich ist.

Wer sich so für die Sicherheitsansprüche der Zukunft fit gemacht hat, der arbeitet sich auch ein in die nächsten Aufgaben für aussichtsreiche Branchen und deren Bedürfnis nach wirksamen und informativen Dokumenten: Post für Preisvergleichs-Internetportale, Dokumente für Reiseveranstalter und -portale, mit denen Online-Arrangements und deren einzelne Bestandteile dokumentiert und geschäftlich klar gemacht werden sollen, die Angebote von Automobilherstellern, ihrer Handelspartner und Leasingbanken – es gibt viel zu tun für die Druck- und Outputdienstleister als Mittler zwischen Firmen und Kunden, wenn Kompetenz und Vertrauen zusammenkommen, wenn das Equipment und natürlich die Software stimmen – für dynamischen, voll personalisierten Output.



Andere Case Studies


Vom Lettershop zum Dokumenten-Logistiker

Individuelle Mailings und Ausgangspost-Service bei DOCUsystem in Rödermark: Hochleistungs-Mailservices mit Outputmanagement-Lösungen von ICOM.


Direktmarketing- und Versandservices werden im südhessischen Rödermark an der Rudolf-Diesel-Straße schon seit über 15 Jahren gemacht – für Versandhändler, Reiseveranstalter, Mobilfunk-Anbieter und viele andere mehr. Auch die Kommunikations- und Versandzentrale des legendären Radrenn-Stalls Team Telekom war hier, nicht zu vergessen der Lettershop-Stützpunkt des Callcenter-Riesen SNT. Man hat also Erfahrung bei den Outputprofis von Jürgen Scheer. Seit über drei Jahren wird dort jetzt gemeinsam mit dem dem Dortmunder Softwarehaus ICOM an der Zukunft der Briefkommunikation gearbeitet.


Anfang 2007 wurde der JS-Versandservice zur DOCUsystem GmbH, Scheers Einstieg in die Generation Kundenkommunikation und Direktmarketing 2.0. Über Druck, Postverarbeitung, Adressoptimierung und Versand hinaus bietet das neue Unternehmen seitdem das volle Spektrum der Premium-Leistungen an, das heute von Dokumenten- und Dialogmarketing-Dienstleistern erwartet wird: Individualisierung der Botschaften in Wort und Bild, Schwarzweiß und in Farbe und modernes Output-Management für individuelle Transaktions- und Geschäftspostdokumente mit revisionssicheren Dokumentations- und Archiv-Funktionen.

Rückgrat des neuen Leistungsspektrums sind die Funktionalitäten der Dokumentenlogistik-Softwaresuite des Post-IT-Spezialisten ICOM.

Die Geschäfts-Ausgangspost automatisiert.

In den meisten Unternehmen – auch in großen Konzernen – steckt in der geschäftlichen Einzel-Korrespondenz ein großes Rationalisierungspotenzial. Was nicht einfach über Datenbank und Batchfunktion automatisierbar ist, das wird oft immer noch am einzelnen Arbeitsplatz ausgedruckt, zu Fuß in die Poststelle getragen und dort mit einigem Aufwand zum frankierten und adressierten Poststück verarbeitet.

DOCUway ist das erfolgreiche Premium-Produkt von DOCUsystem für das Dokumentenmanagement der Tagespost. Mit der ICOM-Lösung DirectPrint werden die Briefe wie bisher an den Kunden-Arbeitsplätzen erstellt; danach kann man – ebenfalls wie gewohnt – den „Drucken-Knopf“ betätigen. Der neue Brief landet dann aber nicht einzeln gedruckt im Ausgangspost-Briefkorb, sondern in der elektronischen Post-Sammelmappe bei DOCUsystem.

Jürgen Scheer: „Für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort ändert sich eigentlich gar nichts. Es wird nur der kleine, unwirtschaftliche Drucker am Arbeitsplatz abgeklemmt und der Datenstrom zu uns umgelenkt – ganz ohne Risiko. DirectPrint von unserem Partner ICOM bietet unseren Kunden dabei sehr viel Sicherheit und Komfort. Man kann zum Beispiel den ganzen Tag lang auf die gesammelten Dokumente zugreifen, sie korrigieren und sogar zurückholen.“

Wenn dann am Nachmittag der Geschäftspost-Output startet, bietet das DOCUway-System aber ein Leistungsspektrum, das die Möglichkeiten beim Kunden weit in den Schatten stellt: Die erforderlichen Zusatzinformationen und Prospektbeilagen werden automatisch zugesteuert, Dokumente können auf vorgedruckten Formularen und Bögen erstellt, aber auch komplett vollfarbig auf weißem Papier gedruckt werden, tintenblaue Unterschrift inklusive.

Bei der Druckdatenstrom-Aufbereitung kommen dann die ICOM-Lösungen zur Sortierung und Ausgangspostoptimierung zum Einsatz, so dass alle Porto- und Rabatt-Optionen der Deutschen Post und der neuen Briefdienstleister optimal genutzt werden können.

Treffpunkt großer Namen.

Ein prominenter Kundenkreis nutzt heute bereits den DOCUway-Service aus Rödermark. Die Kreuzfahrten-Reederei AIDA und ein großer nationaler Inkasso-Spezialist, der Stromanbieter ePRIMO und die Kundendienstabteilung von E-Plus sind nur einige Beispiele. Bei letzterem bietet die Mandantenfähigkeit des Systems die Möglichkeit, auch die diversen Mobilfunktöchter des Unternehmens (Base, Medion etc.) individuell und gleichzeitig im identischen Workflow zu bedienen.

Sicherer Output durch leistungsfähige Hard- und Software.

Bei DOCUsystem steht ein leistungsfähiger Digitaldrucker-Park zur Verfügung – schwarzweiß und in Vollfarbe. Außerdem gibt es moderne Postverarbeitungstechnik mit allen Kontrollsystemen von Buhrs und Pitney Bowes. Auch über die Investition in modernen Inkjet-Rollendruck wird in Rödermark nachgedacht. Scheer: „Bei solch einer Entscheidung gibt es bei uns aber keinen Druck. Es geht bei diesem Service ja nicht um die ganz großen Millionenauflagen, sondern um die Realisierung von Qualitätspost im Detail. Unsere Leistungsfähigkeit liegt ja gerade in der Kombination vieler mittlerer Jobs – Tag für Tag.“

Das Frontend für die Kombination vieler Briefaufträge zum einheitlichen Output-Datenstrom ist die Software-Suite DirectPrint / Dokustream / ProductionControl / DV-Freimachung / Portooptimierung von ICOM. Mit den Freimachungs- und Porto-Funktionen ist man übrigens akkreditierter Kooperationspartner der Deutschen Post AG.

Vom schmalen zum breiten Trichter.

Nur auf den ersten Blick ist das DOCUway-Leistungspaket so ausgelegt, dass sich für die Absender beim Kunden nichts ändert. In Wirklichkeit wird sogar vieles besser als bei der konventionellen Inhouse-Verarbeitung.

Einerseits wird der Output durch das „Driverfree Printing“ erheblich problemloser, weil die Druckertreiber-Funktion erst auf der Server-Ebene aktiviert wird. Gleichzeitig können aber mehrere Zusatzfunktionen genutzt werden, die bisher gar nicht zur Verfügung standen: Zweitunterzeichner werden automatisch informiert, dass ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift auf dem Server bereit liegt; dieses wird selbstverständlich erst nach der Erstellung aller Signaturen abgeschickt. Verschiedene Standards wie Farb- und Schwarzweißdruck, Simplex- oder Duplexdruck sowie die Auswahl aus einer großen Anzahl von Beilagen können mitgeschickt werden.

Voller Service durch Eingangspostverarbeitung.

Die perfekte Ergänzung zum DOCUway-Service heißt DOCUscan. Wo große Brief- und Mailing-Mengen herausgeschickt werden, da gibt es auch viel Eingangspost – bei großen Aktionen oft mehr, als man „inhouse“ bewältigen kann. Ablesekarten, Vertragsunterlagen, Bestellcoupons – diese hoch willkommene Markt-Response wird von DOCUsystem mit moderner Scan- und OCR-Erkennungstechnik digitalisiert und verarbeitet.

Für Scheer ist dieser innovative Folge-Service keineswegs das Ende der Qualitätsdienstleistung rund um Brief und Mailing:

„Die Komplettrealisierung von individuellen Marketingbotschaften und Transaktionsdokumenten steht heute noch am Anfang. Wir bereiten uns heute schon auf Produkte und Kundenwünsche vor, die wir jetzt erst in Umrissen erkennen können.

Entscheidend ist dabei unsere Kundenorientierung und die Zusammenarbeit mit Partnern wie ICOM, die uns jederzeit die IT-Lösungen bieten können, bei denen Outsourcing nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch immer besser wird.



Andere Case Studies


Die Steuerung für Deutschlands größte Vereinspost.

Die Output-IT im ADAC-Druckzentrum: Von der Lohnabrechnung bis zum Motorwelt-Millionenversand ist jetzt komplett ICOM im Einsatz.


Ab und zu haben die Vorstände und Schriftführer in einem Sport- oder Bürgerverein richtig viel zu tun.
Dann werden die Beitragsrechnungen verschickt oder die neuen Mitgliedsausweise, oder es wird mit Tagesordnungs- und Rechenschaftsbericht zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung eingeladen. Und manchmal werden auch Briefe an einen weiteren Personenkreis hinausgeschickt, vielleicht, um Menschen für die Vereinsarbeit zu interessieren und neue Mitglieder zu gewinnen.

Wenn man diese Aktivitäten mit einer Million multipliziert, dann hat man bereits eine ganz realistische Vorstellung des Arbeitsbereichs von Hartmut Schantz und seinem Team im Münchener Outputzentrum des ADAC. Das ist auch ein Verein, allerdings der größte Europas mit über 18 Millionen Mitgliedern. Auch diese müssen mit vielen Briefen und Dokumenten betreut werden, um Club-Initiativen umzusetzen und Verbandsaktivitäten korrekt abzuwickeln.


Ein breites Spektrum von Jobs und Aktionen.

Wer ADAC-Neumitglied wird, der bekommt die gelbe Mitgliedskarte, die man nicht nur bei der Panne unterwegs dem „gelben Engel“ von der Straßenwacht vorzeigt. Man kann damit auch günstiger tanken, einkaufen oder Eintrittskarten-Rabatte bekommen.

Die Ausgangspost-Profis vom ADAC schicken jährlich vier Millionen dieser Clubkarten hinaus, nicht nur an Neumitglieder, sondern auch bei Ersatzbedarf.

Der größte Output-Dokumentenstrom besteht natürlich aus den jährlichen Mitgliedschafts-Rechnungen. Hinzu kommen verschiedene Vereins-Mailings, zum Beispiel zur Werbung von Ehepartnern als Neumitglieder. Wer zehn Jahre im ADAC ist, erhält ein Ehrungs-Schreiben vom Präsidenten, und dann gibt es noch den breiten Strom der Club-Korrespondenz – Antworten auf Mitglieder-Fragen und vieles andere mehr. Rund 34 Millionen Sendungen werden in jedem Jahr in der neuen Outputzentrale in der Münchener Hansastraße postfertig gemacht. Dieser große Strom besteht aus rund 15 Millionen Aussendungen (Rechnungen des Vereins, Versicherungen einschließlich Policen), außerdem 15 Millionen Mailings und zirka vier Millionen Clubkarten. Lediglich die großen Versicherungsmailings laufen in externen Lettershops.

Ein Umzug mit Innovationsschub.

Im Januar 2012 sind die Outputprofis des ADAC in die großzügigen Räume der neuen Zentrale umgezogen. Viele Jahre lang hatten sich zuvor die verschiedenen Jobs und Aufgabengebiete kontinuierlich entwickelt und damit auch die dafür erforderlichen IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Nicht nur bei der Komplettierung der Hardware – mehr darüber weiter unten –, sondern insbesondere bei der Vereinheitlichung der Dokumentenproduktions-IT wurde die Zeit des Umbruchs genutzt, um zu einer Komplettierung und Vereinheitlichung zu kommen. Vorausgegangen war ein mehrjähriger Parallelbetrieb zweier Softwareprodukte.

Das ICOM-Team hat uns in jeder Phase überzeugt, nicht nur durch leistungsfähige Softwareprodukte, sondern insbesondere durch engagierten Einsatz für unsere Belange – vom Chef bis zum Fachberater. — Hartmut Schantz.

Ab 2013 läuft die komplette Optimierung des Druckoutputs über die ICOM-Produkte. Im Einsatz ist die Dokustream-Suite. Die Erweiterung durch die Closed-Loop-Lösung von ICOM ist geplant. Auch die fast 6.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen werden über ein ICOM-Tool verarbeitet.

Als das Team von ICOM-Chef Thomas Zerwes vor über 20 Jahren die ersten Outputwerkzeuge entwickelte, da ging es zunächst um den Presse- und Zeitschriftenversand. Als Generalplattform für die ADAC-Portooptimierung kehren die Dortmunder jetzt wieder zu ihren Wurzeln zurück – und zwar ganz weit oben: Die „ADAC-Motorwelt“ – mit fast 150 Millionen Exemplaren Auflage die größte Zeitschrift im Land – wird ebenfalls auf Basis der ICOM-Software adressiert, verarbeitet und verschickt.


Case Study



Postverarbeitungstechnik: Zug um Zug weiter modernisiert.

Bereits im Basement der alten ADAC-Zentrale verfügte das Druck- und Outputteam mit zwei flexiblen Müller-Postverarbeitungsstraßen und eigener Kartenversand-Technologie über eine leistungsfähige Plattform. Besonders bemerkenswert war (und ist) hier die gemeinsam mit der Firma Müller entwickelte Technologie, die A4-Begleitbriefe sowie die etwas längeren Rechnungsdokumente mit Überweisungsträger im rasenden Formatwechsel aus einer Digitaldruck-Rolle herauszuschneiden und gemeinsam in eine Sendung zu kuvertieren. Diese Spezialität des Hauses ist nach wie vor im Einsatz.

Wie immer beim Output von Transaktionsdokumenten ist deren Aufkommen übers Jahr durchaus nicht gleichmäßig. Schantz: „Besonders viel zu tun gibt es, wenn die Urlaubsreisezeit beginnt. Dann wollen viele Menschen schnell noch ADAC-Mitglied werden, bevor sie sich mit dem Auto in die weite Welt wagen. Das war schon immer so, und dann kann unser Wochenoutput auch einmal über die Millionengrenze hinausgehen.“ Mit den beiden Müller-Kuvertierstraßen und ihren vielseitigen Komponenten steht dafür aber nun Kapazität zur Verfügung.

Die Vielfalt der Mitgliederaktivitäten spiegelt die heterogene Struktur der Outputjobs wider. Insgesamt 80 Formularvordrucke und nicht weniger als durchschnittlich 150 Beilagen sind im Einsatz. Fast alles kann über den großen Output-Datenstrom fertig sortiert und portooptimiert erstellt werden. Es bleibt ein Rest von ungefähr fünf Millionen Sendungen, deren Konsolidierung ein Dienstleister übernimmt.

Mit dem Umzug kam eine bedeutende Hardware-Investition: Das erste der von Müller Apparatebau auf der Drupa 2012 neu präsentierten Kartensysteme ist jetzt beim Team von Hartmut Schantz im Einsatz.

Neben der großen steht die kleine Investition: Wie in vielen Postzentren gibt es auch beim ADAC die unverwüstliche, uralte Greifer-Kuvertiermaschine für einfache Mailings. Mit einer Müller-Zuführungs-Komponente mit Kameralesung wurde der „alte Knabe“ für die modernen Datenstrom- und Qualitätsmanagement-Zeiten aufgefrischt. Jetzt ist er als Spezialist für kleine und mittlere Aussendungen wieder kontinuierlich im Einsatz.

Mit einheitlicher Datenbasis fit für die Zukunft.

Der ADAC ist sicherlich nicht nur ein Verein, sondern auch eine Institution, die weit und breit hoch geschätzt wird. Das zeigt schon der Mitgliederstand. Heute ist die klassische Post – einschließlich der Mitgliederzeitschrift – immer noch das wichtigste Instrument der Kontaktpflege und Kommunikation.

Das Internet und insbesondere die sozialen Medien werden vielleicht dafür sorgen, dass sich hier in Zukunft die Akzente verschieben werden.

Mit der neuen einheitlichen Basis auf Grundlage der ICOM-Suite sind die ADAC-Outputprofis dafür gut gerüstet. Schnittstellen für Multichannel-Output sind bereits heute selbstverständlich, und auch die technischen Voraussetzungen für serverbasierten Versand von E-Postbriefen sind geschaffen.

Outputchef Hartmut Schantz ist aber ein bekennender Papierpost-Fan: „Ein echter Brief zum Anfassen, individuell nur für mich von meinem Club – das ist doch eigentlich durch nichts zu ersetzen.“



Andere Case Studies


Außer Haus und doch ganz nah.

Die WWK Versicherungen in München haben allzeit die volle Kontrolle über ihre ausgelagerten Druckprozesse. ICOM Software übernimmt dabei eine Schlüsselrolle.


Seit Jahrzehnten gehört die WWK zu den Marktführern im Bereich der fondsgebundenen Lebensversicherung. Auch bei privaten Personen- und Sachversicherungen zählt sie zu den leistungsstarken Versicherern. Bei der Kommunikation mit Kunden und Vermittlern werden jährlich rund 32 Millionen Druckseiten zu knapp 3 Millionen Sendungen verarbeitet.


Rudolf Wolf ist als Referent für den Druckoutput bei der WWK verantwortlicher „Process-Owner“. Er trägt die Verantwortung dafür, dass das gesamte Transaktionsvolumen, alltägliche Briefmengen und große Jahresaussendungen pünktlich, vollständig und revisionssicher auf den Weg zu ihren Empfängern gebracht werden. Da das Druckzentrum selbst an einen Dienstleister outgesourct ist, bildet sein Referat die Schnittstelle zwischen den Anwendern einerseits und dem operativen Bereich andererseits. Er koordiniert Prozesse, Qualität und Termine aller Beteiligten.

Erst die Organisation….

Die WWK hat ihre Organisation im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement bereits vor über zehn Jahren an einen externen Dienstleister verlagert. Die Prozesse wurden mit Hilfe eines Beraters in den letzten Jahren überprüft. Es galt, mit den besten Lösungen effiziente Daten- und Fertigungsprozesse zu ermöglichen.

Nach einer Analyse der Outputprozesse und der Ermittlung des Verbesserungspotenzials folgten „umfassende Aktionen“. Diese wurde auch dadurch ausgelöst, dass zwischenzeitlich der Druckdienstleister seinen Münchener Standort aufgeben und alle Aufträge nach Düsseldorf mitnehmen wollte. Das passte nicht zur Ausrichtung der WWK: „Unser Motto ist ‚Außer Haus und doch ganz nah‘. Man kann viele Dinge gut auslagern, aber bitte nicht zu weit weg“, erklärt Wolf. Als Gründe dafür nennt er den so genannten Schreibtischversand, also Druckgut, das zur Kontrolle oder Unterschrift ins Haus zurück muss, weshalb taggleiche Hauspostbelieferungen erwartet werden. Zudem legt die WWK Wert darauf, sich auf dem kurzen Weg mit dem Dienstleister abstimmen zu können. Es kam also gar nicht in Frage, die Produktion ins ferne Düsseldorf zu verlagern.

Die Analyse des Beraters ergab, dass die über Jahre entwickelte manuelle Verarbeitung dringend automatisiert werden muss.

…. dann die Technik.

Wichtig war für Wolf, dass weder Fachanwendungen noch Abläufe im Fachbereich geändert werden mussten. So kam ICOM ins Spiel. Mit der Software Dokustream kann die WWK automatisierungsfähige Druckdaten generieren, weil nun Metadaten in maschinenlesbare Verarbeitungsanweisungen übersetzt werden. Mit Computershare ist ein Dienstleister in unmittelbarer Nähe gefunden worden, mit dem die WWK von nun an zusammenarbeiten möchte. „Es war zwar nicht die Bedingung, aber doch ein großer Vorteil, dass Computershare auch ICOM-Software nutzt“, so Wolf. Ebenso überzeugte ihn die Flexibilität des Dienstleisters: „Während der frühere Druckdienstleister ein standardisiertes Druckkonzept vorsah, das sicher für ein Industrieunternehmen sehr gut geeignet ist, unsere Vielfalt aber eingeschränkt hätte, kommt uns nun Computershare bei allen Anforderungen entgegen.“

Zuverlässig und stabil.

Die Outputmanagement-Lösung ist eine Teamleistung von ICOM und Océ, bei dem Dokustream und Cosmos zum Einsatz kommen. Dabei übernimmt Dokustream die Datenaufbereitung inklusive Portosimulation bis zur Stapelverarbeitung. Cosmos steuert mit zentraler Überwachungsmöglichkeit den Datenfluss von den Fachanwendungen bis hin zum Transport der Rückmeldungen des Druckdienstleisters.

Dokustream verarbeitet bei der WWK den PCL-Output aus dem Großrechner und der Clientserver-Welt zu einem normierten Datenstrom und führt ihn den richtigen Kanälen zu. Die Anweisungen für Papier, Beilagen, Falzung und Kuverts, ebenso der Direkt- oder Schreibtischversand sind in den Outputdaten eingebettet.


Wolf lobt: „Das System passt zum IT-Konzept der WWK: Die Programme laufen stabil und zuverlässig. Gleichzeitig stellt das Customizing entlang der vielen fachlichen Vorgaben der WWK die Flexibilität des Konzepts unter Beweis, und die Schnittstelle zum Druckdienstleister ist neutral und offen.“

Selbstversicherung des Versicherers.

„Mit dem Einsatz von ICOM haben wir den WWK-Druckoutput neu erfunden und das erforderliche Know-how aktualisiert.“

„Wir könnten den Druck- und Dokumentenservice bei Bedarf wieder im Haus durchführen“, ist für Wolf ein wesentliches Ergebnis der Zusammenarbeit mit ICOM. Der Datenstrom wird im Haus erstellt; bis hin zur Sendungsbündelung und Beilagensteuerung kann jeder Schritt der Verarbeitung nachvollzogen und überwacht werden. Ganz wichtig für Wolf ist zudem das Accounting. So ist bereits in jedem Druckjob der spätere Abrechnungszeitpunkt vermerkt. Das Prüfen und Freigeben von Leistungen, die der Druckdienstleister über eine Datumsgrenze hinweg erbringt, ist nun ein Leichtes.

„Das Wissen, wir könnten notfalls wieder selbst produzieren, bereitet uns ein starkes Gefühl von Sicherheit.“ Die WWK ist allzeit Herr der eigenen Daten und Prozesse. „Früher haben wir spezielle Verarbeitungsschritte bei unserem Dienstleister hinterfragen müssen, wenn wir etwas erweitern wollten“, erzählt Wolf. „Dabei müssen wir als Finanzdienstleister zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, wie die Daten und Dokumente verarbeitet werden. Unsere Anforderung an das Outputmanagement war deshalb: Verarbeitungsnachweise bis auf Blattebene, und das geht mit ICOM.

Es ist schon etwas Besonderes, über die ausgelagerte Verarbeitung so genau Bescheid zu wissen.“

Outputmanagement erweiterbar und sicher.

Gedruckt wird bisher ausschließlich schwarz-weiß auf Einzelblatt. über den Einsatz von digitalem Farbdruck wird nachgedacht, doch dieses Thema hat keine Priorität, denn „das Geschäft der WWK ist auch in schwarz-weiß sehr erfolgreich“, so Wolf. Ebenso kann man in Whitepaper-Konzepten noch keinen Nutzen für sich entdecken. 33 Vordrucke sind übersichtlich, und Beilagen werden genauso wie variable Tabellengrafiken schwarz-weiß mitgedruckt, oder aber sie sind so hochwertig, dass auf besonderes Papier und perfekten Offsetdruck nicht verzichtet werden kann. Die zahlreich verschickten Überweisungsträger mit Perforation sind auch kein Fall für den Einheitsstrom von der Rolle. Voraussichtlich wird unmittelbar nach Abschluss der Druckdienstleister-Migration der Produktionsprozess für die Individualpost überprüft.

Mit DirectPrint, einem Dokustream-Modul, ist es möglich, auch diese in den zentralen Druckdatenstrom einzubinden. So könnte es nur noch eine Ausgangspost geben, die vollständig vom Dienstleister verarbeitet wird und die komplett von den Portoeinsparungen profitiert.

Die Umsetzung der Beraterempfehlungen und die Implementierung des ICOM-Systems haben den WWK-Druck- und Dokumentenservice effizienter gemacht.

Rudolf Wolf: „Wir haben alles wieder vom Kopf auf die Füße gestellt. Das gesamte Outputmanagement können wir jetzt wie angedacht mit den vorgesehenen Ressourcen auf sehr hohem Niveau betreiben.“



Andere Case Studies


Portfolio Einträge