Außer Haus und doch ganz nah.

Die WWK Versicherungen in München haben allzeit die volle Kontrolle über ihre ausgelagerten Druckprozesse. ICOM Software übernimmt dabei eine Schlüsselrolle.

Seit Jahrzehnten gehört die WWK zu den Marktführern im Bereich der fondsgebundenen Lebensversicherung. Auch bei privaten Personen- und Sachversicherungen zählt sie zu den leistungsstarken Versicherern. Bei der Kommunikation mit Kunden und Vermittlern werden jährlich rund 32 Millionen Druckseiten zu knapp 3 Millionen Sendungen verarbeitet.


Rudolf Wolf ist als Referent für den Druckoutput bei der WWK verantwortlicher „Process-Owner“. Er trägt die Verantwortung dafür, dass das gesamte Transaktionsvolumen, alltägliche Briefmengen und große Jahresaussendungen pünktlich, vollständig und revisionssicher auf den Weg zu ihren Empfängern gebracht werden. Da das Druckzentrum selbst an einen Dienstleister outgesourct ist, bildet sein Referat die Schnittstelle zwischen den Anwendern einerseits und dem operativen Bereich andererseits. Er koordiniert Prozesse, Qualität und Termine aller Beteiligten.

Erst die Organisation….

Die WWK hat ihre Organisation im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement bereits vor über zehn Jahren an einen externen Dienstleister verlagert. Die Prozesse wurden mit Hilfe eines Beraters in den letzten Jahren überprüft. Es galt, mit den besten Lösungen effiziente Daten- und Fertigungsprozesse zu ermöglichen.

Nach einer Analyse der Outputprozesse und der Ermittlung des Verbesserungspotenzials folgten „umfassende Aktionen“. Diese wurde auch dadurch ausgelöst, dass zwischenzeitlich der Druckdienstleister seinen Münchener Standort aufgeben und alle Aufträge nach Düsseldorf mitnehmen wollte. Das passte nicht zur Ausrichtung der WWK: „Unser Motto ist ‚Außer Haus und doch ganz nah‘. Man kann viele Dinge gut auslagern, aber bitte nicht zu weit weg“, erklärt Wolf. Als Gründe dafür nennt er den so genannten Schreibtischversand, also Druckgut, das zur Kontrolle oder Unterschrift ins Haus zurück muss, weshalb taggleiche Hauspostbelieferungen erwartet werden. Zudem legt die WWK Wert darauf, sich auf dem kurzen Weg mit dem Dienstleister abstimmen zu können. Es kam also gar nicht in Frage, die Produktion ins ferne Düsseldorf zu verlagern.

Die Analyse des Beraters ergab, dass die über Jahre entwickelte manuelle Verarbeitung dringend automatisiert werden muss.

…. dann die Technik.

Wichtig war für Wolf, dass weder Fachanwendungen noch Abläufe im Fachbereich geändert werden mussten. So kam ICOM ins Spiel. Mit der Software Dokustream kann die WWK automatisierungsfähige Druckdaten generieren, weil nun Metadaten in maschinenlesbare Verarbeitungsanweisungen übersetzt werden. Mit Computershare ist ein Dienstleister in unmittelbarer Nähe gefunden worden, mit dem die WWK von nun an zusammenarbeiten möchte. „Es war zwar nicht die Bedingung, aber doch ein großer Vorteil, dass Computershare auch ICOM-Software nutzt“, so Wolf. Ebenso überzeugte ihn die Flexibilität des Dienstleisters: „Während der frühere Druckdienstleister ein standardisiertes Druckkonzept vorsah, das sicher für ein Industrieunternehmen sehr gut geeignet ist, unsere Vielfalt aber eingeschränkt hätte, kommt uns nun Computershare bei allen Anforderungen entgegen.“

Zuverlässig und stabil.

Die Outputmanagement-Lösung ist eine Teamleistung von ICOM und Océ, bei dem Dokustream und Cosmos zum Einsatz kommen. Dabei übernimmt Dokustream die Datenaufbereitung inklusive Portosimulation bis zur Stapelverarbeitung. Cosmos steuert mit zentraler Überwachungsmöglichkeit den Datenfluss von den Fachanwendungen bis hin zum Transport der Rückmeldungen des Druckdienstleisters.

Dokustream verarbeitet bei der WWK den PCL-Output aus dem Großrechner und der Clientserver-Welt zu einem normierten Datenstrom und führt ihn den richtigen Kanälen zu. Die Anweisungen für Papier, Beilagen, Falzung und Kuverts, ebenso der Direkt- oder Schreibtischversand sind in den Outputdaten eingebettet.

Wolf lobt: „Das System passt zum IT-Konzept der WWK: Die Programme laufen stabil und zuverlässig. Gleichzeitig stellt das Customizing entlang der vielen fachlichen Vorgaben der WWK die Flexibilität des Konzepts unter Beweis, und die Schnittstelle zum Druckdienstleister ist neutral und offen.“

Selbstversicherung des Versicherers.

„Mit dem Einsatz von ICOM haben wir den WWK-Druckoutput neu erfunden und das erforderliche Know-how aktualisiert.“

„Wir könnten den Druck- und Dokumentenservice bei Bedarf wieder im Haus durchführen“, ist für Wolf ein wesentliches Ergebnis der Zusammenarbeit mit ICOM. Der Datenstrom wird im Haus erstellt; bis hin zur Sendungsbündelung und Beilagensteuerung kann jeder Schritt der Verarbeitung nachvollzogen und überwacht werden. Ganz wichtig für Wolf ist zudem das Accounting. So ist bereits in jedem Druckjob der spätere Abrechnungszeitpunkt vermerkt. Das Prüfen und Freigeben von Leistungen, die der Druckdienstleister über eine Datumsgrenze hinweg erbringt, ist nun ein Leichtes.

„Das Wissen, wir könnten notfalls wieder selbst produzieren, bereitet uns ein starkes Gefühl von Sicherheit.“ Die WWK ist allzeit Herr der eigenen Daten und Prozesse. „Früher haben wir spezielle Verarbeitungsschritte bei unserem Dienstleister hinterfragen müssen, wenn wir etwas erweitern wollten“, erzählt Wolf. „Dabei müssen wir als Finanzdienstleister zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, wie die Daten und Dokumente verarbeitet werden. Unsere Anforderung an das Outputmanagement war deshalb: Verarbeitungsnachweise bis auf Blattebene, und das geht mit ICOM.

Es ist schon etwas Besonderes, über die ausgelagerte Verarbeitung so genau Bescheid zu wissen.“

Outputmanagement erweiterbar und sicher.

Gedruckt wird bisher ausschließlich schwarz-weiß auf Einzelblatt. über den Einsatz von digitalem Farbdruck wird nachgedacht, doch dieses Thema hat keine Priorität, denn „das Geschäft der WWK ist auch in schwarz-weiß sehr erfolgreich“, so Wolf. Ebenso kann man in Whitepaper-Konzepten noch keinen Nutzen für sich entdecken. 33 Vordrucke sind übersichtlich, und Beilagen werden genauso wie variable Tabellengrafiken schwarz-weiß mitgedruckt, oder aber sie sind so hochwertig, dass auf besonderes Papier und perfekten Offsetdruck nicht verzichtet werden kann. Die zahlreich verschickten Überweisungsträger mit Perforation sind auch kein Fall für den Einheitsstrom von der Rolle. Voraussichtlich wird unmittelbar nach Abschluss der Druckdienstleister-Migration der Produktionsprozess für die Individualpost überprüft.

Mit DirectPrint, einem Dokustream-Modul, ist es möglich, auch diese in den zentralen Druckdatenstrom einzubinden. So könnte es nur noch eine Ausgangspost geben, die vollständig vom Dienstleister verarbeitet wird und die komplett von den Portoeinsparungen profitiert.

Die Umsetzung der Beraterempfehlungen und die Implementierung des ICOM-Systems haben den WWK-Druck- und Dokumentenservice effizienter gemacht.

Rudolf Wolf: „Wir haben alles wieder vom Kopf auf die Füße gestellt. Das gesamte Outputmanagement können wir jetzt wie angedacht mit den vorgesehenen Ressourcen auf sehr hohem Niveau betreiben.“

Andere Case Studies