Die Steuerung für Deutschlands größte Vereinspost.

Die Output-IT im ADAC-Druckzentrum: Von der Lohnabrechnung bis zum Motorwelt-Millionenversand ist jetzt komplett ICOM im Einsatz.

Ab und zu haben die Vorstände und Schriftführer in einem Sport- oder Bürgerverein richtig viel zu tun.
Dann werden die Beitragsrechnungen verschickt oder die neuen Mitgliedsausweise, oder es wird mit Tagesordnungs- und Rechenschaftsbericht zur satzungsgemäßen Mitgliederversammlung eingeladen. Und manchmal werden auch Briefe an einen weiteren Personenkreis hinausgeschickt, vielleicht, um Menschen für die Vereinsarbeit zu interessieren und neue Mitglieder zu gewinnen.

Wenn man diese Aktivitäten mit einer Million multipliziert, dann hat man bereits eine ganz realistische Vorstellung des Arbeitsbereichs von Hartmut Schantz und seinem Team im Münchener Outputzentrum des ADAC. Das ist auch ein Verein, allerdings der größte Europas mit über 18 Millionen Mitgliedern. Auch diese müssen mit vielen Briefen und Dokumenten betreut werden, um Club-Initiativen umzusetzen und Verbandsaktivitäten korrekt abzuwickeln.


Ein breites Spektrum von Jobs und Aktionen.

Wer ADAC-Neumitglied wird, der bekommt die gelbe Mitgliedskarte, die man nicht nur bei der Panne unterwegs dem „gelben Engel“ von der Straßenwacht vorzeigt. Man kann damit auch günstiger tanken, einkaufen oder Eintrittskarten-Rabatte bekommen.

Die Ausgangspost-Profis vom ADAC schicken jährlich vier Millionen dieser Clubkarten hinaus, nicht nur an Neumitglieder, sondern auch bei Ersatzbedarf.

Der größte Output-Dokumentenstrom besteht natürlich aus den jährlichen Mitgliedschafts-Rechnungen. Hinzu kommen verschiedene Vereins-Mailings, zum Beispiel zur Werbung von Ehepartnern als Neumitglieder. Wer zehn Jahre im ADAC ist, erhält ein Ehrungs-Schreiben vom Präsidenten, und dann gibt es noch den breiten Strom der Club-Korrespondenz – Antworten auf Mitglieder-Fragen und vieles andere mehr. Rund 34 Millionen Sendungen werden in jedem Jahr in der neuen Outputzentrale in der Münchener Hansastraße postfertig gemacht. Dieser große Strom besteht aus rund 15 Millionen Aussendungen (Rechnungen des Vereins, Versicherungen einschließlich Policen), außerdem 15 Millionen Mailings und zirka vier Millionen Clubkarten. Lediglich die großen Versicherungsmailings laufen in externen Lettershops.

Ein Umzug mit Innovationsschub.

Im Januar 2012 sind die Outputprofis des ADAC in die großzügigen Räume der neuen Zentrale umgezogen. Viele Jahre lang hatten sich zuvor die verschiedenen Jobs und Aufgabengebiete kontinuierlich entwickelt und damit auch die dafür erforderlichen IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Nicht nur bei der Komplettierung der Hardware – mehr darüber weiter unten –, sondern insbesondere bei der Vereinheitlichung der Dokumentenproduktions-IT wurde die Zeit des Umbruchs genutzt, um zu einer Komplettierung und Vereinheitlichung zu kommen. Vorausgegangen war ein mehrjähriger Parallelbetrieb zweier Softwareprodukte.

Das ICOM-Team hat uns in jeder Phase überzeugt, nicht nur durch leistungsfähige Softwareprodukte, sondern insbesondere durch engagierten Einsatz für unsere Belange – vom Chef bis zum Fachberater. — Hartmut Schantz.

Ab 2013 läuft die komplette Optimierung des Druckoutputs über die ICOM-Produkte. Im Einsatz ist die Dokustream-Suite. Die Erweiterung durch die Closed-Loop-Lösung von ICOM ist geplant. Auch die fast 6.000 monatlichen Gehaltsabrechnungen werden über ein ICOM-Tool verarbeitet.

Als das Team von ICOM-Chef Thomas Zerwes vor über 20 Jahren die ersten Outputwerkzeuge entwickelte, da ging es zunächst um den Presse- und Zeitschriftenversand. Als Generalplattform für die ADAC-Portooptimierung kehren die Dortmunder jetzt wieder zu ihren Wurzeln zurück – und zwar ganz weit oben: Die „ADAC-Motorwelt“ – mit fast 150 Millionen Exemplaren Auflage die größte Zeitschrift im Land – wird ebenfalls auf Basis der ICOM-Software adressiert, verarbeitet und verschickt.

Case Study

Postverarbeitungstechnik: Zug um Zug weiter modernisiert.

Bereits im Basement der alten ADAC-Zentrale verfügte das Druck- und Outputteam mit zwei flexiblen Müller-Postverarbeitungsstraßen und eigener Kartenversand-Technologie über eine leistungsfähige Plattform. Besonders bemerkenswert war (und ist) hier die gemeinsam mit der Firma Müller entwickelte Technologie, die A4-Begleitbriefe sowie die etwas längeren Rechnungsdokumente mit Überweisungsträger im rasenden Formatwechsel aus einer Digitaldruck-Rolle herauszuschneiden und gemeinsam in eine Sendung zu kuvertieren. Diese Spezialität des Hauses ist nach wie vor im Einsatz.

Wie immer beim Output von Transaktionsdokumenten ist deren Aufkommen übers Jahr durchaus nicht gleichmäßig. Schantz: „Besonders viel zu tun gibt es, wenn die Urlaubsreisezeit beginnt. Dann wollen viele Menschen schnell noch ADAC-Mitglied werden, bevor sie sich mit dem Auto in die weite Welt wagen. Das war schon immer so, und dann kann unser Wochenoutput auch einmal über die Millionengrenze hinausgehen.“ Mit den beiden Müller-Kuvertierstraßen und ihren vielseitigen Komponenten steht dafür aber nun Kapazität zur Verfügung.

Die Vielfalt der Mitgliederaktivitäten spiegelt die heterogene Struktur der Outputjobs wider. Insgesamt 80 Formularvordrucke und nicht weniger als durchschnittlich 150 Beilagen sind im Einsatz. Fast alles kann über den großen Output-Datenstrom fertig sortiert und portooptimiert erstellt werden. Es bleibt ein Rest von ungefähr fünf Millionen Sendungen, deren Konsolidierung ein Dienstleister übernimmt.

Mit dem Umzug kam eine bedeutende Hardware-Investition: Das erste der von Müller Apparatebau auf der Drupa 2012 neu präsentierten Kartensysteme ist jetzt beim Team von Hartmut Schantz im Einsatz.

Neben der großen steht die kleine Investition: Wie in vielen Postzentren gibt es auch beim ADAC die unverwüstliche, uralte Greifer-Kuvertiermaschine für einfache Mailings. Mit einer Müller-Zuführungs-Komponente mit Kameralesung wurde der „alte Knabe“ für die modernen Datenstrom- und Qualitätsmanagement-Zeiten aufgefrischt. Jetzt ist er als Spezialist für kleine und mittlere Aussendungen wieder kontinuierlich im Einsatz.

Mit einheitlicher Datenbasis fit für die Zukunft.

Der ADAC ist sicherlich nicht nur ein Verein, sondern auch eine Institution, die weit und breit hoch geschätzt wird. Das zeigt schon der Mitgliederstand. Heute ist die klassische Post – einschließlich der Mitgliederzeitschrift – immer noch das wichtigste Instrument der Kontaktpflege und Kommunikation.

Das Internet und insbesondere die sozialen Medien werden vielleicht dafür sorgen, dass sich hier in Zukunft die Akzente verschieben werden.

Mit der neuen einheitlichen Basis auf Grundlage der ICOM-Suite sind die ADAC-Outputprofis dafür gut gerüstet. Schnittstellen für Multichannel-Output sind bereits heute selbstverständlich, und auch die technischen Voraussetzungen für serverbasierten Versand von E-Postbriefen sind geschaffen.

Outputchef Hartmut Schantz ist aber ein bekennender Papierpost-Fan: „Ein echter Brief zum Anfassen, individuell nur für mich von meinem Club – das ist doch eigentlich durch nichts zu ersetzen.“

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