Wandel im Druckoutput bei Finanzdienstleistern.

Eine Reise mit Computershare Communication Services durch die aktuellen Trends des Dokumentenoutputs.

Computershare ist ein globaler Dienstleister, der in seinem Ursprung Aktiengesellschaften bei der Erfüllung ihrer Kapitalmarktfolgepflichten unterstützt – auf Hauptversammlungen, bei der Führung ihrer Aktienregister und bei Neuemissionen sowie der Durchführung von Kapitalmaßnahmen. Die Erstellung, revisionssichere Verarbeitung und der Versand von Transaktionsdokumenten ist dabei natürlich ein Kernstück. Computershare Communication Services, abgekürzt CCS, gilt hierzulande bei Transaktionspost-Profis als einer der größten und qualitätsvollsten Dienstleister.

Wir haben mit Franz Diehl, dem Director Sales bei CCS, und Nikola Schroeter, Marketingmanagerin bei Computershare Deutschland, die aktuellen Entwicklungen beleuchtet.

Was gibt es für Trends und Einflussfaktoren? Was erwarten Kunden, und was kann die Technik dazu beitragen? Wie können moderne Lösungen und Systeme dabei helfen, den Spagat zwischen unterschiedlichsten IT-Plattformen mit teilweise mehreren Jahrzehnten Altersunterschied zu den wachsenden Ansprüchen an Qualität und Aussagekraft von Dokumenten zu meistern?

ICOM Software Research
ICOM Software Research

Wir sehen uns als Outsourcing-Dienstleister für eine Klientel mit höchsten Ansprüchen an Datensicherheit und Dokumentenverarbeitung. Daher zählen insbesondere Versicherungen, Banken, Handelsunternehmen und Energieversorger zu unseren Kunden. Für sie verarbeiten wir unterschiedlichste Formate und Datenströme zu einer Vielfalt an Dokumenten wie Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Jahressteuerbescheinigungen, Versicherungspolicen und viele andere mehr. Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich.

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare"Jedes sensible Dokument fällt in unseren Aufgabenbereich."

Briefmengen: Wachstum oder Rückgang?

Allgemein melden die Postgesellschaften fast aller Länder sinkende Briefmengen. Das betrifft aber hauptsächlich inhaltsgleiche Werbemailings und Transaktionsdokumente von geringerem Informationswert, zum Beispiel Rechnungen, die parallel zu Abbuchungsaufträgen versandt werden.

Wenn es um rechtlich und geschäftlich wirklich bedeutsame Dokumente geht, zum Beispiel um Versicherungsverträge, dann ergibt sich ein anderes Bild.

ICOM Software Research
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Wir stellen zwei Dinge fest: Wo es Onlinetrading gibt, da ist das Druckvolumen in den letzten Jahren zurückgegangen. Doch gerade Versicherungen wollen auf das gedruckte Dokument nicht verzichten. Zum einen aus Gründen der Kundenfreundlichkeit und zum anderen, da eine Police in der Regel eine langjährige Lebensdauer hat. Dadurch haben Versicherungsunternehmen teilweise sogar ein steigendes Briefaufkommen zu verzeichnen. Bei unseren Versicherungskunden gibt es unter anderem Policen, die sehr umfangreich sind und ausschließlich im C4-Großbrief versendet werden. Auch andere Branchen mit hohem Output an Ausgangsrechnungen oder Lohnabrechnungen haben dafür gesorgt, dass es bei uns klare Zuwächse gibt – überwiegend im Bereich der sensiblen Ausgangsdokumente. Außerdem führen gesetzliche Änderungen dazu, dass umfangreicherer Dokumentenversand erforderlich ist, zum Beispiel bei der Informationsarbeit von Fonds-Anbietern.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Wo Onlineaktivitäten möglich sind, wie sie zum Beispiel Fondsanlagegesellschaften oder Direktbanken bieten, geht der Druckoutput zurück, wohingegen bei Versicherungen mitunter Zuwächse zu verzeichnen sind.

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare

Einzelblatt oder Broschüre?

Die Möglichkeiten des Digitaldruck-Outputs wachsen. Das hat die jüngste Drupa-Messe im Mai gezeigt. Viele Druckdienstleister und Outputzentren gehen dazu über, statt Einzelblatt-Dokumente fertig geheftete Broschüren und Booklets mit individuellem Inhalt auszugeben.

Für die ICOM-Outputsoftware-Suite wurde auf dieser Drupa eine dynamische Seitenausschieß-Komponente vorgestellt, mit der ganz personalisierte Inhalte in Broschürenform erstellt werden können.

ICOM Software Research
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Genau solche individuellen Weiterverarbeitungen machen wir bereits seit längerem. Wir haben die entsprechenden Aggregate, um diese Produkte komplett „inhouse“ zu erstellen. Es gibt aber auch Gegenentwicklungen. Der Trend von der gebundenen zur gehefteten Police mit revisionssicherer Kuvertierung, also eine exakte Dokumentation Blatt für Blatt. Beide Varianten bedienen wir natürlich gerne.

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare

Vom heterogenen Input zum modernen Output.

Outputdienstleister müssen die IT-Voraussetzungen beim Kunden oftmals so annehmen, wie man sie vorfindet. Es gibt einen Trend zu modernen Outputströmen als PDF, parallel dazu aber auch das traditionelle PCL-Format.

ICOM Software Research
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Gerade bei Versicherungen haben wir oft aufgrund der Bestandsführungssysteme die Aufgabe, die daraus erhaltenen Druckströme anzupassen. Unsere Standardsoftware für die Aufbereitung ist neben GMC auch ICOM Dokustream, mit der wir bei den meisten dieser Anwendungen arbeiten. Die Kombination eines großen Entwicklerteams hier bei CCS und der langjährigen Praxis mit Software wie ICOM sorgt für einen breiten Erfahrungsschatz. All die Daten, die da kommen, erschrecken uns heute überhaupt nicht mehr.

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare

Dabei gibt es auch bei der Verarbeitung die unterschiedlichsten Anforderungen: Dynamische Dokumente in Vollfarbe, aber auch klassischer Transaktionsdokumenten – Ausdruck auf Vordrucken.

Speziell für Kunden aus der Versicherungsbranche besteht unter anderem eine große Herausforderung im Handling der Vielfalt an Vordrucken. Zahlreiche, sehr spezifische Maßnahmen zur Qualitätssicherung tragen bei CCS dazu bei, die Fehlerquote auf ein äußerstes Minimum zu reduzieren.

Aber es gibt auch innovative Trends zur kundenfreundlicheren Darstellung individueller Daten wie Verbrauchszahlen bei Energieanbietern oder Kursentwicklungen bei Fonds-Verwaltern.

ICOM Software Research
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Für Stadtwerke beispielsweise erstellen wir bereits eine äußerst kundenfreundliche Abrechnung in Vollfarbe, mit Diagrammen, die die Endkunden ganz klar darüber informieren, wie deren Verbrauch zustande kommt und aus welchen Komponenten sich die Rechnung zusammensetzt. Das wird auf weißem Papier vollfarbig gedruckt, ist richtig transparent und wird sehr gut angenommen.

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare

Bei CCS ist man mit drei Vierfarb-Digitaldruckmaschinen für diesen neuen Trend sehr gut aufgestellt, und die Auslastung wird durch rapides Wachstum in diesem Bereich immer besser. Diese moderne Umsetzung von personalisierten Daten in anschaulichen Farben wird mit Hilfe von ICOM Dokustream jetzt auch immer mehr von anderen Branchen genutzt.

ICOM Software Research
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Einer unserer Kunden aus dem Finanzsektor lässt seinen vermögenden Kunden zweimal im Jahr eine hochwertige Mappe zukommen, die komplett durchpersonalisiert und in Vollfarbe gedruckt ist. Darin finden Anleger die Auswertung der verschiedenen Anlageportfolios in Kurven und Diagrammen: So hat sich das Geschäft und so das persönliche Portfolio entwickelt. Das bringt wirklich Kundennähe und maximale Transparenz; gerade in Märkten, die heute eher schwierig sind.

Nikola Schroeter, Computershare
Nikola Schroeter, Computershare"Wir schaffen Kundennähe und maximale Transparenz – gerade in Märkten, die eher schwierig sind."

Drucken oder drucken lassen?

Deutschland gilt als das Land, in dem Firmen und Behörden ihre Transaktionsdokumente auch heute noch am liebsten selbst drucken. Während in angelsächsischen und südeuropäischen Ländern Druck- und Outputdienstleister große Teile (ca. 60%) dieser Aufgabe übernehmen, können sich die vielen großen Kassen, Versicherungen und Energieversorger noch nicht dazu durchringen, ihre Outputkapazität vollständig an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Sorgen Kosten-Gesichtspunkte sowie die höhere Kapitalintensität des Vollfarbdrucks nun dafür, dass die Dienstleister eine größere Chance bekommen?

ICOM Software Research
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Ich glaube, große Häuser werden ihren Output auf absehbare Zeit im Haus behalten. Aber das Feld der Dienstleister hat sich in den letzten Jahren entwickelt und aufgespaltet. Allerdings werden mittelgroße Versicherungen und Banken doch verstärkt darüber nachdenken, dass Outsourcing eine Zukunftsperspektive sein kann. In der Konsequenz muss sich das Unternehmen aber fragen, wem kann ich meine Dokumente anvertrauen?

Franz Diehl, Computershare
Franz Diehl, Computershare

Schon traditionell müssen viele Behörden und Unternehmen Sicherheitsbedingungen erfüllen, die bei potenziellen Dienstleistern hohe Standards voraussetzen. Des Weiteren sind die Anforderungen an Compliance und Rechtssicherheit in den letzten Jahren erheblich gestiegen. So entsteht unter den Druck- und Outputdienstleistern eine Auslese der Unternehmen, die solche Bedingungen erfüllen können. Wer seine Wurzeln in der Erbringung von hochsensiblen Dienstleistungen für Aktiengesellschaften gegenüber ihren Anteilseignern hat, der besitzt für diesen Wettbewerb natürlich gute Karten.

ICOM Software Research
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Wenn man sich nur anschaut, was sich zum Thema Datenschutz und Revision allein im Finanzsektor getan hat, dann ist klar, dass sich da nur Dienstleister einbringen können, die bereit sind, auch entsprechende Investitionen zu tätigen. Wir sind zum Beispiel der einzige Dienstleister in Deutschland, der ein eigenes Backup-Center betreibt. So können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass wir im Störfall innerhalb von wenigen Stunden die Produktion an unserem Backup-Standort aufnehmen können. Gerade eben haben wir das erfolgreich mit einer großen Versicherung unter Live-Bedingungen getestet.

Nikola Schroeter, Computershare
Nikola Schroeter, Computershare

Ein entscheidender Faktor für die Realisierung solcher hochwertigen Output-Dienstleistungen ist der Einsatz einer leistungsfähigen Output-Software-Lösung. Deshalb bietet die Dokustream-Suite von ICOM die erforderliche Flexibilität und Schnelligkeit bei der Verarbeitung unterschiedlichster Datenformate zum einheitlichen Druck- bzw. Output-Datenstrom – nicht nur aus ERP- Anwendungen, sondern auch aus unterschiedlichsten Umgebungen, in denen zum Beispiel die Geschäftskorrespondenz an zahlreichen Plätzen erstellt wird.

Mit dem Modul ICOM Production Control schließlich werden die Service-Levels an Revisions- und Datensicherheit erreicht, wie sie für Dienstleister für die Erstellung von geschäftskritischen Transaktionsdokumenten unerlässlich ist.

Wer sich so für die Sicherheitsansprüche der Zukunft fit gemacht hat, der arbeitet sich auch ein in die nächsten Aufgaben für aussichtsreiche Branchen und deren Bedürfnis nach wirksamen und informativen Dokumenten: Post für Preisvergleichs-Internetportale, Dokumente für Reiseveranstalter und -portale, mit denen Online-Arrangements und deren einzelne Bestandteile dokumentiert und geschäftlich klar gemacht werden sollen, die Angebote von Automobilherstellern, ihrer Handelspartner und Leasingbanken – es gibt viel zu tun für die Druck- und Outputdienstleister als Mittler zwischen Firmen und Kunden, wenn Kompetenz und Vertrauen zusammenkommen, wenn das Equipment und natürlich die Software stimmen – für dynamischen, voll personalisierten Output.

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